В центре нашего внимания сегодня находятся системы автоматизации документооборота (СЭД), которые являются не только эффективным средством упрощения внутренней работы компании, но и мощным средством внешней борьбы с конкурентами. Мы расскажем, какие цели они преследуют и какие задачи решают, рассмотрим каждый вид, разберем преимущества, чтобы облегчить вам выбор.
Сразу отметим, что такое программное обеспечение сегодня используется юридическими лицами разного размера, как крупными международными корпорациями, так и небольшими частными компаниями, которые хотят идти в ногу со временем. Среди потребителей — те, кто понимает, как важно оптимизировать производственные процессы.
Автоматизация рабочего процесса: что это значит
В практическом смысле речь идет о внедрении системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, выполнять и хранить договоры, платежные бумаги, счета-фактуры, акты и распоряжения, а также контролировать все этапы их составления, утверждения или уничтожения. Это также способ модернизировать способ ведения бизнеса компанией, возможность сделать его проще, эффективнее, прозрачнее и лучше защищенной от ошибок.
И, наконец, это переход от бумаги к электронным средствам, с созданием единой базы данных для делопроизводства, работающей 24 часа в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.
Зачем нужна автоматизация документооборота в компании, в организации
Цели автоматизации документооборота в компании:
- сократить количество рутинных операций и свести к минимуму объем ручной работы;
- сократить, а впоследствии и полностью исключить использование бумажных носителей информации;
- создать единую матрицу электронных файлов, включающую в себя все акты, договоры, справки, которые компания может создать, получить или передать;
- адаптировать алгоритмы прохождения документов, предлагаемые программами, к текущим стандартам, потребностям и особенностям компании;
- поддерживать и улучшать существующие административные процессы;
- ускорить доставку приказов от начальника к подчиненному и ускорить внутренний обмен информацией, как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельными работниками;
- внедрить внешние службы передачи файлов, сохраняя при этом высокий уровень общей безопасности;
- унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
- планировать штатное расписание (для эффективного распределения времени) и внимательно следить за выполнением должностных инструкций и обязанностей.
По сути, СЭД призваны предоставить все инструменты для продуктивной работы в современных условиях.
Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота
Основными задачами, в зависимости от возможностей имеющихся на данный момент программ, являются:
- Построение полных маршрутов обращения актов, справок, электронных договоров.
- Внедрение эффективного и удобного управления потоками (т.е стандартные процессы и последовательности действий).
- Организация файлов с каталогизацией вложенных файлов — для облегчения и улучшения условий хранения.
- Объединение всех инструментов контроля, чтобы можно было проанализировать, в каких областях работы есть недостатки, и быстро их устранить.
- Повышение эффективности использования ресурсов компании вместе с качественной интеграцией современных решений в процессы управления компанией.
Это позволит вам работать современно, опережая конкурентов, кроме того:
- Это поможет обеспечить согласованное, а значит, более эффективное взаимодействие всех структурных подразделений компании (что особенно важно для крупных корпораций с большим количеством территориально разбросанных филиалов, в том числе в других странах).
- Это повысит производительность труда за счет упрощения процессов заключения и передачи договоров, протоколов и счетов. Также это значительно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с ними также будет проще создавать и редактировать файлы.
- Это повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, нужные вам люди будут иметь более быстрый доступ к справкам, заявлениям, распоряжениям, с другой стороны, посторонние лица не смогут открыть, скопировать или передать вам важные данные (и вообще не увидят, что у вас таковые имеются).
И эти возможности даны предприятиям каждой ОПФ (организационно-правовой формы), развитым в любой сфере, с любыми оборотами, масштабами, планами и перспективами.
Типы систем автоматизации рабочих процессов предприятия
Их классификация условна, но в зависимости от функциональности, преследуемых ими целей и предоставляемых возможностей их делят на 4 группы. Рассмотрим каждый.
Системы делопроизводства
Они ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и имеют вертикальную структуру управления. При этом юрлица могут быть любыми МПО, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.
Программы этого класса унифицированы и предназначены для того, чтобы:
- оптимизировать работу с входящими/исходящими/внутренними файлами;
- максимально быстро обслуживать клиентов;
- оптимизировать движение протоколов, справок, приказов внутри структурного подразделения и между филиалами;
- создавать и поддерживать репозиторий, из которого можно будет в любой момент запросить нужный контракт или извлечь его.
По сути, это наследники бумажного делопроизводства, но уже с гораздо более широкими возможностями.
Электронные архивы (ЭA)
Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, с возможностью быстрого поиска файлов по мере необходимости, с разграничением уровней доступа и прав доступа.
Актуально в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и модификации или по каким-то другим параметрам.
В зависимости от набора функций, они помогают:
- быстро найти необходимую внутреннюю информацию;
- эффективно управлять доступным контентом;
- вводить и изменять данные;
- постепенно оцифровывать бумажные опоры;
- исключить возможность потери и свести к минимуму риски повреждения файлов.
Сегодня ЭА, как правило, входит в состав сложных программных продуктов СЭД.
Workflow-системы
По сути, они вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, поскольку оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или утверждение приказа подписью), а целостные процессы (например, создание и утверждение инвентаризационной ведомости).
Каждый набор действий, поток четко структурирован: продуманы все возможные варианты. В результате даже человек, впервые запускающий программу, интуитивно понимает, как открыть файл, внести в него изменения и отправить на проверку. Ошибиться при заполнении практически невозможно, ведь неправильно составленная форма просто не пойдет дальше, это не грозит случайным срывом сроков, ведь предусмотрены напоминания. Менеджер получает уведомления о несоответствии графика и других проблемах; есть все инструменты для гибкого и эффективного управления.
По статистике, workflow-решения более актуальны для компаний с массовым обменом документами с высокой степенью формализации процессов. Да, эти продукты относительно сложны в интеграции и трудоемки, а об архивировании придется думать отдельно, но все эти недостатки они перебивают самым главным достоинством: высоким уровнем оптимизации.
ECM-системы
Наиболее гибкие, поскольку позволяют работать как со структурированным, так и с некаталогизированным контентом. При этом они позволяют настраивать права доступа, собирать, редактировать, перенаправлять и хранить файлы, то есть делают все то же самое, что и решения из уже рассмотренных категорий, но не только.
Они также управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на рабочие процессы, оставляют возможность оперативного управления веб-контентом, задачами и назначениями.
Как автоматизировать документооборот, какое решение выбрать
Сложность в том, что можно купить программный продукт, который сам по себе будет качественным, но особо не поможет конкретной компании, так как в основном ориентирован на другие задачи. В результате компания (или непосредственно руководитель) потратит на ПО деньги, зачастую немалые, и время, которое конкуренты вполне способны использовать.
Чтобы избежать подобных ошибок, нужно сразу определиться со своими целями и сосредоточиться на задачах, которые номинально должна выполнять СЭД. Если вам нужно наладить только потоки действий, стоит обратить особое внимание на workflow-решения, если нужно еще и предоставить доступ к большому архиву информации, стоит присмотреться к ECM.
Советы по выбору системы автоматизации рабочих процессов организации
- Воспользуйтесь помощью специалистов. Если в штате компании нет ответственного сотрудника, который может однозначно сказать, какая программа будет лучшей именно в вашем случае, проконсультируйтесь по этому поводу со специалистом.
- Знайте все предложения, не отказывайтесь ни от одного сразу. И не ограничивайтесь только функциональностью, обратите внимание на масштабируемость, тогда в будущем набор программных инструментов определенно может быть расширен.
- Обратите внимание на качество аппаратных решений: характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную ИТ-структуру компании и т.д.
- Посмотрите, как на практике работает автоматизированная система документооборота (если это возможно); демо будет наиболее точным первым впечатлением от программы.
- Сразу посмотрите, насколько комфортно лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным тестируемым) пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, понятны ли все команды меню, легко ли разобраться изначально. Если да, то больше никаких проблем с развитием возникнуть не должно.
Отдельно отметим, что вы можете сначала работать с базовым софтом, а потом, если оно вас устраивает и докажет свою эффективность, увеличивать его возможности до максимума (на данный момент при хорошей масштабируемости можно будет апгрейдить не один раз в будущем).
Преимущества системы автоматизации документооборота
Итак, современная и правильно подобранная программа:
- повышает производительность труда;
- помогает своевременно обновлять контент;
- обеспечивает быстрый доступ к нужным категориям (при наличии прав);
- минимизирует затраты на хранение материала (не нужно поддерживать целостность бумажных носителей);
- значительно снижает количество ошибок, вызванных «человеческим фактором»
- сокращает количество обслуживающего персонала;
- улучшает качество взаимодействия между отдельными филиалами, подразделениями, структурами;
- упрощает отчетность;
- снижает вероятность преднамеренного повреждения или случайной потери важной информации;
- позволяет создавать архив сколь угодно больших объемов;
- интегрирует все используемые офисные приложения.
Внимание, выгоды, получаемые от работы с СЭД, могут быть как материальными, так и репутационными. Он способствует повышению дисциплины и корпоративного сознания работников, а составленные по единым стандартам акты, выписки, приказы информируют проверяющие органы о добросовестности компании, о серьезном отношении к делу.
Какие технологии документооборота считаются современными
- Клиент-серверные: Модели управления размещены на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступны через веб-интерфейс и работают круглосуточно.
- Интегрируемые с базами данных (Oracle, SQL и др.) и с помощью модулей быстро получает из них необходимые данные.
- Реализованные на веб-решениях: вход на хост осуществляется через браузер с интуитивно понятным интерфейсом.
- «Облачные»: использование места, предоставленного внешним поставщиком услуг.
Они также включают расширенные функции, такие как онлайн-сканирование, штрих-коды, поиск по атрибутам, полный текст, оптическое распознавание символов и цифровые подписи.
Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы
В целом, он состоит из следующих шагов:
- определение тех первоначальных процедур, которые необходимо выполнить;
- определение требований к программе;
- формирование целей и задач компании, а также критериев соответствия ПО;
- обращение к интегратору – в компанию, поставляющую продукт;
- контроль установки и интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой;
- запись всех проведенных измерений.
Непосредственную работу по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пуско-наладочные работы и обучение персонала основам, а также предоставляют консультации.
Результаты внедрения автоматизированной системы документооборота
Главный результат – появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Это также создание внутреннего корпоративного файла, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет совершенствование политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.
Но как оценить всю степень пользы, которую он начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно следить, обращая внимание на ключевые показатели. Именно то, что? Теперь давайте рассмотрим.
Критерии эффективности автоматизированной системы документооборота:
- зрелость — процент ошибок, вызванных недостатками программного обеспечения или несвоевременными обновлениями;
- соответствие требованиям вашего бизнеса и отраслевым стандартам;
- масштабируемость — возможность увеличения производственных мощностей, объемов хранения, функций, количества пользователей;
- качество защиты данных и отказоустойчивость;
- уровень доступности, гибкость дифференциации прав, широта изменяющихся сред;
- владение технической поддержкой на всех этапах (подключение, пуско-наладка, обслуживание);
- стоимость владения: стоимость приобретения лицензии и обновлений, расходы на оборудование и администрирование и аналогичные расходы.
Какие проблемы решает СЭД
Основными особенностями автоматизации рабочего процесса являются сокращение ручной работы и постепенный отказ от бумажных носителей. Используя софт, можно не беспокоиться о потере секретной папки с важным проектом, о том, что ее ищут инсайдеры конкурента (или даже копируют оттуда различные схемы). Не нужно будет тратить нервы на ожидание, пока в архиве найдется акт двухлетней давности, да и тогда не нужно будет выделять помещение для хранения. Вам не нужно думать о том, сколько экземпляров приказа циркулирует в компании и кто с ними знаком; каждый будет как на ладони. Да и согласование всех решений ускорится.
Также не забывайте, что все отделы будут работать более плавно, исчезнут многие ошибки «человеческого фактора», а доступ к информации будет разграничен буквально в пару кликов.
Загрузка...