От правильно и корректно организованного процесса обмена документами и последовательности их обработки различными отделами компании зависит не только своевременность ответа поставщиками, но и соответственно, скорость реагирования на различные запросы. Современные реалии ведения бизнеса заставляют субъектов хозяйствования молниеносно реагировать на малейшие изменения рынка, а если заставлять контрагентов долго ждать, то Вас променяют на конкурентов. В приведенной статье рассмотрим бухгалтерский документооборот в организации и предложим к изучению схему.
Основные постулаты касательно документооборота
Существует незыблемое правило, ради которого, собственно говоря, и внедряется бухгалтерский документооборот в организации. Он должен соответствовать основным требованиям в компании и решать ее основные задачи. То есть, Вы должны разработать его таким образом, чтобы он Вам только помогал, а не был в тягость. В нижеприведенной таблице изложены важные принципы процесса, и они помогут Вам грамотно наладить процесс “жизненного цикла” бумаг именно в Вашей фирме.
| № п\п | Принцип | Характеристика |
| 1 | Непрерывность | Потребуется вести учет временных потерь, понесенных на рассмотрение конкретной бумаги поштучно каждым подчиненным, задействованном в ее рассмотрении. Также следите за выполнением примерно одинакового количества работы между людьми |
| 2 | Маршрутизация | Все бумаги должны быть поделены на группы по различным признакам и в рамках них бумаги перемещаются внутри компании в соответствии с прописанными для них маршрутам. Это решает вопрос скорости и целенаправленности поступления бумаги конечному пользователю |
| 3 | Регламентация | Соблюдайте выполнение алгоритма, включающий в себя контроль на всех уровнях, таких как:
1. Формирование или поступление из вне. 2. Фиксация в журналах. 3. Обработка. Благодаря выполнению всех этих пунктов у Вас получится непрерывность процесса |
| 4 | Исключение дублей | Изучите каждый алгоритм на предмет выполнения одного и того же действия с бумагой разными пользователями. Оптимизируйте процесс и Вы сведете к минимуму бесполезность наличия некоторых шагов |
Важно! Документооборот гласит, что документ должен оперативно перемещаться по прописанной схеме с минимальными трудо – и времязатратами.
Запомните, что ни один из принципов не работает сам по себе. Все они имеют смысл лишь в связке и нарушение одного влечет собой разрушение всех схемы.
Схема обработки бумаг в бухгалтерии
Дабы наладить процесс обращения бумаг у себя в компании, стоит все же понимать как это должно примерно выглядит. Ниже предлагается общая схема, что сможет вам помочь разобраться в тематике.
- Поступление бумаг в бухгалтерский отдел .
=>
- Общая документация в отделе.
=>
- Сверка бумаги по сути, исчислениям и наличию основных обязательных реквизитов.
=>
- Обрабатывание бумаги и занесение содержащихся в ней сведений в бухрегистры посредством осуществления бухзаписей.
=>
- Направление бумаги в архив.
Процедура организации документооборота в компании
Любой бизнес продуцирует накопление немалого числа бумаг да еще довольно много поступает от внешних лиц. Дабы не погрязнуть в горах бумаг и не потерять важные их них стоит позаботиться о грамотной организации процесс от их приемки до сдачи в архив после отработки. Рассмотренные бумаги вовремя помогут также руководству в принятии своевременных управленческих решений.
Запомните, что основная ответственность не только за выполнение документооборота, но и за общее правильное ведение бухучета полностью ложится на руководителя бизнеса. Реквизиты, что обязательно должны быть изложены в первичке, сверяет уполномоченное на то лицо (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 ФЗ № 402).
Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета (ФЗ № 402, п. 1 ст. 7). Вы нигде не найдете отдельный нормативный документ, посвященный бухгалтерскому документообороту, но регуляторы упорно работают над созданием федерального стандарта, что будет посвящен полностью рассмотрению данного вопроса. Однако, сейчас же Вы вправе оперировать мнением, изложенным «Положении о документах» (приказ Минфина СССР № 105 от 29.07.1983).
Пример #1. Основные шаги для соблюдения процесса
Конечно же, документооборот в различных фирмах имеет свою специфику, но все же он базируется везде на основных главенствующих моментах. Об этапах его организации речь пойдет далее на примере крупной фирмы «Байкал». Рыбное хозяйство «Байкал» задалось целью наладить свой документооборот перед грядущей налоговой проверкой. Для этого подчиненным методологического отдела Ивановским К.Ю. был разработан примерный план внедрения процесса для рассмотрения руководству.
Шаг 1 – Первым пунктом Ивановский К.Ю. предложил описать формирование бумаги внутренними подразделениями «Байкала» и его структурными единицами, выведенными на отдельный баланс или ее приход от внешних поставщиков или клиентов.
Шаг 2 – Далее предлагается сверить бумагу на предмет ее корректности, законодательным требованиям, по сути и правилам арифметики. Делать это в «Байкале» будет уполномоченный человек двух отделов:
- менеждеры по реализации и отдел обеспечения;
- бухслужба.
Это сделано не с целью задвоения одного и того же процесса несколько раз, а для избежания попадания бухгалтерам неправильных документов. Это позволит сразу отправлять назад контрагентам некорректные бумаги и минимизирует риск ошибок в бухучете «Байкала».
Шаг 3 – После попадания бумаги в финотдел ее подчиненные начинают проводить бумагу по учетным регистрам на основании бухпроводок. Еще этот этап Ивановский К.Ю. назвал обработкой.
Шаг 4 – После обработки бумаги в соответствии с правилами архивного дела ее потребуется хранить в «Байкале». Ивановский К.Ю. предлагает хранить первичку не менее года дабы при формировании годовой отчетности не было проблемы в подтверждении факта той или иной операции.
Шаг 5 – Передача отработанных бумаг в архивный отдел, где по нормативным бумагам их сортируют в зависимости от сроков хранения.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: По какой форме наладить документооборот в компании?
Процедура начала организации обмена бумаг может быть выбрана по одному из предложенных вариантов:
- централизация предполагает, что все бумаги будут сохраняться в одном структурном подразделении;
- децентрализация свидетельствует о том, что бумаги будут находится в отделах их обработки, сверения и хранения;
- смешанная схема естественным образом объединяет полезные качества вышеизложенных вариаций.
Вопрос №2: На каком из них лучше остановить свой выбор?
Компании вправе выбрать любой вариант из предложенного списка, но основываться при этом должны на объемах поступающих и создающихся внутри компании бумаг. Немаловажный фактор здесь отводится и организационной структуре фирмы.
Ошибки в организации документооборота
Ошибка 1. Выбор децентрализованной формы небольшой фирмой. Зачастую это заведомо проблематично и не несет здравого смысла, так как процесс обработки бумаг раскладывается на нескольких подчиненных, хотя при небольших оборотах это вполне допустимо возложить на одного человека. В результате чего, может возникнуть задвоение какого-либо этапа и процесс налажен ради процесса, а не выполнение главных первоочередных задач бизнеса.
Ошибка 2. Обратная ситуация, когда крупный бизнес обращается к использованию у себя децентрализованной формы. Это по своей сути не есть ошибка, но если компания имеет обособленные подразделения, что находятся территориально по разным адресам, этого будет недостаточно. Здесь наиболее подходящей станет смешанный вариант. К примеру, хранятся бумаги в целом в одном спецотделе, но при этом текущие бумаги находятся по местам их обработки.
Запомните, что при налаживании процесса обмена бумагами внутри компании Вы обязаны соблюдать основные правила делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Электронный и бумажный оборот: главные отличия
Не стоит спорить с наличием массы плюсов в налаживании электронного документооборота фирмы. Это принесет не только экономию времени, но и средств для обеспечения распечатки бумаг и их дальнейшего хранения.
Основные преимущества автоматизации оборота бумаг:
- сокращение временных потерь на поиск и отправку нужной бумаги заявителю;
- бумаги сохраняются в базе без ограничения времени и Вы не будете ощущать нехватки в помещениях;
- ограничение доступов к просмотру некоторых бумаг между различными пользователями;
- экономия финансовых средств фирмы на бумагу, материалы для распечатки и прочих затрат;
- контролирование пути поступления бумаги и дальнейшей ее “жизни” внутри компании
Загрузка...