Не все документы могут быть доступны к общему пользованию. Некоторые из них могут иметь гриф «Для служебного пользования» («ДСП»). Это продиктовано необходимостью защитить данные компании, которые могут составлять, например, коммерческую тайну. Доступ к таким документам есть у немногих лиц на предприятии.
Использование грифа «ДСП» в кадровом делопроизводстве
Документы с ограниченным доступом маркируют специальной пометкой: «Для служебного пользования». В компаниях, занимающихся коммерческой деятельностью, такими документами могут быть: патенты, профессиональные секреты, база данных клиентов и поставщиков. Пометку «ДСП» могут ставить на бумаги на абсолютно законном основании. Законодательство РФ предусматривает использование грифа на документах государственных организаций. По отношению к коммерческим компаниям предусмотрен либеральный подход – обязанность не предусмотрена, но допустима. На этом основании каждая организация может самостоятельно принимать решение о том, какие документы будут находиться в ограниченном доступе.
«ДСП» на документах бюджетных организаций
Делопроизводство в бюджетных организациях регламентируется федеральными законами и ведомственными актами. Ярким примером необходимости применять маркировку «ДСП» на документах являются атомные электростанции (п. 1.4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233). В п. 2 ст. 5 Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ говорится, что к сведениям, доступ к которым ограничен, относится информация ограниченного доступа.
Кто несет ответственность за документы с грифом «ДСП»
На предприятии есть лицо, которое утверждает документ. Как правило, это руководитель. Также есть лицо/лица, которые являются исполнителями. Таким образом, документ попадает к ним для ознакомления. Именно вышеперечисленные категории лиц являются ответственными за сохранность информации документов с пометкой «Для служебного пользования».
На предприятии можно создать перечень лиц, которые будут иметь доступ к конфиденциальной информации. Должностные инструкции таких сотрудников должны вмещать в себя право и порядок работы с документами, помеченными «ДСП».
Важно! Еще при подписании трудового договора можно предусмотреть условие неразглашения информации конфиденциального характера (ст. 57 ТК). Это правило действует для тех сотрудников, которые имеют непосредственный доступ к документам со специальным грифом. Обязательно нужно ознакомить будущего сотрудника, которого вы принимаете на работу, с Положением о работе с персональными данными (ч. 3 ст. 68 ТК).
Как работать с документами «ДСП»
Документы с особым грифом требуют особенного отношения. Их распечатывают на стандартных листах бумаги А4. Если документ состоит из нескольких страниц, то нужно перевернуть последний лист всего документа и указать количество отпечатанных экземпляров. Важным моментом является указание фамилии того, кто издал документ. Также проставляется дата.
Все черновые и чистовые варианты документа передаются сотруднику, ведущему учет документам строгой отчетности, в данном случае «Для служебного пользования». В учетном документе указывается количество изданных экземпляров документа. Черновики за ненадобностью уничтожает ответственное лицо в организации.
Чтобы документ обрел свой особый «тайный» статус, необходимо в учетном документе напротив регистрационного номера документа поставить пометку «ДСП».
Когда работнику подразделения требуется получить на руки документ, составляющий тайну, это производится под расписку. В случаях, когда нужно переслать документ для служебного пользования в другую организацию, пользуются услугами государственной фельдъегерской службы России. Если документ по объему небольшой, можно отправить его ценной почтовой посылкой или заказным письмом.
При необходимости засекреченный документ можно размножить, но с одним условием: нужно иметь на это письменное разрешение руководителя. Если появляются новые копии документа «ДСП», их нужно регистрировать в журнале учета.
Как оформляют документы для служебного пользования
Единственной разницей между документами общего и ограниченного пользования является маркировка «ДСП». Как только на бумагах появляется особая пометка, к ним начинают применяться другие правила учета, хранения, использования и передачи.
Гриф «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу на следующих элементах документа: первая страница документа, титульный лист или обложка, первая страница сопроводительного письма к документу с ограниченным доступом к служебной информации. Отступив один межстрочный интервал, под пометкой ставят номер экземпляра. Если к документу добавлено приложение, то его помечают точно так же, как и сам документ.
Важно! Когда в организации предусмотрен электронный документооборот, то документы для служебного пользования не выкладывают среди всех остальных файлов. Для передачи документов с пометкой «ДСП» используют исключительно защищенные каналы связи.
Какие документы не допускается помечать грифом «ДСП»
Даже если информация кажется строго конфиденциальной, не все документы подлежат засекречиванию. Например, такими документами могут быть:
- законодательные акты, устанавливающие правовой статус гос. органов, объединений и организаций;
- документы, регламентирующие права и свободы граждан, их обязанности и порядок их реализации;
- сведения, несущие информацию об опасных явлениях для населения;
- решения по вопросам граждан и юрлиц, рассмотренные в установленном порядке;
- информация с описанием структуры органа исполнительной власти, его функциональных обязанностей, а также его местонахождения;
- данные о расходовании бюджетных средств;
- документы, собранные в открытых фондах библиотек или архивов, а также в организациях, когда они необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Как хранить документы для служебного пользования
Документы для служебного пользования необходимо содержать в сохранности. Чтобы соблюсти это условие необходимо передавать документ ответственному лицу под подпись. Если происходит потеря документа с конфиденциальной информацией или появляются признаки утечки данных, то лицо, выявившее это, должно незамедлительно поставить руководство в известность.
По факту установления нарушения хранения документов для служебного пользования проводится служебное расследование. Расследовать дело имеет право должностное лицо, на которое возложена функция защиты информации конфиденциального характера. По окончанию служебного расследования о результате ответственное лицо докладывает руководителю организации посредством оформления служебной записки. Для всех потерянных документов с грифом «ДСП» делается пометка в журнале учета и составляется акт.
Важно! Все ценные документы с ограниченным кругом доступа – будь то бумажные копии или электронные версии на носителях, нужно хранить в несгораемом сейфе.
Кроме условий хранения кадровых документов с пометкой «ДСП», нужно соблюдать еще и сроки. Все документы, срок хранения которых закончился, подлежат уничтожению. Если документ не представляет исторической ценности, то перед его уничтожением составляется акт, о чем вносится отметка в учетную форму.
Ответственность за разглашение информации с грифом «ДСП»
Когда происходит утечка данных по чьей-либо вине, то за это может наступить материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность. Сотруднику, разглашавшему информацию под грифом «ДСП», грозит дисциплинарная ответственность. Максимум, что его может ожидать – это увольнение (ч. 1 ст. 192, подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ). Такой работник обязан возместить убыток, причиненный разглашением информации. Если утечка информации привела к банкротству фирмы, то виновного может ждать уголовная ответственность (ч. 2–4 ст. 183 УК РФ).
Таким образом, маркировка документов «Для служебного пользования» не является отметкой для секретных документов, но накладывает некоторые ограничения, поскольку несет потенциально засекреченные данные, составляющие коммерческую тайну.
Документ с отметкой «ДСП» всегда относился к несекретной информации. Но это была информация, не подлежащая открытому опубликованию. В ст. 139 ГК РФ содержится формулировка обращения с информацией ограниченного распространения госорганов, не составляющих государственную тайну. Также поддержка относительно конфиденциальной информации в компании указана в других нормативных правовых актах, например, в «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233).
По мере издания документов с пометкой «ДСП» они отмечаются специальным грифом и учитываются отдельно от несекретной информации. Наряду с регистрационным кодом документы получают надпись «ДСП». Если объем такого рода документов на предприятии небольшой, то они учитываются совместно с другими не секретными документами.
Бумаги, носящие конфиденциальный характер, должны сберегаться в сейфах или специальных хранилищах. Все зависит от их количества и объема.
После принятия ФЗ N 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. утратила силу ст.139 ГК РФ. Вместо нее понятие коммерческой тайны перешло в 4 часть ГК РФ.
Загрузка...