Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение (документы, ведение, штрафы)

В 2024 году установлены специальные правила и  порядок исполнения кассовой дисциплины.  Под последней понимают  выполнение предпринимателем  или компанией  всех правил осуществления наличных расчетов  с контрагентами, которые установлены законодательно.

Концепция понятия в 2024 году

Кассовая дисциплина – это соблюдение правил осуществления расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, установленных законодательно в РФ.  Среди основных регулируемых операций: приходно-расходные.

Основные типы операций, которых касается соблюдение правил:

• инкассация финансовых средств;
• расчеты с подотчетными лицами;
• расчеты с персоналом по выплате зарплаты;
• возврат и выдача займов;
• получение или сдача денег в банк.

Упрощение учета с использованием кассовой дисциплины

Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным.  К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:

• малый бизнес;
• микробизнес;
• ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).

К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:

• численность персонала от 16 до 100 человек;
• доход за год не выше 400 млн. рублей;
• к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
• организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.

         Важно! Доля собственности государства в уставном капитале этих фирм не выше 25%.

Основные правила

Основными  правилами  соблюдения кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов, которые отражают движение наличных средств в кассе;
• соблюдение лимита кассы (установлен в самой компании расчетным путем. К концу рабочего дня сумма в кассе не может превышать данное значение);
• соблюдение правил выдачи наличных денег под отчет;
• соблюдение лимита на допустимую сумму наличных расчетов между юрлицами  и  ИП (не более 100 т.р.).

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 1: на что можно и  нельзя тратить выручку?

Момент трат сумм полученной выручки является центральным в соблюдении кассовой дисциплины.

На что можно тратить выручку из кассы:

• выплаты агенту при банковских операциях;
• выдача финансов на личные нужды предпринимателя;
• оплата товара, который был возвращен;
• страховые выплаты;
• расчеты по зарплате;
• расходы на выплату стипендий;
• выдача командировочных;
• выдача сумм под отчет;
• расходы на товары (кроме покупки ценных бумаг).

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 2: Лимит денег в кассе

Данный предел в компании устанавливается самостоятельно.  При расчетах учитываются следующие факторы:

• сфера деятельности компании;
• сезонность;
• ежедневная выручка;
• расходы компании.

Лимит остатка — это ограничение размера «Налички», которую разрешено хранить в кассе.  Деньги свыше этой суммы кладутся в банк.

Расчет лимита в кассе проводится по двум вариантам:

• по сумме доходов;
• по сумме расходов.

Первый вариант использует формулу:

Л = В / П * Ч,

Где    Л – лимит в кассе, т.р.;

В – выручка компании, т.р.;

П – период времени, дни;

Ч – частота сдачи денег в кассу, дн.

Пример № 1. Исходные данные для расчета:

• пик работы магазина по выручке – 1,5  последние недели года. Официально рабочих дней – 7;
• инкассация проводится раз в 3 дня;
• выручка составила 250 т.р.;

Расчеты:

Л = 250 / 7 * 3 = 107,1 т.р.

Лимит в кассе компании должен составлять 107, 1 т.р.

Оставшаяся сумма сверх лимита должна быть передана в банк на инкассацию.

Второй вариант расчета учитывает сумму расходов компании. Формула выглядит так:

Л = Р / П * Ч,

где    Р – сумма  расходов фирмы, т.р.

         Пример № 2. Исходные данные для расчета:

• период – август;
• число дней – 23;
• выплаты за период составили 350 т.р.;
• инкассация один раз в 7 дней.

Расчеты:

350 / 23*7 = 106,5 т.р.

Лимит в кассе установлен 106, 5 т.р.

Формула и методика расчета лимита обязательно указываются в учетной политике компании.

Важно!  В 2024 году расчет лимита можно производить в произвольной форме.  Надо только обязательно указать применяемый способ расчета.  Документооборот остается тем же.

Среди основных документов при установлении лимита выделяют:

• приказ об установлении либо отмене лимита;
• пример расчета.

Скачать образцы и бланки данных документов можно ниже.

Расчеты наличными

Образец приказа установления лимита

Образец приказа об отмене остатка лимита

 Условие соблюдения кассовой дисциплины № 3: лимит расчетов наличными

Другим важным элементом кассовой дисциплины является установление лимита при расчетах наличными между юридическим лицами и ИП.  Предел такой суммы зафиксирован  в размере 100 т.р. по  одному договору.

Важно! Если в расчетах участвует физическое лицо, то все лимиты по расчетам отменяются.

В таблице ниже отражены возможные варианты.

Важно! Даже если срок действия договора истек, лимит все равно действует.

Пример № 3. Компания ООО «Факел» заключила с ООО «Прайм» несколько договоров:

• контракт 1 – 123 т.р.;
• контракт 2 – 250 т.р.;
• контракт 3 – 56 т.р.;
• контракт 4- 78 т.р.;
• итого: 507 т.р.

Наличными деньгами можно оплатить:

• контракт 1 – 100 т.р.;
• контракт 2 – 100 т.р.;
• контракт 3 – 56 т.р.;
• контракт 4- 78 т.р.;
• итого: 334 т.р.

Остаток средств в размере: 507 – 334 = 173 т.р. можно оплатить через счет безналичным вариантом.

В приложении к статье представлена официальная таблица, в которой приведен перечень расходов для траты  наличных средств в рамках установленного лимита.

Пример расчета лимита

            Условие соблюдения кассовой дисциплины № 4: прием наличных

Это условие  по-разному соблюдается в зависимости от категории бизнеса:

• для малых форм и микропредприятий оформлять ПКО не надо, так как они применяют упрощенный вариант отчетности;
• для среднего и крупного бизнеса прием наличных обязательно осуществляется с использованием приходника (ПКО)

Обязательные реквизиты  документа:

• подписи бухгалтера (руководителя);
• точное указание передаваемой суммы;
• наличие документов подтверждения, если такие указаны в ПКО.

Пересчет получаемых средств производится в присутствии лица, которое передает наличность.  При совпадении сумм на ПКО ставиться печать и подпись  (на квитанции). Сама квитанция передается стороне расчетов.

Скачать  бланк ПКО по форме КО — 1 можно ниже.

Бланк ПКО форма КО-1

            Условие соблюдения кассовой дисциплины № 5: выдача  наличных

При выдаче наличных под любую цель обязательно оформление расходника (РКО) по форме КО-2.

Обязательные элементы бланка:

• подпись бухгалтера (руководителя);
• соответствие суммы выдаваемой и указанной в бланке.

Для выдачи средств необходимо:

• идентифицировать лицо, получающее средства, по  документу (паспорту);
• выдать сумму;
• получающий пересчитывает средства;
• роспись о получении в расходнике.

Скачать  бланк РКО по форме КО — 2 можно ниже.

Бланк РКО по форме КО-2

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 6:  Кассовая книга

Все денежные операции, проводимые в компании, заносятся в  кассовую книгу: поступление и расходование.  Все суммы в ней подтверждаются документально.

Скачать  форму кассовой книги КО-4 можно ниже.

Кассовая книга по форме КО -4

Среди прочих форм кассовой документации можно назвать:

• книга учета денежных средств по форме КО-5;
• платежная (форма Т-53) и расчетно-платежная ведомость (форма Т-49).

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца

ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств  от клиентов.

Требования к новому образцу ККТ:

• касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
• на корпусе указан заводской номер кассы;
• наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
• наличие встроенных часов онлайн-режима;
• возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
• печать фискальных документов;
• формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по  требованию в соответствующие органы;
• возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
• прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
• печать QR кода на чеке;
• возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий  момент времени по запросу;
• возможность поиска любого документа по номеру;
• исполнение протоколов обмена информацией.

При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:

• форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
• журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
• журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
• акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Обязанность за соблюдением кассовой дисциплины лежит на сотрудниках, которые непосредственно участвуют в процессе.

Возможно, что в штате компании есть специально выделенный сотрудник, который контролирует все процессы соблюдения кассовой дисциплины. Тогда и ответственность  за нарушения несет он.

Кроме того, руководитель (или ИП) также несет ответственность за ведение кассовых операций.

В компании должно быть разработано Положение о кассовой дисциплине.

Скачать образец Положения о кассовой дисциплине в 2024 году можно здесь.

Мероприятия по проверке со стороны налоговых органов

Для проверки  соблюдения кассовой дисциплины проводится выездная налоговая проверка.

Основные вопросы, которые тщательно изучают налоговики для  контроля:

• алгоритм поступления выручки;
• наличие средств выручки, которые не были оприходованы;
• соблюдение лимита кассы;
• состояние и работа ККТ нового образца;
• соответствие кассовых документов фактическим суммам;
• факт выдачи чеков покупателям;
• подозрение вызывает выдача крупных сумм под отчет.

Ответственность за нарушения кассовой дисциплины

Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:

• превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
• наличность не была оприходована;
• хранение наличных денег вне сейфа;
• наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
• трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.

В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.

Что нового в 2024 году?

Основной нормативный документ, регулирующий порядок осуществления кассовых операций: Указание ЦБ РФ  от 11.03.2014 № 3210-У. Поправки были внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 ;№ 4416-У.

Основные внесенные поправки:

• выдача подотчетных сумм может осуществляться без заявления. Важно, чтобы был издан приказ о выдаче подотчетных сумм;

Образец приказа о выдаче сумм под отчет можно скачать здесь.

• получение нового аванса возможно без отчета по старому;
• создавать расходники по возвращенному товару больше нет необходимости. Достаточно пробить чек с признаком «Возврат прихода».

         Важно! С июля 2024 года  был продлен срок для новых ККТ для бизнесменов, не имеющих сотрудников, а также изменены правила выдачи чеков (ФЗ № 129 от 06.06.2024);

• первичные документы оформляются в электронном виде.  Однако необходима усиленная квалифицированная подпись.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Надо ли пользоваться специальным бланком для расчета лимита?

Ответ. Нет. Эта процедура отменена еще в 2012 году. С 2014 года достаточно просто применять специальную формулу. Оформление может быть любое.

Вопрос № 2. ООО ведет торговую деятельность с оборотом 80 млн. рублей в год. Число сотрудников – 50 человек. Надо ли   устанавливать лимит кассы?

Ответ. По закону лимит устанавливать не нужно, так как компания относится к предприятиям малого бизнеса.

Наиболее распространенные ошибки

         Ошибка № 1. Отсутствие  кассовой книги у организации на УСН. Организация, применяющая УСН, не вела кассовую книгу,  так как считала, что  субъекты малого бизнеса освобождены от этого.  Получается, что средства не оприходовались.   Возникает правонарушение по  п.1 ст.15.1 КоАП.

Ошибка № 2. Денежные средства приходуются в кассу с опозданием.  Денежные средства приходуются с опозданием в два-три дня. Нарушение п.4.6. Указаний № 3210-У.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в организациях является очень важным моментом и инструментом управления бизнесом.  При работе с наличными  компании обязаны соблюдать установленный законом  порядок, лимит расчетов и документальное оформление.  Обязательным является применение ККТ современного образца.