Многие организации, например, налоговые требуют подготовить предприятия заверенные документы. Заверить документы в некоторых случаях может генеральный директор, но в большинстве случаев заверением занимаются нотариусы. Несмотря на это, заверение документов государство регулирует с помощью нормативно-правовых актов, которые предусматривают определённую процедуру и правила заверения.
Как грамотно заверять копии документа, состоящего из нескольких страниц?
В первую очередь необходимо обозначить, что порядок заверения документов регламентирован в законодательстве Российской Федерации.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, которая утверждена приказом Российского архива 11.04.2018 № 44.
- Письмо Министерства финансов России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336.
- Приказ ФНС и Министерства финансов России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
- Приложение к Приказу ФНС и Министерства финансов России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
Отметка о заверении копии страниц
Отметка о заверении документа может стоять как на каждой странице, так и в конце самого документа, который может быть прошит или скреплён другим способом. Отметка в середине документа, то есть на каждой странице, выглядит следующим образом:
Верно.
Генеральный директор Плюшкин С.С. Плюшкин
12.10.2020
Печать
В конце документа, на последней странице, отметка выглядит иначе:
Верно.
Генеральный директор Плюшкин С.С. Плюшкин
12.10.2020
Подлинник документа находится в ПАО «Ромашка» в деле № 43-2
Печать
Наклейка для заверения документов и заверительная надпись
Наклейка необходимо для того, чтобы прикрепить её на место скрепления документа с оборотной стороны на последнем листе.
Она должна соответствовать следующим требованиям:
- Форма: прямоугольная.
- Материал: бумажная.
- Размер: 4-6 см на 4-5 см.
- Правила крепления: за края могут выходить концы прошивных нитей не более чем на 20-25 мм.
Наклейку всегда затрагивает заверительная надпись – специальный штамп с информацией о количестве заверенных страниц, должность, ФИО и подпись лица, который занимался заверением документа, дата заверения. Как правило, выглядит она так:
Прошито, пронумеровано и скреплено печатью
кол-во страниц цифрами (расшифровка) листов
Должность ____________________________
Подпись _____________/_________________
«_____»__________________20___ г. МП
В законе нет указания на то, кто должен заверять документы, однако преимущественно этим должен заниматься генеральный директор.
Внешний вид документа
Многостраничный документ всегда должен быть прошит. Концы нити – на обратной стороне в конце документа связаны, на что и крепится наклейка. Если документ объёмом на несколько томов или частей, подобную процедуру прошивки, скрепления наклейкой и заверительной надписью должен быть повторён на каждом из них.
Как заверить документ для налоговых органов?
Каждая копия документа располагается в одной сшивке, которых может быть несколько направленных на один адрес. Любое направление должно быть отправлено вместе с сопроводительным письмом, каждое из которых выглядит так:
Уважаемый Семён Семёнович!
В ответ на Ваш запрос направляем Вам копии документов ПАО «Ромашка».
Приложение:
1. Копия Устава ПАО «Ромашка» на 30 л. в 2 экз.
2. Копия свидетельства о государственной регистрации
юридического лица в на 2 л. в 2 экз.
Загрузка...