На многих производственных предприятиях постоянно происходят поломки: что-то выходит из строя, но подлежит починке, какие-то запчасти невозможно починить и требуется списать. При этом процесс списания всегда должен быть оформлен документально. В рамках данной статьи Вы узнаете все о таком документе, как дефектная ведомость на списание запасных частей оборудования. Так же Вы сможете скачать бланк документа и просмотреть образец его заполнения.
Применение дефектных ведомостей на списание запасных частей
Дефектная ведомость на списание запасных частей представляет собой первичный документ, который очень важен для процедуры списания. Он составляется тогда, когда дальнейшее использование запчасти не целесообразно. На ряду с этим дефектная ведомость очень важна при составлении сметы на ремонт техники и для выделения денежных средств на него. Однако, следует отметить, что применение дефектной ведомости необходимо только лишь на крупных предприятиях, мелким предприятиям с минимальным количеством подразделений применять документ не следует, поскольку это только «раздует» документооборот.
Читайте также статью ⇒ Ведомость амортизации основных средств.
Структура дефектной ведомости на списание запчастей и бланк для заполнения
Поскольку дефектная ведомость не является унифицированной, то для ее составления любая компания может разработать собственную форму или скачать бланк в интернете, разработанный другими компаниями и выложенный в общий доступ. Мы так же представим свою версию дефектной ведомости, бланк которой можно скачать здесь.
Если же вы решили самостоятельно разработать форму ведомости, то вам следует учесть, какие реквизиты следует в ней отражать, чтобы данный документ был удобным и практичным. Итак, в ведомости рекомендуется указывать следующий данные:
- Наименование вашего предприятия;
- Наименование подразделения, где происходил осмотр;
- Сведения о руководителе организации;
- Сведения о руководителе подразделения;
- Табличная часть с указанием сведений об обследуемых запасных частях, подлежащих списанию;
- Сведения о лицах, проводящих обследование на предмет поломки.
Как правило, табличная часть включает в себя следующие сведения:
- Тип оборудования;
- Инвентарный номер оборудования;
- Сведения о неисправности, где указываются конкретные запасные части;
- Заключения технических специалистов о необходимости замены запчасти и списания неисправной.
Ответственные за составление дефектной ведомости
Как правило, на предприятиях, где есть место применению дефектной ведомости, постоянно проводятся обследования на предмет выявления поломок и неисправностей. Для этого создается специальная комиссия, в состав которой входят, и работники технических служб с соответствующей квалификацией, и сотрудники бухгалтерии, и сотрудники подразделения, где проводится текущий осмотр.
Важно! Такой осмотр производится лишь поверхностно. Никаких экспертиз по выявления скрытых поломок и дефектов не производится. Поэтому поломка может привести к выходу оборудования из строя в любой момент времени, то есть остановка работы оборудования может произойти через какое-то время после осмотра. Тогда дефектную ведомость должен составить эксперт технической службы.
По результатам проведения проверки составляется дефектный акт, на основании которого составляется дефектная ведомость. Ее оформлением занимается тот сотрудник компании, которого назначил ответственным руководитель организации. В основном для этих целей выбирают бухгалтеров. Далее в ведомости ставится отметка эксперта о том, какой именно дефект содержит запасная часть и почему она перестала быть пригодной к дальнейшему использованию.
Предварительные действия при составлении дефектной ведомости
Для составления дефектной ведомости на списание запасных частей необходимо руководству организации издать приказ о проведении осмотра и утверждении комиссии. Собранная комиссия в первую очередь должна взять список осматриваемого оборудования с указанием в нем инвентарных номеров технических средств. Затем производится осмотр объектов по списку, в ходе которого должны быть выявлены дефекты.
Затем составляется дефектный акт, в котором указываются все виды дефектов. После выявления всех обнаруженных дефектов эксперт дает свое заключение о возможности замены запчастей. И на основании этого документа в дальнейшем создается дефектная ведомость на списание установленных запасных частей на конкретном оборудовании.
Важно! Некоторые из дефектов можно починить без замены дорогостоящих частей, в таком случае сломанная деталь не будет указываться в дефектной ведомости, но будет включена в состав акта.
Порядок составления дефектной ведомости и ее образец
Поскольку в самом начале документа отводится место под утверждение ведомости начальником подразделения, где установлено оборудование с дефектной деталью, и директором организации, то это место остается пустым до последнего этапа формирования ведомости.
В первую очередь заполняется название документа и его внутренний номер. Так же в название отражается тип объекта подлежащего «дефектовке». В нашем случае это запасные части оборудования.
Затем заполняется основная табличная часть ,где указывается перечень обследуемого оборудования и списываемых запасных частей. Здесь желательно проставлять инвентарные номера технических средств. Эксперт технической службы дает свое заключение о том, в результате чего произошла поломка, а так же делает вывод о том, почему необходимо заменить и списать конкретную деталь.
После внесения всех данных в табличную часть необходимо заверить данный документ подписями всех членов комиссии. После чего документ передают для утверждения начальнику подразделения, а затем и директору производственной компании.
Просмотреть образец дефектной ведомости на списание запасных частей вы можете, скачав ее по этой ссылке – Образец дефектной ведомости на списание запчастей.
Читайте также статью ⇒ Форма МБ-7. Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений.
Правила оформления первичной документации, которые стоит учитывать при оформлении дефектной ведомости
Документы не установленного законодательством спектра можно оформлять, как на обычном листе формата А4, так и на официальном бланке компании. Это касается и ведомости на списание запасных частей в результате выявления их дефектов. Так же этот документ можно составлять, как в ручном, так и в цифровом варианте. При этом такая ведомость должна иметь несколько экземпляров – по одному на каждую заинтересованную сторону. Таким образом на всех экземплярах должно иметься удостоверения членов комиссии, руководителей подразделения и организации.
Важно! Ставить штамп, а тем более гербовую печать, здесь не нужно, поскольку это внутренний документ организации.
После того, как документ составлен и передан во все необходимые инстанции, включая бухгалтерскую службу, для произведения процедуры списания запасных частей, по истечении налогового периода его передают на хранение в архив. Время нахождения документа в архиве зависит от ряда нормативных документов. Так, если руководствоваться законодательством, срок хранения первичной документации в бухгалтерском учете установлен срок до 5 лет. Если же, внутренними нормативными актами организации предусмотрен более длительный срок, то храниться данный документ следовательно будет дольше.
Загрузка...