Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

Со стремительным развитием информационных технологий меняется и окружающий мир. Так ещё несколько лет назад отчеты в Пенсионный фонд и другие госструктуры предоставлялись лично или посредством почтовогоотправления заказных писем. Сегодня же все чаще стала использоваться для этих целей «всемирная паутина», при чем в нашей стране её применение уже стало обязательным условием для многих. В этой статье речь пойдёт о сервисах электронного обмена документами с Пенсионным фондом России, а если быть точнее, о том,что нужно знать при подключении к ним, и, как правильно заполнять заявление в ПФРоб использовании телекоммуникационных средств связи для сдачи отчетности.

Группы лиц, обязанные предоставлять электроннуюотчётность в Пенсионный фонд

На сегодняшний день многие организации и предприниматели обязаны предоставлять информацию в виде отчетов в Пенсионный фонд по каналам телекоммуникационной связи. Перечислять все типы таких страхователей очень долго, поэтому проще назвать лишь тех, кто освобождён от такой обязанности. На официальном сайте Пенсионного фонда можно найти информацию о том, что освобождены от использования электронных сервисов те страхователи, чей штат сотрудников менее 25 человек. Однако, там же сказано, что в ближайшее время власти намереваются обязать предоставлять отчеты электронно и их.

Читайте также статью: → Как встать на учет в ПФР, ФОМС, ФСС ИП (ООО) в качестве работодателя.

Способы предоставления электронной отчетности в ПФР

На том же сайте ПФР сказано, что на сегодняшний день существует два способа предоставления электронных версий отчетов в Пенсионный фонд. Они следующие:

1. Подключение сервисов электронной отчетности, совместимых с используемой в ПФР системой документооборота и получение электронной подписи в аккредитованных Удостоверяющих центрах;
2. Подключение сервисов и получение ЭЦП у официальных представителей вышеуказанных Удостоверяющих центов.

Для ПФР первый вариант является более предпочтительным.

Преимуществасервисов подачи электронной отчетности в ПФР

Перед подключением сервисов электронной отчетности многие пользователи задаются вопросом, какие преимущества он получит в сравнении с традиционным способом подачи документов? Поэтому ответим на этот вопрос.

Итак, электронный документооборот с Пенсионным фондом позволит:

1. Быстро и без личного посещения сдать отчетность в территориальный отдел фонда;
2. Зафиксировать дату и время сдачи отчета;
3. Защитить предоставляемые сведения от доступа злоумышленников с помощью криптографических методов.

Так же система электронного документооборота с ПФР позволяет получить информацию о результатах приёма отчета отчета,оперативно отреагировать на замечания по отчётам и исправить указанные ошибки.

Важно! Любой электронный документ переданный по каналам информационной связи и подписанный ЭЦПимеет такую же юридическую силу, как и обычный документа в бумажном формате.

Так же следует добавить, что установка обмена данными с госорганами так же может быть полезнадля внедрения корпоративных систем электронного документооборота и для обмена электронными документами со своими контрагентами.

Способы подключения к сервисам электронной отчетности в ПФР

Поскольку существует два способа передачи информации в госорган, так же существует и два способа подключения к каналам телекоммуникационной связи для отправки электронных документов. Рассмотрим оба случая.

Первый вариант.

В первую очередь нужно подобрать подходящий аккредитованный Удостоверяющий центр. Затем следует заключить с ним соглашение об оказании услуг по передаче информации посредством телекоммуникационных средств с использованием квалифицированной электронно-цифровой подписи.Приобрести и установить программные средства для обеспечения работы сервисов передачи электронных документов в ПФР. После этого необходимо заполнить и направить специальное заявление в ПФР по месту регистрации страхователя. И в конце нужно получить ключ электронной подписи у представителя и начать работу с ПФР по обменуоцифрованной документацией.

Второй вариант.

Здесь выбирать предлагается представителя аккредитованного Удостоверяющего центра и заключать договор с ним. Далее на имя этого представителя составляется доверенность, позволяющая подписывать предоставляемые в ПФР отчеты за страхователя. После этого нужно провести кадровую работу: подписать согласие на обработку персональных данных у каждого сотрудника организации. Какие ещё в этом случае потребуются документы сообщит представитель.

Оформления заявления на подключение обмена электронными документами с ПФР

Поскольку наиболее часто используется первый способ подключения к сервисам электронного обмена документами с ПФР, то следует рассказать о таком немаловажном документе, как заявление на подключение электронной отчётности. Скачать его можно на сайте ПФР или перейдя по этой ссылке.

Данный документ поделён на несколько частей, которые следует заполнить:

1. Шапка документа;
2. Сведения об участнике;
3. Сведения об организации комплексных услуг в системе электронного документооборота ПФР.

Так же документ содержит таблицу для согласования с представителем территориального органа Пенсионного Фонда. Ее заполнять не нужно.

Таким образом, в шапке документа следует указать наименование территориального органа ПФР, куда направляется заявление. Затем из двух таблиц «Сведения об участнике…» выбрать ту, которая подходит именно Вам:

1. Для юр.лица;
2. Для ИП.

И заполнить все предложенные в соответствующей таблице реквизиты.

Затем в предпоследней таблице (где предлагается указать информацию об операторе услуг) вписать наименование организации, которая предоставляет сервис и электронно-цифровую подпись. Затем заявление подписывается предпринимателем или руководителем предприятия и передаётся по месту назначения.

Важно! Так же следует предусмотреть заключение специального соглашения с ПФР об обмене электронными документами.

Тонкости обмена электронными документами с ПФР

Для обмена с Пенсионным фондом России посредством электронных средств в организации следует назначить ответственного за исполнение таких транзакций. Так же следует провести обучение по использованию сервисов электронного обмена с госструктурами.

Важно! Так же следует помнить, что сведения, предоставляемые в ПФР носят персонифицированный (индивидуальный) характер и защищены законодательством. Поэтому обмен ими должен осуществляться в рамках этого законодательства, то есть на использование этих данных должно быть письменное согласие каждого сотрудника.

Читайте также статью: → Страховые взносы в ПФР.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какие системы ЭДО, совместимые с системой документооборота ПФР, я могу использовать для предоставления  электронной отчетности.

Ответ:Здравствуйте! Чтобы подключить электронный документооборот с ПФР, Вы можете воспользоваться одной из следующих программ:

1. Контур-Экстерн;
2. Комита-Отчет;
3. СбиС++ Электронная отчетность;
4. Аргос-Налогоплательщик;
5. Астрал Отчёт и другие.