Как оформить командировку на группу сотрудников в 1С ЗУП

Автор статьи

Анастасия Любогощинская

5 минут на чтение
225 просмотров
Содержание Содержание

В интересах бизнеса нередко бывает необходимым отправлять в командировки подчиненных целыми отделами, а не единичными случаями. Такое бывает, когда людей направляют на обучение, изучение новых схем и нововведений в конкретной сфере, когда выгодно посвятить в это не одного человека, а сразу нескольких подчиненных. В данной статье изучим, как оформить командировку на группу сотрудников в 1С ЗУП, и есть ли здесь существенные отличия от поездки одного человека.

Как оформить командировку на группу сотрудников в 1С ЗУП

Команда подчиненных, направляющаяся в командировку по служебным вопросам, оформляется в поездку единой командировкой. Как оформить командировку на группу сотрудников в 1С ЗУП поймем немного позже.

Для этого, Вам необходимо посетить соответствующий журнал и создать форму Т-9а.

Как оформить командировку на группу сотрудников в 1С ЗУП

После совершения манипуляции автоматические сформируется документ командировки группы, но Вам также стоит здесь прописать сведения про:

  • время пребывания в пути;
  • длительность командировки;
  • пункт прибытия и принимающую сторону;
  • каждого командируемого подчиненного;
  • цель поездки;
  • за счет какого бюджета осуществляется поездка.

Как оформить командировку на группу сотрудников в 1С ЗУП

Рассмотренная форма несет больше информационный характер, нежели расчетную таблицу. Учет времени работы, исчисление и выплата денежных сумм происходит в другом поле. С целью просчета средств зайдите в Учет отсутствия и начисления и именно там оформите отсутствие работников по одному или внизу предложенной формы сразу на нескольких лиц.

После совершения предварительных действий формы командировок в автоматическом режиме будут созданы машиной относительно каждого командируемого лица. Машина сама просчитывает их средний доход и положенную сумму на командировочные расходы. Все проведенные действия в итоге вытекают в то, что отсутствие подчиненных учтено, а исчисление средств выполнено по ним.

Форма командировки для группы является основанием к просчету по нескольким лицам. Но остается вопрос о том, что при отобжении такой командировки в бухучете одной такой формы совсем недостаточно. Привнесении групповой формы Вам потребуется осветить предполагаемую поездку формой командировки. Вы вправе воспользоваться массовым внесением отсутствия людей по приказу. Таким образом, выходит, что окно распространяется как в бухучете, так и для целей кадровиков.

Как оформить командировку на группу сотрудников в 1С ЗУП

Командировка одного сотрудника в 1С ЗУП

Предлагаю информативно ознакомиться с процессом поездки по служебным вопросам одного человека. В результате, все действия касательно групповых поездок так или иначе пересекаются с процессом оформления поездки на одного. Я оформил сведения таблицей для более наглядного отображения сути.

№ п\пПроведенное действиеХарактеристика
1Формирование в программеСоздание документа предполагает внесение уже известной нам информации касательно подчиненного и самой поездки. Важно ввести период, чтобы машина рассчитала денежную выплату и месяц, в котором она выплатится. Не забудьте конечно внести ФИО того, кто едет и ко кому потребуется провести исчисления. Некоторые фирмы прописывают освобождение ставки на срок отсутствия подчиненного, это в программе также предусмотрено
2Сведения в главномПосле внесения запрашиваемых сведений машина сама посчитает средний доход и на его основании исчислит командировочную выплату с учетом подоходного налога
3Выдача денег

Стоит не забыть прописать четкую дату получения подчиненным денег на поездку и выбрать один из предложенных вариантов их перечисления:

  • вместе с авансом;
  • в зарплату;
  • в межрасчет.
4Расчет суммыСтандартно в машине забит годовой период для просчета среднего дохода, но Вы собственно как большинство начальных параметров вправе поменять. С этой целью перед средней суммой есть кнопка изменений, открывающая форму ввода новых данных. Вы ставите флаг ручного задания периода и прописываете тот, что Вам нужен. При нажатии на пересчет, средний доход будет обновлен по наличию новой внесенной информации. Далее кликните ОК
5Корректировка величины денежных средствПоле Начислено подробно содержит просчитанную машиной сумму, но в ручном режиме Вы вправе ее скорректировать. Это доступно только здесь, так как в главном поле сумму поменять уже не получится
6Дополнительные сведенияЗаполняя форму, Вы столкнетесь с дополнительной информацией, которую от Вас потребует машина. Сюда Вы вносите статью бюджета, из которого выделены деньги, на каком основании человек едет и сколько он будет находиться в дороге.
7Проведение операции

Командировка проводится машиной стандартным образом и Вы в итоге получите печатные формы бумаг:

  • приказ;
  • удостоверение на командировку;
  • просчет среднего заработка и начислений;
  • служебное задание.

В нашей стране существует ряд регионов, работая в которых люди раньше уходят на пенсию. Вот и в нашей ситуации, когда Вы командируете подчиненного в такой регион, обязательно укажите в поле территориальных условий нужный регион, что Вам будет предложен из перечня. Такое действие совершается в форме стажа ПФР.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Нормы выплат

Откомандированная группа также может отчитаться по тратам по факту прибытия на свои текущие рабочие места. То есть, они предоставляют отчетные документы и на их основании бухгалтер производит расчеты. Все затраченные суммы обязательно нужно подтвердить документально, иначе они не подлежат к возмещению. Однако в некоторых компаниях рассматривают случаи превышения лимитов и распоряжением руководства могут покрыть возникшие расходы.

Отчетность компании по страховым взносам отображает все командировочные расходы. Следуя нормам НК РФ, НДФЛ не начисляется на нижеприведенные виды трат:

  • когда они не более 2500 рублей за каждый командировочный день загранкомандировки;
  • не свыше 700 рублей за каждый день командировки внутри страны.

Положенные суточные как мы видим весьма ограниченны и крупные компании с именем могут позволить себе позаботиться о своих подчиненных, создавая им комфортные условия помимо их привычной рабочей среды. Руководство выплачивает повышенные суточные.

Когда Ваша фирма выдает суточные сверх общепринятой нормы, исчислите сумму превышения и насчитайте на нее страховые взносы и подоходный налог.

Просчет командировки производится в поле дохода в натуральной форме, а просчитать сумму превышения, относительно которой будут просчитаны налоги, осуществляется в начислении зарплаты и взносов.

Читайте также статью ⇒ “Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С ЗУП“.

Возвращение командированного подчиненного ранее периода окончания поездки

Возникают различные непредвиденные моменты, что требуют нахождения подчиненного незамедлительно на своем рабочем месте. В интересах бизнеса поскорее отозвать людей из поездки. Закон никак не регламентирует такие моменты и руководство самостоятельно вправе принять решение, как ему комфортнее организовать данный процесс возврата.

Машина предложит Вам 2 способа оформить возвращение подчиненных на его работу:

  1. Исправление просчетов для тех моментов, когда уже проведен полный просчет и выплата в уже закрытом и проведенном периоде и создана проводка по отображению зарплаты в бухучете.
  2. В еще не закрытом отчетном периоде все коррективы вносятся в форму командировки.

Дабы исправить информацию, на которую повлиял досрочный возврат подчиненных, Вам стоит воспользоваться нижеописанным способом:

  • провести проводку-сторно. Машина предполагает возможность сторнирования просчетов, и когда такая функция необходима исчисления сторнируются, а скорректированный документ становится заблокированным. Такое зачастую актуально при полной отмене поездки группы лиц;
  • заносите исправление в форму путем одноименной команды. В результате старые данные блокируются, а появляется новая форма. Однако учтите, новая форма будет содержать информацию для пользователей, что были внесены коррективы. На основании новых сведений бухгалтер делает проводки и опирается на уже вновь сформированные сведения. В основном такой способ предпочтителен для бухгалтеров, когда команда отправляется в поезду со смещением сроков.

Все перерассчитанные суммы по группе лиц исходят из среднегодовых заработанных средств, отталкиваясь от дня начала поездки. Исправленное поле влияет на график работы подчиненных путем внесения информации в табель относительно планового рабочего времени по ним.

Читайте также статью ⇒ “Прием сотрудника на работу в 1С ЗУП: инструкция“.

Алгоритм выдачи средств

Помните я говорил Вам о порядке выдачи командировочных. Так вот, когда выбран способ выплаты в зарплату либо аванс, в общей ведомости по таким выплатам отобразятся также и командировочные команде подчиненных.

Но в ситуации выбора межрасчетного срока выплаты автоматическое исчисление происходит после того, как Вы определитесь с одним из вариантов:

  1. Путем формирования новой зарплатной ведомости появится окно выплаты, где Вам стоит указать выплату по командировкам на основании одноименного документа. Машина сама Вам откроет предложенные сумму, а Вы в свою очередь, действуете далее по стандартной схеме оплат.
  2. Второй метод предполагает от Вас выплату из поля командировок. Здесь отображается окно выплаты по зарплате, включающей уже в себя командировочные. Бумагой, на основании которой осуществлена подобная выдача денег, выступает как обычно ведомость в кассу или банк. Все зависит от того, как налажена работа по расчетам с персоналом на Вашей фирме или по определенному кругу людей. Не удивительно, что ведомости подлежат корректировке и после ее проверки Вам остается только провести ее и закрыть.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация отпуска в 1С ЗУП: инструкция“.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи