Порядок предоставления наличных денежных средств для «подотчета» установлен пунктом 6.3 указаний Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» № 3210-У от 11.03.2014 (с изм. И дополнениями).
Подотчет —сумма денежных средств, выданная работнику организации:
-на оплату командировочных расходов (проживание, проезд, питание и т.д.);
-на оплату представительских расходов;
-на приобретение хозяйственных товаров;
-на оплату горюче-смазочных материалов;
-на приобретение канцелярских товаров и т.д.
|
|
Согласно данного порядка:
ВАЖНО!!! Трех дневной срок установлен для всех работников компании, в том числе и для руководства, а также и для владельца компании.
Получателями денежных подотчетных денежных средств будут следующие лица:
-сотрудник компании, с которым наниматель заключил трудовой договор, в соответствии с нормами трудового законодательства;
-физические лица, с которыми наниматель заключил договор-ГПХ, согласно письму Центробанка РФ от 2014г. №29-Р-Р-6/7859.
Порядок предоставления «подотчета»
Для получения наличных денежных средств в форме «подотчета» необходимо:
1.Оформление соответствующего приказа. В расчетный отдел поступает приказ на предоставление наличных денежных средств (подотчет) сотруднику компании, подписанный руководством, который составляется в произвольной форме.
2.Провести сверку взаиморасчетов. Подотчетным лицам, может быть выдан новый «подотчет» с имеющейся задолженностью по предыдущему подотчету.
Правильность составления приказа на выдачу «наличности подотчета»
Форма приказа в каждом субъекта разрабатывается самостоятельно, специализированная форма отсутствует
Приказ содержит информацию о получателе подотчетных денежных средств, предельную сумму выдаваемых денежных средств «подотчета», цели выдачи подотчета, а также сроки на которые выдана сумма подотчета.
Подотчетные лица обязаны не только выданные средства потратить на соответствующие цели, но и своевременно представить в отдел бухгалтерии письменный отчет о расходовании подотчетных средств с подтверждающими документами (кассовые, товарные чеки и т.д.). В случае, если выданная сумма подотчета была использована в неполном объеме, то подотчетное лицо обязано произвести возврат этих неиспользованных средств.
|
Сроки«подотчета»
В приказе о «подотчете» должен быть предусмотрен предельный период –срок, на который выдаются денежные средства в виде «подотчета». Согласно указаниям Центробанка РФ (№ 3210-У) в п. 6.3 срок, выдачи денежных средств не регламентирован, поэтому данный срок указывается в локальном документе – приказе.
В п.6.3 указания прописано, о том, что не позднее трех-дневного срока после завершения срока выдачи денежных средств «подотчета» подотчетное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией о расходовании денежных средств.
Кроме всего, в этом же пункте прописано, что подотчетным лицам, может быть выдан новый «подотчет» с имеющейся задолженностью по предыдущему подотчету.
Порядок сдачи отчета:
1.В трехдневной срок работник в расчетный отдел(бухгалтерию) предоставляет письменный отчет о расходовании подотчетных средств с подтверждающими документами (кассовые, товарные чеки и т.д.);
2.В случае, если выданная сумма подотчета была использована в неполном объеме, то подотчетное лицо обязано произвести возврат этих неиспользованных средств, при этом расчетчик выписывает приходно-кассовый ордер и тем самым оформляет приход денежных средств в кассу компании;
3.Ответственное лицо бухгалтерии – это может быть бухгалтер расчетной группы, либо кассир производят проверку представленного письменного отчета подотчетным лицом на предмет достоверности представленных документов и правильности заполненного отчета;
4.Сроки для проведения проверки назначаются компанией самостоятельно, внутренними локальными документами.
|
Подотчетные денежные средства могут выданы подотчётному лицу либо наличными денежными средствами, либо могут быть перечислены на карту работника, либо на корпоративную карту компании.
Действия с подотчетными лицами должны быть прописаны в учетной политике организации. В форме отчета-бланка также должно быть прописано, что денежные средства (подотчет) выдается в безналичной форме.
Важно!!!
Потраченные работником собственные денежные средства для хозяйственных нужд компании не являются подотчетом!
В случае, если сотрудник на нужды организации привлек свои денежные средства, то в этой ситуации работник составляет заявление с отчетом о потраченных своих денежных средствах, и заявление о возмещении этих израсходованных денежных средств работнику. Руководством данное заявление принимается, рассматривается и визируется. После принятого решения издается соответствующий приказ о возмещении денежных средств сотруднику. Ответственное лицо бухгалтерии производят проверку представленных первичных документов на предмет достоверности и правомерности затраченных личных денег сотрудником. Первичные документы работнику желательно оформить от лица компании, дабы избежать доначисления по НДФЛ.
Необходимо помнить, что установления конкретного срока по выдачи денежных средств (подотчета), хозяйствующий субъект его должен соблюдать. В случае несоблюдения сроков, со стороны налоговых органов, может быть вынесено, решение о нарушении норм административного кодекса (п. 1 ст. 15 КоАП РФ), но не факт, за неоприходование денег в кассу компании. Размер штрафных санкций составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юр.лиц.
Читайте также:
В заключении
Таким образом, законодательством не установлен срок выдачи денежных средств подотчетным лицам, который может варьироваться от нескольких дней до несколько лет. Длительный срок должен быть обоснован, например, производственной необходимостью, в противном случае фискально-контролирующие органы могут произвести переквалификацию данных средств, как заем, либо как материальная выгода и соответственно исчислить с данной суммы налог.
Загрузка...