Начинающие специалисты, как правило не имеют представления о том, чем отличаются две такие должности, как секретарь и секретарь руководителя. Однако, круг обязанностей второго намного превышает должностные обязанности первого. В статье рассмотрим, что включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности.
Кто такой секретарь руководителя
Образование секретаря руководителя должно быть таким же, как и образование обычного секретаря. Но несмотря на это, размер заработной платы сотрудников, занимающих указанные должности, может значительно отличаться. Причем объясняется это не только наличием необходимого опыта работы, но и должностными обязанностями.
Подчиняется секретарь руководителя только одному начальнику – своему руководителю. Практически вся его работа направлена на решение, регулирование, а также администрирование рабочего времени своего начальства. Должностные обязанности рассматриваемой должности будут включать в себя такие понятия, как информационная поддержка начальника и административная поддержка начальника. Таким образом, секретарь обязан быть в курсе практически всех событий, связанных с руководителем компании, а также обязан осуществлять их организацию и планирование исходя из рабочего распорядка начальства. Кроме того, к должностным обязанностям также можно отнести общение с партнерами компании, назначение с ним встреч руководителя, планирование совещаний и переговоров.
Это все означает, что претендент на данную должность обязан иметь высокий уровень знаний делового этикета, а также знание иностранного языка. Последнее связано с тем, что контрагентами и партнерами компании-работодателя могут являться абсолютно разные фирмы и предприниматели, включая и иностранные. Одним из плюсов в данном случае также будет является наличие знаний в области национального делового этикета (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера бюджетного учреждения + 3 образца 2024 года).
Требования к внешнему виду секретаря руководителя
К внешности секретаря руководителя также выделяются ряд требований. Внешний вид такого работника должен быть презентабельным. Конечно, это не значит, что на работу следует одеваться помпезно. Это скорее будет свидетельствовать об отсутствии вкуса. Идеальным вариантом внешнего вида секретаря руководителя является классический костюм, туфли на каблуке средней высоты и неброские украшения. Что касается прически и макияжа, то волосы должны быть аккуратно и гладко причесанными, а на лице должен быть неброский макияж. Если на лице будет избыток косметики, то это наверняка отрицательно скажется на положительном восприятии соискателя (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера ЖКХ в 2024: образец заполнения).
Отличие секретаря от личного помощника
Такая должность, как личный помощник руководителя стала в последнее время достаточно популярной. Причем, если обратить внимание на должностные обязанности секретаря руководителя, то можно сделать выводы, что его работы очень сильно напоминает работу помощника. На самом деле разницы действительно практически нет. Даже в новом профессиональном стандарте секретаря руководителя включаются следующие его обязанности:
- умение составить план рабочего дня руководителя;
- расставление приоритетов при планировании;
- назначение деловых встреч, переговоров;
- организация командировок;
- иные обязанности.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что секретарь знает практически поминутно чем занят его начальник и где он находится в настоящее время. Кроме того, многие руководители также поручают своим секретарям свои личные дела, которые не имеют никакого отношения к работе. Например, планирование личного отпуска, поездки в химчистку, покупка подарков для семьи и оформление личных документов.
Важно! Если соискатель на должность секретаря руководителя не готов заниматься личными делами своего руководителя, то прежде, чем подписывать трудовой договор, следует проверить наличие в нем должностной инструкции и отсутствие поручений личного характера.
Основные функции секретаря руководителя
К основным функциям сотрудника, занимающего указанную должность, относится следующее:
- составление писем, запросов и иных документов;
- подготовка ответов на письма;
- осуществлять подготовку заседаний, совещаний, проводимых начальником (для этого может потребоваться подготовить необходимые материалы, оповестить всех участников о месте и времени проведения совещания, осуществить регистрацию всех участников);
- оформлять по итогам заседаний или совещаний соответствующий протокол;
- контролировать исполнение сотрудниками компании приказов и указаний руководителя, включая соблюдение указанных сроков и поручений;
- вести контрольно-регистрационную картотеку.
Соискатель на должность секретаря руководителя должен обладать следующим уровнем знаний:
- постановления, распоряжения руководителя, иные материалы и нормативные документы, которые касаются деятельности компании и осуществления делопроизводства;
- состав руководства компании, структуру компании и ее подразделения;
- организация делопроизводства;
- порядок оформления и обработки документов компании;
- архивное дело;
- основы и навыки пользования приемно-переговорной техникой;
- машинопись;
- стандарты системы создания документации по унифицированным формам;
- правила составления и печати делового письма, используя типовые формы;
- технику делового общения;
- организацию труда, управления;
- умение работать с вычислительной техникой;
- административное право, законодательство о труде;
- правила трудового распорядка компании;
- правила охраны труда.
Какие требования предъявляются к соискателю
К соискателям на должность секретаря руководителя предъявляется набор общих и профессиональных требований, а также требования к личным качествам претендента.
| Общие требования к соискателю | Профессиональные требования к соискателю | Личные качества |
| Высшее профессиональное образование (даже без опыта работы)
Опыт работы в должности секретаря не менее 2 лет (если у соискателя среднее профессиональное образование) Специальные курсы, которые соискатель проходит регулярно Знание иностранного языка |
Знания в области законодательной базы в области делопроизводства
Умение работать с электронно-вычислительной техникой Опыт работы в специализированных программах Постоянное совершенствование собственных навыков Организаторские, контролирующие и анализирующие навыки Навыки делового этикета |
Аккуратность
Оперативность Отличная память Навыки организации личного времени и времени руководителя Коммуникабельность Точность выполнения работ Ответственность Умение одновременно контролировать и осуществлять довольно внушительный перечень функций Стремление постоянно получать новые знания и умения |
Важно! Соискатель, соответствующий этим требованиям может рассчитывать на то, что он получить довольно престижную и высокооплачиваемую должность.
В должностной инструкции секретаря руководителя должны содержаться: график и условия работы. Помимо этого, в инструкции могут прописываться требования к форме одежды и внешнему виду сотрудника в обычные рабочие дни, а также на момент заседаний и командировок. Помимо этого график работы секретаря может указываться, как ненормированный и предусматривать соответствующую денежную компенсацию.
Должностная инструкция является тем документом, который дает возможность претенденту на должность понимать какие обязанности он должен выполнять, а также позволяет работодателю требовать четкое соблюдение определенных функций. В последнем разделе должностной инструкции может указываться перечень документов, которые секретарь вправе будет заверять собственной подписью.
Заключение
Таким образом, должность секретаря руководителя является в настоящее время довольно престижной. Такой сотрудник в компании является «правой рукой» или личным помощником руководителя. Работая в данной должности, сотрудник отвечает за организацию рабочего времени своего начальника и практически поминутно планирует его рабочий день. Устроившись в престижную компанию и имея качества, знания и умения, соответствующие заявленным требованиям, такой секретарь может рассчитывать на довольно внушительный размер заработной платы.
Загрузка...