Каждое предприятие, работающее с наличными денежными средствами рано или поздно подходит к вопросу лимита кассы, и хотя законодательством не предусмотрена конкретная сумма, хранить много денег в офисе крайне не безопасно и тогда приходится эти средства инкассировать. Каким образом это будет происходить решает предприятие. Скорее всего, самым удобным способом будет вызвать службу инкассации, составить опись и передать наличность в банк.
Инкассация денежных средств, цели и задачи
Данное понятие подразумевает перевозку денежных средств специально обученными сотрудниками в оборудованной машине, от одного подразделения или предприятия к другому.
Важно! Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения.
Данный вид услуг позволяет:
- перевозить выручку, полученную в результате работы в магазине в кредитную организацию, то есть банк;
- доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
- перемещать наличность между филиалами и подразделениями банка
- заправлять банкоматы и наоборот инкассировать, полученные средства в терминалах
Читайте также статью: → Накладная на отпуск материалов на сторону (форма м-15).
Понятие явочной карточки, где применяется
Явочная карточка составляется при оформлении инкассации кассиром банка. Ежемесячно, тем клиентам, которые сдают инкассацию в банк, кассир составляет явочную карточку, в которой должны быть указаны:
- номера сумок, принадлежащих клиенту
- наименование и юридический адрес организации
- график работы офиса
- время инкассации.
Образец явочной карточки
Приложение 12
к Положению Банка России
от 24 апреля 2008 года N 318-П
«О порядке ведения кассовых
операций и правилах хранения,
перевозки и инкассации банкнот
и монеты Банка России в кредитных
организациях на территории
Российской Федерации»
| Код формы документа по ОКУД | |
| 0402303 |
____________________________________________________ _____________________
(наименование подразделения инкассации) (дата)
______________________________ ________________ _______________________
(наименование должности) (личная подпись) (фамилия, инициалы) <1>
Место печати
Явочная карточка N ________ на _______________ <2>
Номера закрепленных сумок: ________________________________________________
(указывается номер каждой сумки или с номера
по номер)
___________________________________________________ Маршрут
(наименование организации) инкассации N ______
Адрес организации: ________________________________________________________
номер телефона организации: _______________________________________________
номер банковского счета (счетов) организации: _____________________________
Время окончания работы организации ____ час. ____ мин.
Время заезда инкассаторских работников ____ час. ____ мин.
| Дата <3> | Время сдачи сумки <3> | Номер сумки с наличными деньгами <3> | Сумма наличных денег, вложенных в сумку, цифрами в руб., коп. <3> | Номер принятой от инкассаторского работника порожней сумки <3> | Подпись кассового работника организации <3> | |
| час. | мин. | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| <4> | ||||||
| Итого <5>: | ||||||
| (проинкассировано наличных денег за период, на который оформлена явочная карточка; указывается сумма цифрами и прописью, в руб., коп.) | ||||||
| ________________________ ________________ _______________________
(наименование должности) (личная подпись) (фамилия, инициалы) <1> |
||||||
———————————
<1> Подпись сотрудника, который заполнил данную карту.
<2> Период, на который оформлена явочная карта.
<3> В случае если сумка с наличными деньгами не сдана инкассаторскому работнику или кассовый работник организации отказался сдавать сумку с наличными деньгами, кассовый работник организации указывает в явочной карточке дату и время заезда инкассаторского работника, в графах 4 — 6 производит запись «Отказ» и заверяет запись своей подписью.
<4> Количество строк в явочной карточке может предусматриваться в зависимости от количества сумок с наличными деньгами, сдаваемых организацией инкассаторским работникам в дни осуществления инкассации. Явочная карточка может размещаться на одном или на нескольких листах.
В случае внесения кассовым работником организации неправильной записи в явочную карточку указанная запись зачеркивается и заверяется подписью кассового работника организации, в следующей строке явочной карточки проставляется новая запись.
<5> Необходимость заполнения строки определяется кредитной организацией.
Порядок оформления явочной карточки
1.В поле «специальные отметки» необходимо указать надпись «Пакеты», если имеются индивидуальные сумки на организацию, указываются их номера.
2.Во время заполнения кассир указывает дату операции и время передачи сумки, а также прописывает общую сумму цифрами и прописью, ставит роспись. В случае допущения ошибки, необходимо надпись зачеркнуть, и написать новую.
3.Далее заполняется препроводительная ведомость в трех экземплярах, одна кладется в сумку, другая в руки инкассатору, третья остается в банке. Препроводительная ведомость к сумке состоит из ведомости к сумке, накладной, квитанции. Ведомость закладывается в пакет вместе с денежной наличностью, накладная и квитанция остаются на руках у кассира.
4.Инкассатор проверяет накладную и приходный либо расходный ордер, расписывается в нем .
- Явочную карту необходимо проверить на соответствие сумме, указанной в препроводительной ведомости, чтобы все совпадало, а также дату, время, номер сумки.
6.Далее кассиру необходимо потребовать у инкассатора документ удостоверяющий личность и доверенность на получение сдаваемой суммы.
7.Инкассатор принимает пакет, расписывается, а кассир сверяется подпись с образцами подписей.
Ошибки заполнения явочной карточки и других сопроводительных документов
| Ошибка | Как избежать |
| Явочную карту заполняет инкассатор | Явочную карту должен заполнять исключительно кассир, заполнение инкассатором не допускается |
| Ошибка в тексте | Необходимо неверное зачеркнуть, а на полях сделать верную запись |
| Грубое нарушение в повреждении пломбы | Инкассатор несет полную материальную ответственность за перевозимые средства, поэтому он обязан проверить целостность пломбы, сверив образцом, номер пломбиратора, а также просмотреть сумку на предмет повреждений. |
| Ошибки в описи и препроводительной ведомости | В описи неверно посчитано количество купюр и сумма, ошибки здесь не допустимы, поэтому исправлять нельзя, придется перепечатывать, составляется в трех экземплярах. Также по невнимательности возникают ошибки в датах. |
Читайте также статью: → «Форма ОП-6 «Дневной заборный лист».
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
По каким причинам инкассатор может отказаться от инкассирования денежных средств?
Ответ:
Инкассатор может отказаться от инкассирования, ели отсутствует подъезд к объекту, на пути находятся какие-либо преграды. Заезд можно осуществить с согласия обеих сторон позже, а в случае отказа одной из них, в явочной карточке делается отметка об отказе. Другой не мало важной причиной может стать неправильное оформление документов, с ошибками, несоответствие указанной суммы в препроводительной ведомости и явочной карточке. А также несовпадение пломбы на образце и сумке. Поэтому инкассатору необходимо четко все сверять, чтобы не попасть в неприятную ситуацию, поскольку он несет полную материальную ответственность.
2.Вопрос №2:
Какие документы необходимо предъявить инкассатору?
Ответ:
Инкассатор должен предъявить документ удостоверяющий личность, это либо паспорт либо удостоверение инкассатора, а также доверенность, выданную специально на эту сделку, с указанием места и суммы денежной наличности. В случае отказа инкассатора принять наличность, делается отметка в явочной карте и указывается причина.
Загрузка...