Расскажем, при приеме на работу в 2024 году нужна ли бумажная трудовая книжка, и брать ли заявление о выборе вида трудовой книжки от новых сотрудников.
Переход на электронные документы с записями о фактах трудовой деятельности завершен. До 2021 года сотрудники должны были решить, какую нанимателю вести для них трудовую книжку: электронную или бумажную. Если работник впервые выходит на работу после а января 2024 года, оформлять ему трудовую книжку не нужно. Сохраняйте документ только в электронном виде. У вас и у трудящегося уже нет возможности выбрать способ ведения книги. Вам также не нужно просить никаких заявлений.
Трудоустройство в 2024 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)
Многие спрашивают, когда нужна трудовая книжка для устройства на работу после 1 января 2024 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.
Работник не отказался от бумажной трудовой книжки
Если в документе, который сотрудник подает при приеме на работу, нет заключительной записи, значит, он решил сохранить бумажную версию своего документа. В этом случае вы должны:
- принять трудовую книжку;
- сделать в ней запись о приеме на новую работу;
- вести записи по старым правилам;
- хранить документ в организации.
То есть никаких изменений в этой схеме нет. Если работник на предыдущем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести этот документ по общим правилам.При этом работник вправе в любой момент перейти на электронную версию (п. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Если работник пишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку на руки. Свой выбор работник должен сделать в форме письменного заявления.
Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой
Ответ на вопрос, нужна ли физическая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что при оформлении работника на работу нужно попросить у него:
- Трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остается у работника, вводить сведения не нужно.
- Форму СТД-Р, полученную от предыдущего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом.
Приложите документы к личному делу сотрудника. Бумажная трудовая книжка необходима при приеме на работу в 2024 году, чтобы убедиться, есть ли закрывающая запись, посмотреть предыдущий опыт работы и посчитать стаж для расчета выплат. Кстати, нужно объяснить сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести в индивидуальный лицевой счет. Это стало возможным благодаря внесению изменений в Федеральный закон от а апреля 1996 г. № 27-ФЗ.
Оформление бумажной трудовой книжки в 2024 году на нового сотрудника
Теперь разберемся, нужна ли бумажная трудовая книжка, если сотрудник принимается на работу в 2024 году впервые. В этом случае нужно немедленно завести такому сотруднику электронный документ. Информация о трудовой деятельности должна храниться только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от 10 февраля 2020 г. № 14-2/В-136). Не принимаются заявления о выборе формы книжки, в том числе электронной. Независимо от желания работника, здесь действует положение закона. При приеме на работу неопытного работника нужно:
- издать приказ о приеме на работу в соответствии с общими правилами;
- не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, направить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД с кодом ПРИЕМ, отразить там информацию о заключении трудового договора с работником.
Кто обязан вести электронные трудовые книжки в 2024 г.
К 2024 г полностью завершен переход на электронные трудовые книжки. Задержек больше нет. Все российские работодатели, независимо от их статуса и формы собственности, обязаны формировать информацию о трудовой жизни своих сотрудников в цифровом формате. Это означает переход всей России на ЭТК — электронные книжки нового поколения.
Обратите внимание, что никаких привилегий и льгот представителям малого и среднего бизнеса не предоставляется. Индивидуальные предприниматели, ООО и другие МСП обязаны вести учет трудовой деятельности наемного персонала в электронном виде.
Нет исключений, даже если работники решат продолжить ведение бумажных трудовых книжек в 2024 году. Это их законное право, которое никоим образом не отменяет обязанности работодателя своевременно предоставлять информацию в ПФР для формирования информации о страховом периоде в цифровом виде.
Работодатель не имеет права отказать в хранении ЭТК в пользу оформления бумажных документов. Регулирование предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ.
Возьмите это заявление у нового сотрудника, если вы не видели трудовую книжку
При приеме на работу сотрудника требуйте трудовую книжку или информацию о его трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-ПФР.
На каких работников заводить ЭТК в 2024 г.
Согласно действующим нормам, ЭТК необходимо заполнять отдельно на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Кроме того, срок действия контракта или продолжительность рабочего дня не имеют значения. Оформить работнику ЭТК нужно, даже если он работает по совместительству. Обязательно ведение информации о трудовой деятельности сотрудников, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком. ЭТК также требуется для тех, кто взял отпуск по самозанятости, независимо от продолжительности. Так как трудовой договор на этот период не прекращается.
При приеме на работу работника без опыта работы в 2024 году оформить электронную трудовую книжку тоже нужно работодателю. Электронная трудовая книжка для впервые поступающих на предприятие граждан формируется в обязательном порядке, такой специалист не имеет права выбирать формат документа. Запрос от такого специалиста не требуется. Порядок предусмотрен ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.
Формирование сведений о трудовой деятельности также является обязательным для совместителей, как внешних, так и внутренних. Заполнять бумажную трудовую книжку таким работникам не нужно; это делается только по желанию самого работника. А вот в статье 66.1 ТК РФ для электронных трудовых книжек таких оговорок нет.
Ответственный за ведение электронной трудовой книжки в 2024 году
Работодатель самостоятельно устанавливает ответственного работника, в функции которого будет входить ведение трудовых книжек и своевременное представление сведений по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Законодательством не предусмотрено уточнение того, кто должен заполнять ЭТК: бухгалтер или специалист отдела кадров.Руководитель может возложить обязанности по оформлению ЭТК на того же работника, который отвечает за выдачу бумажных трудовых книжек.
Если бизнес небольшой, то обязанности, скорее всего, будут возложены на главного бухгалтера. В микропредприятии, где нет кадровика и бухгалтера, ЭТК может заполнять сам директор. Обязательно закрепите в кадровых документах за ответственным специалистом обязанность по ведению электронных трудовых книжек и сдаче СЗВ-ТД в ПФР. В первую очередь, нужно внести изменения в трудовой договор и актуализировать должностные инструкции сотрудника. Затем утвердить приказ о назначении ответственного лица и под роспись ознакомить этого работника с приказом.
Важно! Только специалист может нести ответственность за ведение электронных трудовых книжек. Составление приказа о назначении на должность руководителя ЭТК в 2024 году осуществляется в произвольной форме. Либо можно использовать рекомендуемый образец, приведенный в п. 42 Приказа, утвержденного приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.
Как составить ЭТК на работника в 2024 г.
Внесите сведения о трудовом стаже наемного персонала в специализированную учетную программу. Отразите в ЭТК всю информацию, которая прописана в бумажной форме документа. При приеме на работу нового работника запросите у него сведения о его трудовой деятельности по форме СЗВ-Р или СЗВ-ПФР, если гражданин выбрал ЭТК у другого работодателя. Эта информация необходима для подтверждения сведений о стаже работы, опыте работы, наличии квалификационных знаний и навыков. Работник может получить выписку о трудовой деятельности:
- у предыдущего работодателя, на последнем месте (подать письменный запрос);
- в ближайшем МФЦ (обратиться с паспортом);
- в службе поддержки Пенсионного фонда;
- онлайн — через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Если работник принес бумажную трудовую книжку, на основании информации в бумажном документе заполните личную карточку на нового специалиста. Нельзя оставлять бумажную книгу на хранение; надо вернуть его работнику. А вот форму СЗВ-Р можно оставить в личном деле.
Обязательная отчетность СЗВ-ТД в Пенсионный фонд – электронная трудовая книжка в 2024 году. При приеме на работу или увольнении работника отчет подается не позднее следующего рабочего дня с момента заключения договора или прекращения работы. При составлении иных кадровых записей, которые будут отражены в ЭТК, отчет СЗВ-ТД представлять не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Кто может перейти на ЭТК в 2024 г.
Право перехода на ЭТК в 2024 г. предоставляется только работникам, сохранившим бумажный вариант ведения сведений о трудовой деятельности застрахованного лица. А также для людей, которые по каким-то причинам еще не воспользовались своим правом выбора способа ведения трудового и кадрового учета. Для впервые работающих в 2024 году выдаются только электронные трудовые книжки. Учтите, что заявление на бумажную трудовую книжку для таких людей бесполезно. Для сотрудников без опыта работы опция не предусмотрена, на них по умолчанию заводится ЭТК.
Следовательно, требовать бумажный документ о стаже в 2024 году подчиненные не имеют права. Если работник в 2020 или 202й году решил сохранить бумажный формат трудовой книжки, он может в любой момент перейти на ЭТК. Для этого достаточно подать работодателю соответствующее заявление. Рекомендуем использовать образец:
Важно! Если гражданин перешел на ЭТК у предыдущего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату невозможно. Законодательством не предусмотрен обратный переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку. При отказе подчиненного вести бумажную трудовую книжку работодатель уведомляет об этом ПФР. Данная информация отражается в индивидуальном личном кабинете застрахованного, это решение не может быть изменено. Следовательно, работник не может вновь вести бумажную книжку даже на новом месте работы.
Граждане, которые в силу определенных обстоятельств не могли воспользоваться своим правом выбора в части ведения учета трудовой деятельности, подать соответствующее заявление могут в любое время. Выбрать способ ведения трудовой книжки в 2024 году можно по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. Например, если гражданин:
- Длительное время не исполнял своих должностных обязанностей, но все это время сохранял свою работу. Это могут быть следующие кадровые ситуации: работник находился на длительном лечении; работник находился в отпуске по уходу за ребенком; подчиненный был отстранен от работы.
- У вас есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2020 г., но вы не состояли в трудовых отношениях и не смогли воспользоваться своим правом выбора, переходить на ЭТК, или нет.
Как только работник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, необходимо вернуть ему бумажный документ. Перед сдачей книжки нужно сделать запись о получении заявления работника о переходе на электронный формат ведения в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Срок выдачи бумажной книжки на руки работнику – не позднее 3 дней со дня получения соответствующего заявления о переходе на ЭТК.
Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2024 г.
Важно, чтобы работодатель соблюдал порядок внесения записи в личные документы работника при переводе на ЭТК, а также правила выдачи документа. За нарушения работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ. Инструкция, как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку, пример:
Как заверить запись о переходе на ЭТК в 2024 г.
Последняя запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК должна быть заверена. Мы рекомендуем вам следовать установленному порядку учета увольнений сотрудников. Инструкция о том, как заверить запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку:
- Поставьте подпись работодателя или лица, на которое возложено ведение трудовых книжек в компании.
- Ставите печать на документах, если ее использование предусмотрено нормативными правовыми актами.
- Итоговая запись должна быть заверена самим работником.
- Как только документ будет готов, выдачу бланка необходимо зафиксировать в графе 13 записи о движении трудовой книжки. Содержание записи следующее: «Выдается на основании письменного запроса (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности.
Важно! Запись в выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее содержание и хранение. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда в письме от 12 февраля 2020 г. № 14-2-Б-150.
Образец записи в трудовой книжке при переходе на ЭТК
Запись при выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее хранение.
Как оформить переход на ЭТК в 2024 году
При подаче подчиненным заявления об определении формата ведения трудовой книжки необходимо сообщить в ПФР, то есть подать форму СЗВ-ТД. Срок – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подал заявление.
Образец заполнения СЗВ-ТД после перехода на ЭТК в 2024 г
Штрафы за нарушение правил ведения электронных трудовых книжек в 2024 г.
Российским законодательством предусмотрены штрафные санкции для работодателей за следующие виды нарушений:
- за утерю бумажной трудовой книжки работника;
- за неведение бумажной или электронной трудовой книжки,
- за отказ в выдаче бумажной книжки или выписки сведений в электронном виде.
За первое нарушение — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, для компаний это штраф от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение — санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП.
Более того,работодатель обязан компенсировать потерю дохода во всех случаях, когда работник был незаконно лишен возможности работать. В том числе, когда:
- работнику были выданы сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка с опозданием;
- допущены неверные или непоследовательные формулировки причин увольнения в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности, не соответствующие требованиям ТК РФ.
Такие санкции предусмотрены статьей 234 ТК РФ.
Загрузка...