Как издать приказ о переходе на электронные трудовые книжки (с образцом)

Автор статьи

Амина С.

9 минут на чтение
194 просмотров
Содержание Содержание

В течение 2020 г. все организации обязаны перейти к использованию цифровых версий трудовых книжек. С 1 янв. 2021 г. использование электронного варианта для трудоустройства новых сотрудников станет обязательным. Для переделывания системы внутреннего учета документов, компании необходимо издать соответствующий приказ.

Законодательные изменения

Введение нового электронного формата трудовых книжек произошло с принятием законодательного акта ФЗ-439 от 16 дек. 2019 г, вносящего изменения в несколько статей Трудового кодекса. Все корректировки и дополнения начали действовать с 1 янв. 2020 г.

2020 г. является переходным. До конца декабря работодатели сами вправе выбирать вид оформляемых трудовых книжек для новых сотрудников. С 1 янв. 2021 г. для новых работников можно будет издавать только электронный вариант.

Переход ознаменован тем, что с 2021 г. вводится новая система хранения данных о трудовой деятельности граждан, которая будет вестись Пенсионным Фондом РФ. Все сведения будут вноситься в базу с помощью отчетов СЗВ-ТД, отправляемых организациями.

Введение нового электронного формата документа и базы данных внесет следующие преимущества относительно бумажных версий:

  • упрощение мониторинга совершаемых отчислений на формирование пенсионных накоплений и текущее их количество;
  • упрощение процесса создания отчетности по подоходному налогу;
  • исключение возможных ситуаций, при котором гражданин или организация может потерять или испортить книжку и т.д.

Уведомление работников

Все организация обязаны уведомить свой персонал о введенных корректировках в трудовое законодательство. ПФР рекомендует составляет уведомление отдельно для каждого сотрудника. В компаниях с большой численностью персонала допускается составление одного документа сразу для нескольких работников.

Для составления документа не предусматривается унифицированного бланка. Его можно заполнять в свободной форме с соблюдением правила ведения официальной документации. В содержании потребуется указать:

  1. Реквизиты компании (регистрационная форма, адрес расположения, ИНН, КПП);
  2. Ф. И. О. и должность лица, для которого составляется документ.
  3. Название документа «Уведомление о перехода на электронный вариант трудовых книжек».
  4. Ссылка на законодательный акт ФЗ-439 от 16 дек. 2019 г.
  5. Положение о том, что с 1 янв. 2020 г. все сведения о стаже и заработной плате передаются в ПФР.
  6. Положение о том, что бумажный экземпляр трудовой книжки больше не является основным документом, подтверждающим факт деятельности и сведения о работе.
  7. Уведомление об обязательстве ответа на уведомление до 31 дек. 2020 г. (сотрудник должен сообщить, желает ли он начать использовать электронную версию книжки, или остаться с бумажной).
  8. Положение о том, что при переходе на электронный вариант, бумажная копия будет выдана сотруднику.
  9. Положение о том, что при отказе перехода сведения о трудовой деятельности будут вестись и в бумажном, и в электронном формате.
  10. Подпись руководителя.
  11. Подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с содержанием документа.

Образец уведомления – СКАЧАТЬ.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Даже если весь действующий штат сотрудников отказался от перехода на электронный формат трудовых книжек, работодателю все равно потребуется издать приказ об их введении. Это обязательно, так как с 2021 г. при найме новых работников потребуется обязательно использовать электронную версию книжки.

Приказ может составляться в свободной форме. В его содержании потребуется указать информацию, указанную в таблице:

Вписываемые сведения

Что указывается

1.

Реквизиты организации и наименование документа.

  • Форма регистрации компании (ООО, ОАО, ИП, ЗАО и т.д.);
  • адрес расположения в виде: город, улица, дом, офис (если есть);
  • номер документа во внутреннем учете;
  • дата составления.

2.

Законодательное обоснование.

Ссылка на ФЗ-439, согласно информации из которого вводится новый электронный формат трудовых книжек.

3.

Список распоряжений

Ф. И. О. и должность сотрудника, который будет обязан:

  • уведомить работников об изменениях;
  • предложить сотрудникам выбор из двух вариантов книжек;
  • собрать решения от работников;
  • выдать бумажные версии книжек тем, кто согласился на переход.

4.

Отправка отчетов СЗВ-ТД.

Ф. И. О. и должность работника, который будет ответственным за формирование и отправку электронной отчетности в ПФР.

5.

Перечень приложений.

6.

Подпись руководителя с расшифровкой.

Образец приказа – СКАЧАТЬ.

ВАЖНО: Руководитель вправе самостоятельно заняться рассылкой уведомлений и подготовкой бланков для отправки электронной отчетности. В таком случае ему не нужно издавать приказ для самого себя.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи