Компенсация сотруднику за использование личного имущества: страховые взносы

Довольно часто бывают ситуации, когда для работы сотруднику приходится пользоваться своим личным имуществом. Как правило, в таких случаях работодатель выплачивает работнику некую сумму компенсации. В данной статье мы рассмотрим нужно ли облагать такие суммы страховыми взносами и налогом на доходы.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование данного вопроса осуществлено Трудовым кодексом РФ, в статье 188 которого описывается возмещение расходов работника от использования его имущества. Также вопросы компенсации и налогообложения компенсационных выплат описаны в Налоговом кодексе РФ, в частности в статье 217. Есть и другие правовые акты, регламентирующие начисление и выплату компенсаций.

Какие расходы нужно возместить

В трудовом кодексе РФ сказано, что возмещению подлежат суммы за:

1. Использование имущества работника;
2. Износ имущества пр использовании для целей предприятия;
3. Иные расходы, которые так или иначе связаны с использованием.

Имущество, за использование которого положена компенсация

Имуществом, за использование которого положена компенсация, может быть следующее:

• Личный автомобиль сотрудника — это самое распространенное явление в настоящее время. Сотрудник передвигается по городу по делам предприятия на личном автомобиле, а предприятие возмещает некую сумму денежных средств сотруднику за это использование;
• Инструменты — расходы на используемые в работе свои инструменты также могут быть возмещены предприятием по соглашению с работником;
• Оборудование и другие технические средства и материалы — это может быть использование личного ноутбука и телефона в целях деятельности предприятия и другое имущество.

Читайте также статью ⇒ Страховые взносы на путевки работникам в 2024 году.

Как оформить выплаты

Размер выплат, а также порядок их проведения должны быть оформлены в трудовом договоре работника. Бывают ситуации, когда работник начинает использовать свое имущество не сразу как устроился на работу, а позже. В такой ситуации в трудовом договоре ничего не сказано о компенсации и нужно оформить дополнительное соглашение к Трудовому договору. Образец дополнительного соглашения можно скачать здесь:

В дополнительном соглашении указываются следующие данные:

• Какое именно имущество будет использовано работником;
• Размер компенсации и что она в себя включает;
• Когда и как выплачивается компенсация;
• Когда вступает в силу дополнительное соглашение.

Для подтверждения того, что имущество находится в собственности работника, к дополнительному соглашению должны быть приложены документы на это имущество — к примеру свидетельство о праве собственности автомобиля.

Важно! Компенсация выплачивается за фактическое использование имущества, то есть за время отсутствия работника на работе компенсация не выплачивается.

Пример 1.

Иванов М.М. Получает ежемесячную компенсацию за использование личного ноутбука в размере 2000 рублей в месяц. В марте 2024 года Иванов болел и присутствовал на работе только 4 рабочих дня вместо положенных 21. Сумма компенсации к выплате будет рассчитываться пропорционально количеству дней, во время которых Иванов М.М. Исполнял свои рабочие обязанности.

4000*4/21=762 рубля — сумма компенсации к выплате Иванову М.М. За март 2024 года.

Расчет суммы компенсации бухгалтер предприятия должен оформить бухгалтерской справкой.

Как посчитать какую компенсацию выплачивать

Сумму компенсируемых расходов определяют работодатель и работник. Эта сумма не утверждена законами РФ и может быть любой экономически обоснованной. Для того, чтобы на предприятие имелось экономическое обоснование суммы компенсации,руководителем оформляется специальная бухгалтерская справка, в которой производится расчет компенсации. Справку-расчет прикладывают к Приказу о назначении компенсации, образец приказа и справки-расчета можно скачать здесь:

Важно! При расчет суммы компенсации за имущество за основу берут сумму амортизации данного имущества.

НДФЛ с суммы компенсационных выплат

Выплаты работнику за использование его личного имущества не облагаются налогом на доходы физ.лиц. В 217 статье НК РФ прямо сказано, что не подлежат налогообложению суммы выплат компенсационного характера.

Страховые взносы с компенсации

Страховые взносы с компенсационных выплат не начисляются и не уплачиваются в бюджет РФ. На это прямо указано в налоговом кодексе РФ в статье 422. В данной статье указаны все выплаты, которые не подлежат обложению страховыми взносами, в пункте 1 подпункте 2 указано, что не нужно начислять страховые взносы с компенсационных выплат.

Читайте также статью ⇒ Страховые взносы в налоговом кодексе в 2024 году.

Бухгалтерские проводки компенсационных выплат

Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с выплатой компенсаций работникам, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Начисления компенсации отражаются по Кредиту данного счета в компании с Дебетом счетов учета затрат (счетами 20,25,26), а выплаты по Дебету в компании с Кредитом счетов учета денежных средств. Рассмотрим пример.

Пример 2.

ООО «Астра» начисляет своему сотруднику Иванову А.А. компенсацию за использование его автомобиля Лада 2112, на котором Иванов развозит продукцию компании, в размере 4000 рублей в месяц. В соответствии с этими условиями будут сделаны следующие проводки:

31.01.2024 Дебет 26 Кредит 73 4000 рублей — Компенсация за использование личного автомобиля начислена.

31.01.2024 Дебет 73 Кредит 50 4000 рублей — Компенсация выплачена наличными из кассы предприятия.

Выводы

Суммы компенсации за имущество сотрудника, используемое им в целях деятельности предприятия, должны быть рассчитаны организацией самостоятельно и оформлены Приказом о назначении компенсации, расчетом компенсации и дополнительным соглашением к трудовому договору. Данные суммы не подлежат обложение налогом на доходы физических лиц и страховым взносами.