Как оформлять текстовые документы. Новые требования ГОСТ

Специализированная документация, используемая, например, в сфере строительства, должна быть составлена с учетом норм, установленных ГОСТом. ГОСТ – это набор правил составления текстовых документов, связанных с его структурой, способом написания и содержанием.

Основные сведения о требованиях к оформлению текстовых документов

Летом 2020 года Федеральным агентством по техническому регулированию были введены два новшества, которые касаются составления специализированной документации. Нововведения регламентированы приказом ведомства, зарегистрированным под номером 175-ст в апреле 2019 года.

В отношении национального стандарта прекращает свое действие ГОСТ 2.105-95. Однако при составлении межгосударственных документов правила остаются обязательными для применения.

Начиная с 2020 года национальными нормативами написания специализированной документации считаются правила, утвержденные ГОСТом Р 2.105-2019. Кроме двух основных новшеств, было принято решение о введении дополнительных коррективов.

1. Росстандарт утвердил систему конструкторских текстовых документов, содержащихся в ГОСТе Р 2.106-2019. Правки регламентированы Приказом ведомства, зарегистрированного под номером 176-ст.
2. Приказом 177-ст, Росстандарт регламентировал единую систему конструкторской документации, предназначенной для эксплуатации. Нормы содержаться в ГОСТе Р 2.601-2019.
3. Кроме того, Росстандарт разработал свод нормативов, касающихся особенностей составления конструкторской эксплуатационной документации. Он закреплен в ГОСТе Р 2.610-2019.
4. Согласно утвержденным нормам, специализированная документация может быть разделена на несколько частей. Нормы распределения долей содержаться в ГОСТе Р 2.711-2019 и регламентированы приказом Росстандарта под номером 178-ст.

Важно! Соблюдение норм, описанных ГОСТами, на территории РФ является добровольным условием. Именно поэтому, зачастую техническая документация составляется с учетом требований заказчика. Единая система конструкторской документации используется крайне редко.

Составляя специализированные бумаги, эксперты, рекомендуют соблюдать несколько не сложных  правил.

1. Для оформления документации, предназначенной для сотрудничества с российскими компаниями, лучше всего применять нормы, описанные в межгосударственном стандарте.
2. Если фирма работает только с зарубежными организациями, то специализированную документацию рекомендуется составлять с учетом национального ГОСТа.
3. Бывает и так, что бизнесмен работает, как на российском рынке, так и сотрудничает со странами ЕАЭС. В таком случае, эксперты рекомендуют каждый раз отображать наименование стандартизированных норм на этапе подготовки к составлению документации.

Варианты заполнения документов

Специализированная документация может быть составлена несколькими методами:

• при помощи печатной машинки;
• от руки;
• на компьютере;
• в электронном виде.

В первом случае, составляя документы, рекомендуется придерживаться нормативам, закрепленным в  ГОСТе 13.1.002-2003. Если бумаги заполняются от руки, то можно использовать ГОСТ 2.304-81, а документы, составленные при помощи компьютерной техники, должны соответствовать нормам, содержащимся в ГОСТ 2.004-88. Компании имеют право представлять готовую документацию, как в бумажном, так и в электронном виде.

Важно! Росстандарт разрешил создавать бумаги при помощи специализированных программ. При этом, конкретная информация может быть введена ответственным сотрудником, либо сгенерирована в автоматическом режиме.

Общие требования к техническому оформлению

Межгосудасрвтенные и национальные стандарты значительно отличаются друг от друга. Чтобы понять, в чем разница между нормативами, рекомендуется ознакомиться особенностями каждого из них.

Важно! Гост разрешает выполнять копии технической документации.

Подготовить второй вариант бумаги можно при помощи использования:

• электрографической техники;
• ксерокса;
• светокопировального устройства;
• аппарата для микрофильмирования;
• сканера (при необходимости использования электронного варианта бумаги).

Национальный ГОСТ разрешает дополнительные методы создания электронной копии бумаги. К ним относят конвертирование или трансформирование, а также цифровое дублирование. Нужно отметить несколько правил, которые касаются оформления электронных дублей технической документации. Они могут состоять из нескольких частей, книг, разделов или же подразделов.

• В первом случае, каждой части в обязательном порядке присваивается наименование. Но начальная может быть обозначена просто номером.
• Каждая книга должна быть пронумерована и иметь собственное название.
• Разделы, так же, нумеруются. Наименование и цифровое обозначение должно быть разделено точкой. Запрещено ставить точку в конце названия и переносить слова.
• Нужно отметить, что каждый новый раздел обязательно начинать с другой страницы, а наименование и порядковый    номер отражать в верхней части листа.
• Все подразделы должны иметь порядковые номера. Они присваиваются в зависимости от раздела, к которому относятся. Например, первый подраздел третьего раздела обозначается как 3.1, где 3 – это порядковый номер раздела, а 1 подраздела.

Оформление текстового документа (правила)

Требования ЕСКД относительно недопустимых элементов текста

При составлении документации с учетом правил ЕСКД, нужно обратить внимание на некоторые аспекты, которые запрещены для использования в тексте. К ним относятся:

• применение разговорных оборотов, а также злоупотреблять техническими и профессиональными терминами;
• при использовании одного термина несколько раз, отражать его в документе разными синонимами, дублировать иностранными понятиями и латинской аббревиатурой;
• сокращать слова в произвольном порядке;
• сокращать наименование единиц измерения, при отображении их в документе без конкретного значения (то есть, без цифр).

В соответствии с нормами ЕСКД, установленными ГОСТом, при составлении специализированной документации нельзя:

• проставлять мину при написании отрицательного числового значения;
• обозначать диаметр зачеркнутым кругом;
• использовать арифметические знаки (плюс, минус, умножить, разделить, равно), если их применением производится в тексте без чисел.

То есть, если при составлении технической документации, ответственное лицо желает обозначить равнозначность каких то моментов, то знак равно использовать запрещено. А если, документ содержит вычисления, то в таком случае применение любых арифметических значений полностью разрешено.

Пример оформления текстового документа

В качестве примера рассмотрим составление технического документа по межгосудасрвтенным стандартам.

1. Внутренней рамкой листа называют границы страницы. Расстояние от нее до текста должно составлять 5 мм, а до наименования раздела 15 мм.
2. Далее нумеруем раздел и присваиваем ему название. Точка между наименованием и число не ставится.
3. Основной текст начинается с красной строки 15 – 17 мм от границы страницы.
4. Каждый новый раздел начинаем с другой страницы. Подразделы можно продолжать после основного текста с использованием двойного интервала.
5. Прописываем наименование подраздела, начиная с нумерации. Заголовок отражается с заглавной буквы, точка в конце не проставляется.
6. Основной текст подраздела начинаем через 15 мм от его наименования. Используем 8 мм междустрочный интервал.
7. Пункты текста подраздела нумеруем, начиная с обозначения подраздела. Наименование можно не присваивать.
8. Перечисления внутри пунктов, подпунктов можно отражать порядковой нумерацией или строчной буквой со скобкой.
9. Основной текст после перечисления начинаем через 15 мм.
10. Нижний и верхний колонтитул не может быть меньше 10 мм.

Таким образом, любая техническая документация может быть составлена с учетом ГОСТов. Однако российское законодательство разрешает использовать требования заказчика. И если он не желает стандартизировать документацию, то придерживаться ГОСТу не обязательно.

Пример составления технической документации

Ответы на часто задаваемые вопросы

В процессе составления технической документации могут возникать вопросы, которые связаны с использованием стандартов.

Вопрос 1. Согласно ГОСТу отражать отрицательные числа при помощи арифметического знака « — » нельзя. В связи с этим возникает вопрос, как в специализированных бумагах отражать цифры с отрицательным значением?

Ответ 1. В текстовых документах, составляемых с учетом стандартизированных правил, содержащихся в ГОСТе, отрицательные числовые значения отражаются словом «минус».

Вопрос 2. Если мы работаем и с компаниями стран ЕАЭС и с российскими фирмами, при составлении технической документации какие стандарты нам рекомендовано использовать.

Ответ 2. Требования к составу, структуре и содержанию документа может предъявлять заказчик. Использование стандартизированных норм не обязательно. Но при их применении нужно учитывать все правила. Например, для межгосударственной документации применяется ГОСТ 2.105-95, а для составления национальных бумаг — ГОСТ Р 2.105-2019. Если компания сотрудничает и с зарубежными фирмами и с российскими, то при формировании документации на первом этапе обязательно указанием используемого стандарта.

Типичные ошибки

В процессе составления специализированной документации могут возникать ошибки, допущение которых может привести к спорам между сторонами. Если разногласия дойдут до суда, то судебный орган признает факт нарушения требований к формированию технической документации, а составитель может понести материальную ответственность.

Ошибка 1. ООО «Стандарт-Форм» сотрудничает с российской компанией ООО «Мега-Фром». При составлении строительной документации Стандарт-форм для основного текста использовала шрифт Times New Roman 11 размера, а для приложений 12.

Решение 1. Во-первых, при составлении технической документации межгосударственного назначения используются стандарты ГОСТа 2.105-95. Во-вторых, размер шрифта основного текста должен быть больше, чем размер шрифта приложения. Допускаются одинаковые значения.

Ошибка 2. ООО «Транс-строй» в срочном порядке понадобилось составить проектную документацию по строительству жилого дома. Часть документа работник компании набрал на компьютере, а другую часть от руки.

Решение 2. Согласно стандартизированным нормам формирования специализированной документации, бумаги могут быть составлены при помощи компьютерной техники, печатной машинки и от руки. Однако запрещено сочетать несколько вариантов одновременно.

Ошибка 3. Проектная документация на строительство жилого комплекса представлена в трех книгах. Каждый том пронумерован и имеет название. Однако основной текст одной книги был набран шрифтом Times New Roman размером 11, а две другие Arial размером 14.

Решение 3. Если книги сформированы в рамках одного документа, то они должны составляться с применением одинаковых правил. То есть, если первая книга имеет шрифт Times New Roman размером 11, то и текст двух других должен набираться одиннадцатым шрифтом Times New Roman.