Ситуации, при которых экономические субъекты имеют право выплачивать компенсацию проезда к месту отдыха и обратно, довольно редки. По этому вопросу российским законодательством установлен целый ряд ограничений. Поэтому, прежде чем компенсировать расходы за проезд к месту отдых, необходимо установить, кому и в каких случаях положена данная выплата, кто имеет на нее право, какие особенности начисления для регионов Крайнего Севера, сотрудникам, пенсионерам, госслужащим.
Кто имеет право на компенсацию за проезд к месту отдыха и обратно?
Кто вправе рассчитывать на возврат стоимости проезда по России в местность, где будет протекать отпуск отражено в таблице ниже. Единым условием для всех претендентов на подобную выплату является проживание их в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним местностям (КСиПМ), определенным законодательством. Для жителей крайнего севера предоставляется дополнительный отпуск, об этом читайте в статье: → «Предоставление дополнительного ежегодно оплачиваемого отпуска«.
| категория лиц | кто возмещает расходы | в каком виде и размере происходит компенсирование | частота производимых выплат |
| пенсионеры по возрасту или по инвалидности, не имеющие заработка | местный орган ПФР | предоставляются документы на дорогу либо производится денежный возврат осуществленных по факту расходов | 1 раз в 2 года |
| трудящиеся коммерческих фирм, находящихся в регионе Крайнего Севера и приравненной к ним местности | работодатель за счет собственных средств | согласно положениям соглашения членов трудового коллектива с нанимателем или другого внутреннего документа коммерческой структуры | |
| работающие в госорганах и учреждениях федерального значения | федеральные госорганы и учреждения, государственные внебюджетные фонды | оплата проезда любым транспортом по территории России, не считая такси, провоз багажа весом ≤ 30 кг. | 1 раз в 2 года |
→ «Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск«,
→ «Как правильно составить заявление на отпуск. Образец?«
Особенности начисления компенсации для пенсионеров регионов Крайнего Севера
Пенсионеры северных районов, которые не работают, при обращении за компенсацией должны избрать один из двух способов ее предоставления:
- обратиться с заявлением о приобретении для него билетов для проезда в место отдыха, которое ему было предложено органами соцобеспечения, предъявив для этого любой документ, в котором официально прописано, где и когда запланирован отдых. Заявление можно оставить в пенсионном фонде либо в МФЦ по месту проживания;
- второй способ – предъявить уже приобретенные билеты с просьбой вернуть израсходованные на них средства.
Компенсация проезда к месту отдыха и обратно для госслужащим
Для лиц, трудящихся в государственных структурах — внебюджетных фондах и федеральных органах, и учреждениях, находящихся в регионах Крайнего Севера и прилегающих к ним , существует ряд особенностей при компенсации проезда к месту отдыха и обратно:
- вернуть возможно только осуществленные затраты на проезд по России;
- на себя и членов семьи, проживающих вместе с работником, и которые нигде не трудятся;
- выплаты не зависят от периода использования отпуска.
Особенности предоставления компенсаций за проезд
Коммерческим компаниям рекомендуем максимально развернуто описать методику расчета компенсаций по проезду на отдых. Это их прерогатива, и от того, сколько, кому и в какие сроки предусмотрены данные выплаты, будут зависеть затраты компании на данные мероприятия, которые в законе прописаны для расположенных в районах КСиПМ учреждений, как обязательные.
Компенсация проезда имеет целый ряд нюансов, который необходимо учесть бухгалтерам госучреждений:
- оплата производится туда и обратно с учетом минимальной стоимости и самой короткой дороги;
- выплата осуществляется не менее, чем за 3 дня до даты отбытия в отпуск, а компенсируемая авансовая сумма является приблизительной;
- сумма окончательной компенсации устанавливается по факту затрат отпускника на проезд по завершению отпуска и возвращения из него;
- компенсируются затраты на дорогу к месту отпуска и назад при конкретном отпускном периоде, которые не переносятся на будущее;
- представителям госучреждений и органов, а также вне бюджетников выплаты осуществляются по тому рабочему месту, которое расценивается как основное.
Коллективные договоры, заключаемые между трудящимися и работодателями предприятий, размещенных в районе Крайнего Севера и прилегающих территориях, устанавливают свои условия по компенсации за проезд к месту отдыха, но их размер должен быть не ниже суммы, предусмотренной при осуществлении аналогичных выплат для работающих в других федеральных субъектах.
О чем чаще всего спорят работодатели и работники?
Наиболее часто конфликты при компенсировании возникают в вопросе правомерности его предоставления в следующих случаях, отраженных в таблице ниже.
| Предмет спора | Решение по вопросу (позиция суда) |
| выплата компенсации за поезд к месту отдыха и обратно только членам семьи, не имеющим работы | на отдыхающего отдельно ребенка или супруга возмещение стоимости дороги не осуществляется |
| Компенсация расходов проезда в случае отбытия к месту отдыха работника и остальных членов семьи в различные дни | в данных обстоятельствах проезд компенсируется, так как это одновременный отдых |
| возмещение работодателями проезда к месту отдыха не работающих в регионе Крайнего Севера и прилегающих территорий | законодательством прописано право на компенсацию только работников предприятий, расположенных в зоне КСиПМ |
| иное место, признаваемое наряду с регионами Крайнего Севера и прилегающих территорий для проездных выплат | иным для осуществления выплат признается район, не относящийся к региону КСиПМ, но с действующим районным коэффициентом и надбавкой в % к заработку |
Важно! Адрес местонахождения экономического субъекта не является причиной для компенсационных выплат. Для осуществления данных выплат важно фактическое расположения рабочих мест компании на Крайнем Севере и в аналогичных регионах.
Облагается ли возмещение проезда страховыми взносами и НДФЛ?
Рассмотрим подробнее, нужно ли начислять страховые взносы в фонды и удерживать НДФЛ при возмещении расходов на проезд к месту проведения отпуска в таблице ниже.
| НДФЛ | Страховые взносы в ПФР | Страховые взносы на медицинское страхование | Страховые взносы в ФСС | |
| на пособие соцстраха | на несчастные случаи на работе | |||
| нет | не облагается, при весе провозимого багажа более 30 кг;
при заграничном отдыхе компенсируется только сумма проезда по России до пункта пограничного контроля |
|||
Аналогично не производится обложение страховыми взносами во внебюджетные фонды сумм компенсации проезда к месту отдыха и обратно в случае возмещения произведенных расходов при его увольнении.
Как видно из приведенной таблицы не облагаются взносами только компенсирующие суммы на проездные документы в рамках, принятых для трудящихся в органах федеральных госструктур, ограничений по суммам таких выплат:
- ограничивается стоимость провозимого багажа тридцатью кг;
- расходы на оплату дороги на самого сотрудника и его семьи осуществляется только при проезде внутри России. Для отдыха за границей суммы за проезд по территории иностранных государств не компенсируются.
- членами семьи, следующими на отдых вместе с работником, на которых полагается возмещение стоимости их проезда, являются лица, которые:
- Проживают там же, где и сотрудник компании, находящейся в районе Крайнего Севера и прилегающих территорий.
- Не работают.
- Состоят в супружеских отношениях с ним.
- Являются его несовершеннолетними детьми.
Примеры компенсирующих условий в коллективном соглашении
Пример #1. Рекомендованные пункты для трудового договора
- Работодатель возмещает членам трудового коллектива и на лиц, состоящим с ними в браке, а также детям, не достигшим 18 лет, сумму проезда к месту отдыха и обратно, а также сумму провоза 30 кг багажа на основании документально подтвержденных действительных затрат, но не более, чем 50 тысяч рублей на всю семью с периодичностью 1 раз в год.
- Авансовая компенсационная оплата составляет 25 тысяч рублей и производится за 3 дня до отбытия в отпуск.
- Работнику в целях соблюдения пункта 1 данного положения производится доплата до суммы, компенсирующей окончательно фактически произведенные затраты на приобретение билетов до места отдыха и оплату багажных квитанций, но не более, чем 25 тысяч рублей, если фактическая стоимость проезда на семью в отпуск и возврат из отпуска обошлись ему более, чем на 50 тысяч рублей.
- Срок доплаты составляет 5 дней с момента подтверждения проездных затрат, но не более, чем 6 календарных месяца после последнего отпуска.
- При обращении за окончательным возмещением в срок более поздний обозначенного в пункте 4 данного положения, доплата не производится.
- Если подтвержденные затраты на дорогу в отпуск и назад меньше суммы аванса, выданного в счет, их компенсации, то в 30-дневный срок необходимо возвратить излишне полученную сумму.
- В случае возникновения спорных вопросов при выплате компенсации работнику следует обратиться за разрешением конфликтной ситуации в первичную профсоюзную организацию.
- Для получения компенсации на членов семьи работнику надлежит подтвердить факт их проживания с ним и родственные связи следующими документами:
- выпиской из финансово-лицевого счета;
- копиями свидетельств о браке и/или рождении ребенка/детей.
Как видно из данного примера работодатель постарался максимально конкретизировать порядок выплаты компенсации проезда к месту отдыха и обратно для минимизации возможных споров с сотрудниками в дальнейшем.
Пример #2. Последствия не включения пунктов на компенсацию
Работодатель проигнорировал трудовое законодательство и не стал прописывать в коллективном договоре с сотрудниками положения о компенсации проезда в отпуск, решив, что данная мера является обязательной только для госучреждений, находящихся на территории КСиПМ.
Профсоюз компании решил отстоять права работников и обратился в суд.
Суд указал работодателю на обязательность исполнения существующей нормы трудового права и обязал возмещать трудящимся проездные расходы для прибытия в отпуск и возврата домой.
Экспресс ответы на актуальные вопросы
Вопрос №1. Каким может быть максимальный размер компенсации проезда к месту отдыха и обратно в коммерческих структурах регионов КСиПМ?
Ответ. Максимально допустимо предусмотреть возмещение расходов в полной сумме расходов на проезд и провоз багажа. Но предостерегаем компании на тот случай, если они решат компенсировать своему персоналу проезд на отдых за пределами России. Тогда вопрос о правомерности такой компенсации может оказаться в поле повышенного внимания контролирующих органов и внебюджетных фондов.
Вопрос №2. Что при компенсировании затрат на оплату дороги в отпуск и возврат из него нужно предусмотреть, чтобы не вызвать претензии со стороны внебюджетных фондов, если работодатель закрепил в коллективном договоре пункт о ее полном возмещении независимо от территории, по которой проезд осуществляется?
Ответ. С нашей точки зрения в такой ситуации необходимо вести раздельный учет расходов, компенсируемых за проезд по российской территории и за ее пределами. Компенсируемую стоимость проезда за границей следует обложить страховыми взносами.
Вопрос №3. Что следует предпринять бухгалтерии компании, которая компенсирует стоимость сверхнормативного по весу провоза багажа?
Ответ. При принятии решения о возмещении расходов в большем размере, чем предписано законодательством для государственных структур, с суммы сверхнормативной выплаты необходимо рассчитать СВ на все обязательные виды страхования во внебюджетные фонды.
Вопрос №4. Допускается ли возместить расходы на оплату билетов для проезда неработающей супруги на отдых, если работник предприятия Крайнего Севера остался дома и в отпуск не поехал.
Ответ. Нет, не допускается. Выплата возмещения производится только в случае совместного пребывания на отдыхе.
Вопрос №5. Допускается ли возместить расходы на оплату билетов для проезда неработающей супруги на отдых, если работник предприятия Крайнего Севера выехал в отпуск позже, а вернулись они вместе.
Ответ. Да, допускается. В таком случае отдых будет считаться проведенным совместно, а значит стоимость проездных билетов на сотрудника и на его супругу подлежит компенсации.
Вопрос №6. Обязан ли экономический субъект, находящийся в ЦАО,возмещать работающему у нее надомнику, местом проживания которого является Крайний Север, раз в два года оплату дороги к месту проведения отпуска и возврат из него по его заявлению при предоставлении им соответствующих проездных документов?
Ответ. Так как данное лицо не просто проживает, но и трудится в регионе КСиПМ, выполняя возложенные на него трудовые функции, то он также вправе обратиться о компенсировании проездных затрат.
Вопрос №7. Можно ли с суммы компенсации расходов за проезд к месту отдыха и обратно удержать алименты с работника в пользу несовершеннолетнего ребенка?
Ответ. Как показывает судебная практика данная компенсация гарантирована законом, она не включается в заработок и не считается каким-либо доходом. Поэтому удержать с такой выплаты алименты в пользу несовершеннолетних детей нельзя.
Автор: Артемова Юлия Семеновна, эксперт по ведению бухгалтерского учета на производственных и в издательских организациях, главный бухгалтер в ООО «Альбатрос» с 1997 года, опыт бухгалтерского учет более 24 лет, эксперт-автор сайта «Бухгалтерия для чайников»
Загрузка...
