Форма Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы)

Одним из обязательных документов, подтверждающих факт работы сотрудника, является табель учета рабочего времени. Рабочим временем считается время, в течение которого сотрудник организации исполнял должностные обязанности и другие периоды времени, которые по ТК РФ являются рабочим временем. Для учета отработанного времени организации самостоятельно выбирают использование форм: Т-12 или Т-13. Эти унифицированные формы разработаны и утверждены Госкомстатом России. Рассмотрим порядок заполнения формы Т-12.

Основания для ведения табеля

Трудовым кодексом устанавливается обязанность ведения учета времени, который отработан сотрудниками организации всех подразделений. Форма Т-12 относится к первичным документам, которая согласно закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ непосредственно в такой форме, не является обязательной к использованию с 01.01.2013г. для организаций негосударственного сектора.

Важно! Самостоятельно разработанные шаблоны первичных документов должны быть оформлены в соответствии с законодательством: проведены приказом и их форма приложена к приказу.

Документы, являющиеся основанием для ведения табеля:

1. Приказ о приеме на работу (увольнении)
2. Трудового договора (по основной работе и по совместительству)
3. Листка нетрудоспособности
4. Справки (документа) о выполнении государственных и общественных обязанностей
5. Согласия работника на сверхнормативную работу, например, для инвалидов
6. Приказов о командировках, отпусках и др.

Заполнением табеля занимается уполномоченное лицо, что отражается в трудовом договоре, должностной инструкции или издается приказом.

Читайте также статью: → Справка вместо больничного в 2024 году.

Необходимость ведения табеля Т-12

В табеле отражается информация о часах, которые отработаны (выполнены обязательства по трудовому договору) или причину неотработки часов. Согласно ТК РФ нормальная продолжительность рабочей недели равна 40 часов, но есть исключения для отдельных профессий.

Табель Т-12 необходим для:

Производственный календарь – основа для ведения табеля Т-12

Табель Т-12 должен быть оформлен с требованиями норм рабочего времени, которые исчисляются исходя из продолжительности времени работы. Исчисление норм отражено в Приказе Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н и соответственно составляется и ежегодно утверждается (за 1 месяц до начала года) производственный календарь с учетом праздничных дней. В зависимости от недельной нормы времени месячная и годовая нормы времени (для 5-дневной неделе) будут рассчитаны:

(Длительность рабочей недели (40, 36, 24 часа) / 5 дней) * количество рабочих дней в месяце (году) по производственному календарю – число часов, на которое сокращается предпраздничный рабочий день (число предпраздничных дней в месяце или году).

Пример расчета норм времени

В соответствии с производственным календарем в 2024 году при 5-дневной рабочей неделе (40 часов с 2 выходными) составляет 247 рабочих дней (365 календарных дней в году за вычетом 118 выходных и праздничных дней, и учесть 6 дней в году, сокращенных на 1 час).

Так, на 2024 год для недели с 5 рабочими днями норма рабочего времени составит:

8 часов * 247 дней – 6 часов = 1970 часов

Работники, на которых ведется табель учета рабочего времени

В каждом подразделении ведется отдельный табель. Табель ведется в 1 экземпляре и подписывается: ответственным за составление табеля, руководителем подразделения и работником кадровой службы.

В табель включаются сотрудники, работающие по трудовому договору (и для основных работников, и для совместителей) и не включаются работающие по замещению должностей и по ГПД, т.к. действие ТК РФ не распространяется на ГК РФ.

На каждую должность — одна строка табеля. Работник включается и исключается из табель на основании документов по приему (увольнению). Работнику присваивается индивидуальный табельный номер (сохраняемый при исполнении трудовых обязанностей в организации до увольнения), отражаемый в документах по учету труда и заработной платы.

Сроки сдачи табеля Т-12

Работодатель обязан начислять заработную плату работникам дважды в месяц. Табель нужно закрывать в последний день месяца, но на практике часто встречаются ситуации, если табель закрыть до окончания месяца, то это осложнит ситуацию в случае болезни работника. На этот случай предусмотрен корректировочный табель, который заполняется по факту и сдается в бухгалтерию, которая делает перерасчет.

Порядок заполнения табеля Т-12

Учет рабочего времени в табеле осуществляется 2 методами:

• сплошной регистрации
• регистрации отклонений (неявки, сверхурочные часы и т. д.).

Форма Т-12 состоит из 2 таблиц, которые заполняются разными ответственными лицами: за учет времени работы и расчет оплаты труда.

Как и все первичные документы, табель должен соответствовать общему порядку оформления документации согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ:

1. название
2. дата составления
3. наименование организации и структурного подразделения
4. информация, отражаемая в документе
5. величины и единицы измерения
6. должность, подпись, расшифровку лица, ответственного за оформление
7. должность, подпись, расшифровку руководителя

В частности в форме Т-12 логически построена ее форма: первую таблицу заполняет лицо, ответственное за учет отработанного времени, вторую – за расчет оплаты труда.

Заполнение таблицы по учету рабочего времени

На каждого работника отводится 1 позиция табеля, содержащая 2 строки: в верхней – отражаются коды (буквенный или цифровой, приведенные на 1 странице формы) рабочего времени, а в нижней — число отработанных часов и минут на данного работника. По ТК РФ заработная плата выплачивается 2 раза в месяц, поэтому сдается табель за первую половину месяца (с 1 по 15 число) и по результатам работы за месяц сдается табель за вторую часть (с 16 по последнее число месяца). Второй табель за месяц дублирует первую половину и дополняется второй.

По результатам проставленных отметок и часов подсчитывается итог по количеству отработанных дней и часов с учетом часов, оплачиваемых в повышенном размере (ночные, праздничные, сверхурочные и т.д.), также количество неявок с расшифровкой причин (код) и последняя колонка отражает число выходных и праздничных с 1 по 15 и с 16 по 31.

Заполнение таблицы по оплате труда

Продолжением таблицы учета рабочего времени является таблица по расчету оплаты труда, заполняемую работником бухгалтерии и где указывается только табельный номер, оклад, далее идет расчет по видам оплаты труда с учетом корреспонденции счетов и кода вида оплаты (например 2000 – оплата труда, 2012 – отпускные и т.д.). По кредиту счета 70 отражается начисленная заработная плата, а по дебету, например:

20 – основное производство

23 – вспомогательное производство

44 – продажи

69 – пособия за счет ФСС и т.д.

Если заплатить аванс работнику на больничном, в этом случае начисленная по итогам месяца зарплата может оказаться меньше аванса. В расчет работник ничего не получит. У бухгалтера не будет возможности удержать НДФЛ зарплаты. Будут проблемы с налоговой.

Член Палаты налоговых консультантов РФ Е. Воробьева

Когда подсчитана оплата труда по видам, производится статистический подсчет отработанных и неотработанных дней и часов с расшифровкой по причинам.

Произведя все расчеты эта таблица подписывается лицом, ответственным за расчет оплаты труда и руководителем подразделения, отвечающего за такой расчет.

Читайте также статью: → Отгул за переработку: заявление 2024.

Пример по оформлению табеля при увольнении работника

При увольнении работника 10 числа (по приказу) его нужно рассчитать в день увольнения (ст.140 ТК РФ), поэтому подается табель на 1 работника, где с 1 по 10 число проставляются отработанные дни, а с 11-го пишется «уволен» и при подаче табеля на аванс и расчет этот работник не включается, а отдельный табель прикладывается к основным.

Ошибка при закрытии табеля

Закрытие табеля досрочно до конца расчетного месяца не рекомендуется. Но зачастую, табель подписывается 27-го числа и работникам условно проставляются рабочие дни. Но сотрудник может заболеть и т. п., то ему выплачивается заработная плата не соответствующая отработанным дням. В этом случае подается корректировочный табель и излишне начисленную сумму удерживают из аванса.

Ошибка в оформлении табеля на работника с гибким графиком

Если предусмотрен гибкий график, то время оговаривается с работодателем, но не более 40 часов. В этом случае в табеле ставится код Я или 01 и отработанное время фактически с учетом нормы (чтобы не было превышения норм).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Нужно ли указывать в табеле код Б, если работник известил работодателя о выходе на больничный?

Ответ: На дни отсутствия проставляется код Н. Код Б проставляется только когда работник сдаст больничный лист, на основе которого формируется корректировочный табель.

Вопрос №2: Нужно ли хранить табель Т-12 и сколько?

Ответ: Табель Т-12 организация должна хранить 5 лет и 75 лет – для вредных и опасных производств.