ФОТ: расшифровка понятия и правила расчета

Расшифровка и понятие ФОТ

ФОТ расшифровывается как «Фонд оплаты труда» и содержит в себе множество категорий, например, льготные социальные выплаты, компенсации и прочее. При этом, каждая отдельная категория в перечне имеет свои особенности и характеристики.

Фонд оплаты труда позволяет проводить статистическое изучение управления организацией и способствует выявлению его эффективности или неэффективности. Кроме того, ФОТ является показателем расходов на оплату труда, что помогает принятии кадровых решений.

Важнейшим аспектом является законодательное регулирования вопросов о фонде оплаты труда. Нормативно-правовое регулирование не содержит в себе конкретного перечня видов выплат, которые относятся в фонд оплаты труда. Определение выплаты к ФОТ осуществляется работодателем на основе опыта и преследуемых целей. Работодатели чаще всего включают в ФОТ заработная плата, отпускные средства, страховые взносы и льготные социальные выплаты.

Структура фонда оплаты труда (ФОТ)

Осуществление выплат, входящих в фонд оплаты труда, происходит как в денежной, так и в натуральной форме. Натуральная форма заключается в выплате без использования денежных средств.

В фонд оплаты труда включаются:

• Заработная плата работников.
• Надбавки к заработной плате, премии и иные стимулирующие выплаты.
• Бонусы и комиссионные выплаты.
• Компенсации за особый режим труда.
• Компенсации за неиспользованный отпуск.
• Отпускные выплаты за любые оплачиваемые отпуска.
• Выходные пособия.
• Выплаты по листкам нетрудоспособности.
• Оплата медицинских услуг.
• Оплата периодов вынужденного простоя.

Подобный список может быть дополнен, а некоторые положения возможно подвергнуть исключению. Иногда работодатели в структуру формы оплаты труда включают материальную помощь сотрудникам, льготные категории, положенные в определённым компаниях, например, оплата питания, абонемента в спортивный зал, оплата транспортных расходов. К примеру, подобную политику с включением дополнительных категорий в ФОТ проводят крупные корпорации, в частности, «Google».

Важным фактом в данном случае является то, что в расчёт фонда оплаты труда часто включаются выплаты по договорам подряда. Гражданско-правовые договоры заключаются, как правило, не с сотрудниками, но всё равно учитываются при расчёте фонда оплаты труда, даже если выплат по нему произведено не было.

Способы расчёта фонда оплаты труда за конкретные периоды

Фонд оплаты труда принято рассчитывать за конкретные периоды – за месяц и за год.

При расчёте годового фонда оплаты труда необходимо знать данные по прошедшему календарному году. Кроме того, для расчёта нужно иметь определённые документы:

• Расчётные Ведомости по заработной плате за предыдущий год.
• Табели учёта рабочего времени за весь календарный год.
• Штатное расписание организации – один из важнейших документов, содержащий оклады каждого работника.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание – это документ, который содержит в себе тарифные ставки и оклады каждого из работников, имеющий разделение по отделам и занимаемым должностям.

Каждый раз после составления штатного расписания работодатель обязан принять приказ об утверждении штатного расписания. Он содержит 3 пункта, в которых, во-первых, утверждается штатное расписание с обозначенной даты, во-вторых, обозначена недействительность предыдущего штатного расписания, в-третьих, назначается ответственных за исполнение данного приказа.К приказу, как правило, прикрепляется приложение. 

Само штатное расписание составляет в виде таблицы, куда вносятся необходимые данные:

• структурное подразделение (наименование и код);
• должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация; 
• количество штатных единиц;
• тарифная ставка (оклад) и пр. в руб.;
• надбавки;
• всего в месяц, руб.;
• примечание.

Кроме того, в документе обозначено наименование организации, дата составления документа, дата утверждения приказом организации и период, на который составляется штатное расписание (на 6 или 12 месяцев).

Под таблицей есть графы для подписей руководителя кадрового отдела и главного бухгалтера.

Что такое табели учёта рабочего времени?

Табель учёта рабочего времени является обязательным документом для каждой организации, поскольку в данной документе фиксируется отработанное время каждого сотрудника, на основе чего им выплачивается заработная плата. 

Табель выглядит как таблица, в которой обозначены ФИО работника, месяц и дата, количество отработанных часов, графа для заполнения данных о полученной заработной плате. Необходимо отметить, что сверхурочная работа тоже отмечается в табеле учёта рабочего времени. При этом, ведение документа должно быть внимательным: изменение состава рабочего состава в списке сотрудников может быть вызвано исключительно изменениями в отделе кадров, то есть, после принятия на работу или увольнения конкретного работника.

Кроме того, в табеле учёта рабочего времени содержится информации о наименовании организации, дате составления табели, наименование самого документа, единицы изменения, должности, ФИО и подписи ответственных лиц. 

Существуют несколько форм заполнения табели учёта рабочего времени. Одна из них — № Т-12 – содержит информацию о выплатах сотрудникам заработной платы. Другая гораздо проще, она используется в тех случаях, когда учёт ведётся автоматически. В такой форме (№ Т-13) нет столбцов для учёта полученных выплат и заработной платы.

Табель учёта рабочего времени предполагает составление документа – Положения об учёта рабочего времени, который фиксирует, например, виды учёта рабочего времени.

Формулы расчёта формы оплаты труда

В экономической теории предлагается 2 формулы для расчёта ФОТ. Первая необходима для получения статистических данных, которые используются в бухгалтерском учёте, а вторая считается универсальной и является показателем финансовой-хозяйственной деятельности организации.

ФОТ необходимо рассчитывать с помощью сложения кредитов с определённых счетов: 73 — «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 70 — «Расчёты с персоналом по оплате труда», 69 — «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению», которые, в свою очередь, имеют конкретную корреспонденцию со счетами:

• 08 — «Вложения во внеоборотные активы»;
• 20 — «Основное производство»;
• 25 — «Общепроизводственные расходы»;
• 26 — «Общехозяйственные расходы»;
• 91 — «Прочие доходы и расходы» и прочее.

Вышеупомянутый расчёт является показателем фонда оплаты труда за прошлый год, а если поделить полученный результат на количество месяцев, можно получить среднемесячный фонд оплаты труда. При необходимости получения данных за конкретный месяц в году все вышеперечисленные показатели нужно взять в рамках одного месяца.

Первый способ расчёта ФОТ выглядит так:

ФОТг=ЗПг+Дг+Нг

ФОТ(г) – показатель годового фона оплаты труда;

ЗП(г) – общий показатель заработной платы, начисленной за год всем сотрудникам;

Д(г) – общий показатель всех доплат за год;

Н(г) – общий показатель всех выплаченных надбавок за год.

Кроме этого, в некоторых случаях, когда работодатель выплачивает заработную плату с районными коэффициентами, их тоже необходимо сложить с уже имеющимися показателями.

Второй способ расчёта ФОТ сложнее:

ФОТг=ЗПсм*Чсм*12

ФОТ(г) – показатель годового фонда оплаты труда;

ЗП(см) – среднестатистический показать месячной заработной платы, который можно рассчитать, сложив всю полученную за год заработную плату и разделить на 12;

Ч(см) – среднестатистический показатель численности работников организации за месяц, который рассчитывается аналогичным образом (сложить численность персонала отдельно каждого месяца, сумму разделить на 12);

12 – количество месяцев в году.

Справка о ежемесячном фонде оплаты труда

Справка, отражающая ФОТ за месяц, необходимо при выполнении любых финансовых операций. Её вправе затребовать Управление Федеральной налоговой службы, которое осуществляет контроль за финансовой документацией организацией. Кроме того, справка о ФОТ может быть оформлена для страховых организаций и банков.

Не существует единой формы для оформления данного документа, однако в справку необходимо включить следующие данные:

• Название и реквизиты организации;
• Расчётный период, за который оформлена справка (в данном случае, месяц).Возможно указание конкретных чисел месяца, например: 01.01.2020-31.01.2020;
• Переходящее сальдо прошлого периода;
• Перечисленные суммы;
• Начисленные суммы, в которые включаются отпускные, больничные выплаты, премии, надбавки, компенсации, заработная плата за отработанное время и пр.

При этом, некоторые организации, имеющие полномочия запросить справку о ФОТ, представляют собственную форму для заполнения, в которую нужно внести данные.

Один из возможных вариантов форм справки о ежемесячном фонде оплаты труда:

Общество с ограниченной ответственностью 

«Ромашка»

100100, г. Санкт-Петербург, ул. Ленина, д. 1, стр. 1, тел. 111-11-11

Тел/факс 111-11-11

E-mail: romashka@email.ru

10.10.2020

Справка

Дана Петрову Петру Петровичу в том, что он работает в ООО «Ромашка» на должности главного инженера-технолога с 10.01.2018 года по настоящее время.

Среднемесячная заработная платят Петрова П. П. составляет 100 000 (сто тысяч) рублей.

На период с 1 ноября по 10 декабря 2020 года Петрову П. П. будет предоставлен очередной ежегодный отпуск с сохранением должности и заработной платы.

Заместитель Генерального директора                                                             С.С.Сидоров

Главный бухгалтер                                                                                             И.И.Иванова

                                                                                  (место для печати)