На протяжении последних нескольких лет в правительстве ходили разговоры о том, что, вероятно, в скором времени между российскими органами власти и работодателями наладится электронный документооборот, и бумажная отчетность останется в прошлом. В данном направлении был сделан огромный шаг — с 2024 года сотрудник сможет завести электронную трудовую книжку, а Пенсионный Фонд создаст базу данных, содержащую в себе сведения о трудовой деятельности каждого трудящегося в РФ, доступ к которой будет открыт как нанимателям, так и самим работникам. Долгожданный закон об электронных трудовых книжках был принят.
Закон об электронных трудовых книжках: основные положения
Бухгалтера, давно слышавшие о приближении работы с электронными трудовыми книжками, по роду своей деятельности интересуются, принят или нет закон об электронных трудовых книжках в 2024 году. Да, закон был принят, он вступил в силу с начала текущего года. Речь идет о Федеральном законе от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ.
Важно! Если гражданин уже трудоустроен на официальной основе, и ну работодателя имеется его бумажная трудовая книжка, переход на электронную версию документа возможен только с письменного разрешения работника. Если же соискатель был устроен на работу впервые позднее начала 2024 года, наниматель обязан завести электронную трудовую книжку, бумажный вариант не заводится. Таким образом происходит полный переход на электронный документооборот.
Вместе с законом о введении электронных трудовых книжек был принят закон об обязанности предпринимателей и юридических лиц, имеющих сотрудников, предоставлять информацию о трудовой деятельности каждого из них в Пенсионный Фонд России.
Инструкция по формированию в электронной форме информации о трудовой деятельности трудоустроенных на предприятии сотрудников регламентирован на момент с 01.01.2024 года. Рассмотрим основные положения:
| № | Положения закона об электронных трудовых книжках | Пояснения |
| 1 | Способ формирования сведений о трудовой деятельности сотрудников | Данные о трудовом стаже и официальной трудовой деятельности должны быть сформированы бухгалтером фирмы, кадровиком или самим предпринимателем в электронном виде, начиная с 2024 года. |
| 2 | Предоставление информации в органы власти | Вся информация о работнике, касающаяся значимых трудовых изменений, должна быть передана работодателем в ПФ РФ в строго регламентированные сроки (в электронной или бумажной форме). |
| 3 | Варианты оповещения ПФР | Если выбран бумажный способ оповещения Пенсионного Фонда, работодатель должен ежемесячно отправлять в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД.
Если в штате фирмы не более 25 сотрудников, он вправе выбирать способ уведомления ПФР о трудовой деятельности на свое усмотрение. Если в компании трудится более 25 человек, сведения о трудовой деятельности направляются в ПФ РФ исключительно в электронной форме. |
| 4 | Возможность продолжения работы с бумажными трудовыми книжками | Если сотрудник подает письменное заявление с просьбой сохранить его бумажную трудовую книжку, работодатель обязан выполнить просьбу. При этом сведения из бумажной книжки дублируются в электронной форме. |
| 5 | Какие сведения считаются значимыми | ПФР интересует информация о приеме на работу, увольнении (причины, основание), трудовой функции, месте трудоустройства, переводе на другую должность. |
| 6 | Сотрудники предприятий получают возможность запросить информацию о трудовой деятельности в электронной форме или на бумажном носителе | Предприятия освобождаются от необходимости оформления выписок из трудовых книжек. Теперь работники будут обращаться в ПФР, МФЦ, бухгалтерию работодателя или через Госуслуги для получения электронной выписки или выписки на бумажном носителе. |
| 7 | Уведомление сотрудников о предстоящих изменениях | Работники должны получить письменное уведомление от работодателя в том, что происходит переход на электронную трудовую книжку, и что сотрудник имеет право сохранить бумажную версию документа. Уведомить персонал требуется не позднее 30.06.2024 г. |
| 8 | Прием заявлений от сотрудников | Если работник подает письменное уведомление, нужно исполнить его волю — оставить бумажный документ или начать вести электронную трудовую книжку. Если подчиненный выбирает электронную версию документа, бумажная книжка выдается на руки (наниматель освобождается от ответственности за ведение документа). Если заявление не подано, продолжается заполнение бумажного документа, но сведения в ПФР по-прежнему предоставляются для формирования электронной базы данных. |
| 9 | Действия в случае найма сотрудника в 2024 году | Если сотрудник принимается на работу с 1 января 2024 года или позднее, трудовая книжка не заводится — на таких работников распространяется действие закона об электронных документах. |
Какие сведения будут храниться в электронной трудовой книжке
Трудовая книжка, оформленная в электронной форме, будет включать в себя аналогичные сведения, что представлены в бумажной ее версии, а именно:
| № | Информация в электронной трудовой книжке | Пояснения |
| 1 | Место работы |
|
| 2 | Информация о периодах работы и выполняемой работе |
|
| 3 | Сведения о подаче сотрудником заявления о желании завести электронную трудовую книжку (или оставить бумажную) | Сотрудник вправе подать заявление, в котором он просит работодателя оставить ему бумажную трудовую книжку или, наоборот, оформить ему электронный документ. Если заявления нет, работодатель по умолчанию оставляет бумажный вариант документа. |
Электронная трудовая книжка — удобно или нет
Несмотря на то, что с введением электронных трудовых книжек у кадровых работников появились новые обязанности, касающиеся отчетности в ПФ РФ, нововведения несут в себе ряд преимуществ как для работодателей, так и для самих сотрудников:
- Отсутствие возможности утраты документа, его порчи и кражи.
- Высочайший уровень сохранности конфиденциальных сведений, безопасность их хранения.
- Отсутствие вероятности невозврата документа в момент увольнения (отсюда защита работодателя от возможной выплаты потерянного дохода сотрудника, если тот не сумел трудоустроиться из-за отсутствия у него документа).
- Возможность быстрого и удобного (за счет нескольких возможных вариантов) доступа к сведениям о стаже и трудовой деятельности со стороны работника, работодателя, органов власти.
- Сведение к минимуму вероятности указания в документе неверных или неполных сведений о трудовой деятельности сотрудника.
- Появление возможности у госорганов и нанимателей проведения анализа данных о занятости гражданина.
- Возникновение новых возможностей трудоустройства на расстоянии (дистанционно).
- Уменьшение затрат предприятий за счет отказа от покупки, хранения, ведения бумажных трудовых книжек.
- Возможность использования электронной информации о трудовой деятельности для пользования государственными услугами.
- Дистанционное оформление пенсионного пособия по окончании трудовой деятельности (документы не понадобятся, ведь ПФР обладает необходимыми сведениями).
“Понятие трудовой книжки сохранилось. Внесены поправки в Трудовой кодекс, он был дополнен статьей 66.1. Появилось понятие “сведения о трудовой деятельности в электронном виде. У человека появляется выбор. Он может вести свою трудовую книжку “по старинке, на бумаге. Также он может подать заявление своему работодателю и начать вести трудовую книжку в электронном виде. Это исключительно инициатива работника, работодатель не может взять и перевести весь штат сотрудников на электронные трудовые книжки. Исключений не предусмотрено, абсолютно любой сотрудник может перейти на использование электронного документа. А вот бумажные трудовые книжки в итоге перестанут выдаваться. Если человек трудоустраивается впервые в жизни, начиная с 1 января 2024 года, ему оформят только электронную трудовую книжку, на бумажную он уже не будет иметь права”.
Валерия Батуркина, заместитель управляющего отделением Пенсионного Фонда России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области
Распространенные ошибки по теме “Закон об электронных трудовых книжках”
Ошибка: Сотрудник предприятия, написавший заявление о желании оформить электронную трудовую книжку, полагает, что документ будет выдан ему на электронном носителе (CD, флеш-карте и т.п.).
На самом деле, на руках у сотрудника не останется никакого документа (разве что бумажная трудовая книжка, которая станет бесполезна в плане трудоустройства, но будет храниться у него для подтверждения в будущем общего трудового стажа для назначения пенсии). Вся информация о трудоустройстве будет храниться в электронном виде у работодателя и в базе данных Пенсионного Фонда России.
Ошибка: Бухгалтер предприятия думает, что полностью освободится от работы с трудовыми книжками после того, как приняли закон об электронных документах.
На самом деле, сотрудники, которым уже были заведены бумажные трудовые книжки, имеют право не соглашаться на электронный вариант документа. Им бухгалтер или сотрудник отдела кадров обязан продолжать заполнять бумажные трудовые. Кроме того, Пенсионный Фонд обязал предприятия отчитываться по трудовым изменениям сотрудников (с любыми трудовыми книжками) ежемесячно, поэтому работы с документами, скорее, прибавилось.
Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Закон об электронных трудовых книжках”
Вопрос: Обязательно ли отправлять в Пенсионный Фонд отчет по форме СЗВ-ТД в бумажном виде? Можно отчитываться в электронной форме? Если да, то какие есть варианты?
Ответ: Да, закон позволяет предоставлять сведения в ПФ РФ в электронном формате. Работодатель может сделать это через Кабинет страхователя, Клиентскую службу территориального органа Пенсионного Фонда, специализированного оператора связи.
Вопрос: Как работнику предприятия, позволяющему заменить бумажную трудовую книжку на электронную, увидеть информацию о трудовой деятельности? Только путем заказа выписки?
Ответ: Нет, помимо возможности заказать выписку в электронном или бумажном варианте через Пенсионный Фонд и МФЦ, сотрудник имеет право на просмотр сведений о трудовой деятельности и стаже через отдел кадров последнего работодателя, портал Госуслуг, личный кабинет гражданина на сайте ПФР, приложение для смартфона.
Вопрос: Допустим, сотрудника уволят. Сведения об увольнении будут зафиксированы только в электронной форме?
Ответ: Нет. В случае увольнения работника руководитель лично или через отдел кадров выдает ему бумажный носитель с информацией об основаниях и причинах увольнения или же направляет документ в электронной форме по электронной почте (при наличии такой возможности). Если у сотрудника сохранилась бумажная трудовая книжка, сведения об увольнении будут внесены и в нее.
Загрузка...