Компенсация за молоко страховые взносы и НДФЛ в 2024 году

Работники, исполняющие обязанности во вредных условиях труда, имеют право на получение во время трудовой смены молока или иных равноценных продуктов (ст. 222 ТК РФ). Бесплатная выдача осуществляется в дни фактического труда сотрудника в условиях с негативными факторами воздействия.

Внутренним документом предприятия может быть предусмотрено предоставление стоимостного эквивалента молока или равнозначных продуктов. Компенсация выплачивается по заявлению сотрудника в сумме стоимости, подтвержденной статистическими данными по региону.

Основания для получения молока

Наличие опасных условий воздействия на организм сотрудника устанавливает специальная оценка условий труда (СОУТ). Мероприятие плановое, контроль осуществляется не реже раза в 5 лет. Негативные факторы влияния присутствуют в химической, металлургической, фармацевтической и других видах промышленности.

При получении результатов СОУТ с заключением о безопасности ведения работ по конкретной должности с отсутствием негативных факторов влияния на сотрудника предоставление молочных продуктов прекращается.

Читайте также статью ⇒ Досрочная зарплата в 6-НДФЛ.

Учет времени во вредных условиях

Важным моментом для получения продуктов или эквивалента является учет времени работы в условиях с влиянием особых факторов.

Льгота получения молока (заменяющих продуктов) или компенсации положены при работе не менее половины времени в особых условиях.

Важно! При подсчете рабочего времени необходимо учитывать сокращенную продолжительность трудовой смены для мест с факторами повышенной опасности. Имеется перечень специальностей, для который установлена норма времени в размере 36-часовой или иной рабочей недели.

Предоставление денежного эквивалента

Условия предоставления компенсации определены в Приложении 2 к Приказу № 45н. Установлены общие правила:

1. Денежный эквивалент выплачивается при закреплении данной возможности во внутренних документах компании – коллективном, трудовом договорах или специально разработанном положении.
2. Размер компенсации определяется с учетом позиции представительного органа сотрудников, профсоюза либо по сумме, указанной в трудовом договоре.
3. Индексация производится в соответствии с региональным ростом цен. В организации должны быть утверждены сроки проведения индексации. Используется информация о величине цен, установленных в розничной торговле. Размер индексации согласовывается с представителем сотрудников или профсоюзным органом.
4. Расчет производится ежемесячно, не менее одного раза. Сумма определяется как стоимость продукта, рассчитанная по норме за дни фактической работы в условиях повышенной вредности.

Срок проведения расчета с работником законодательством не регламентируется и может быть присовокуплен к выплатам аванса или заработной платы. Расчет осуществляется по отдельной ведомости или платежному поручению.

Распоряжение руководителя об осуществлении выплат

Для получения денежного эквивалента необходима личная инициатива работника, указанная в заявлении письменной формы. Частота подачи заявления законодательством не определена, что позволяет осуществлять выплаты по документу, поданному однократно. Отмена денежной выплаты осуществляется также по письменному обращению сотрудника к руководителю.

Компенсация предоставляется заявителю на основании приказа, изданного на предприятии. Документ издается в отношении одного сотрудника или нескольких лиц. В документе указываются:

1. Основание для получения денежной суммы. Указываются ссылки на законодательные акты, внутренние документы компании, заявление сотрудника.
2. Сведения о сотруднике и занимаемой должности.
3. Календарный период, за который лицу начисляется сумма.
4. Размер стоимости 1 литра молока и ссылка на основание подтверждения цены.
5. Общая сумма денежного эквивалента.
6. Данные должностей и ФИО сотрудников, отвечающих за выполнение распоряжения.

Приказ подписывается руководителем предприятия. Информация доводится до лиц, причастных к его исполнению. Документ хранится с общими приказами по предприятию в течение 5 лет. При выплатах сверх нормы, требующих удержания налога, приказ храниться одновременно с документами по выдаче заработной платы сотрудникам в течение 75 лет.

Удержание НДФЛ из сумм компенсации

Компенсационная выплата, предоставляемая лицу в соответствии с законодательными нормами, не подлежит налогообложению (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы, выплачиваемые сверх норм, облагаются в общем порядке. Полученная работником компенсация признается доходом лица, связанным с ведением трудовой деятельности.

При отсутствии в организации актуальной по срокам действия СОУТ нормы не считаются определенными. Полученные сотрудником от предприятия молоко или компенсация, выданная взамен него, считаются доходом лица, облагаемым НДФЛ.

По мнению Минфина, на доходы лиц, чьи условия труда признаны допустимыми, при выдаче молока или денежного эквивалента, не распространяются положения об освобождении сумм от обложения НДФЛ.

Директор Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики И.В.Трунин

Пример об удержании налога с доходов. Компания оформила на стажировку по должности сварщика студента, принятому по учебному договору без приема в состав штата. Стажировка проходит во вредных условиях труда. При осуществлении практической работы студенту выдается молоко. Основываясь на разъяснениях, предоставленных Минфином РФ (письмо от 16.01.2017 № 03-04-06/1220), бухгалтерия произвела удержание НДФЛ. Действие освобождения на лиц, не входящих в штат сотрудников, не распространяется.

Налогообложение компенсации взносами

Выплаты работникам облагаются взносами в фонды, за исключением сумм, освобожденных от налогообложения. Компенсация, эквивалентная стоимости молока, не является объектом обложения взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Предприятие может выдавать диетические продукты сверх установленных нормативов за счет работодателя на основании распоряжения руководителя. Сверхнормативные выдачи или эквивалентные выплаты подлежат налогообложению. 

При страховании от производственного травматизма выдача молока не облагается взносами, кроме случаев получения денежного эквивалента (ст. 20.2 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Особенность отчислений взносов на компенсационные выплаты обусловлена необходимостью предотвращения профессиональных заболеваний. Употребление молока и аналогов способствует выведению из организма канцерогенов и других вредных веществ. При работе с некоторыми видами металлов предусмотрено предоставление сотрудникам кисломолочных продуктов.

Ошибки при осуществлении выплат

Ошибка № 1. Вредные условия при исполнении должностных обязанностей определяются СОУТ. Если в процессе проверки при очередной аттестации выявляется отсутствие негативных факторов, условия найма меняются. К трудовому договору составляется дополнение об изменении условий с предупреждением за 2 месяца. Ошибочной является позиция о продолжении выдачи молока и аналогов в течение срока уведомления. После признания условий соответствующими нормальным выдача молока и эквивалентов прекращаются сразу после утверждения оценки и согласования с представителем коллектива.

Ошибка № 2. При установлении особо вредных элементов влияния лицам предоставляется диетическое питание. Ошибочным является мнение о продолжении обеспечением молоком наряду с профилактическим питанием. После назначения питания остальные выдачи прекращаются.

Читайте также статью ⇒ Предел вычетов по НДФЛ.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 2. Как документально подтвердить стоимость молока для выплаты компенсации и включения суммы в состав расходов?

Организация для получения точных сведений о стоимости может заключить договор с региональным органом Росстата для ежемесячного получения сведений. Справки, полученные в рамках договора, являются платными услугами. Вторым способом получения информации является распечатка данных с официального сайта органа.