Значимость хранения документов хозяйствующих субъектов определяется на законодательном уровне и прописана в ряде законов РФ, нормативных, регламентирующих и правовых актах. К ним относятся ФЗ от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29 Хранение документов бухгалтерского учета), приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010г. № 558, в котором утвержден Перечень архивных документов и др.
Сроки хранения для какого-либо вида документов определяются законодательно утвержденными правилами, но в целом они составляют 5 лет исходя из сроков окончания отчетного года.
Примеры сроков хранения бухгалтерских документов и документов по кадровым вопросам
| Содержание и название документа | Срок хранения, лет |
| Балансы предприятия (ликвидационные, передаточные, разделительные), пояснительные записки к балансам, свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции | постоянно |
| Документы, подтверждающие передачу имущества от одного собственника к другому, с учета одного баланса на другой | постоянно |
| Документы, содержащие информацию о социальных выплатах, льготах сотрудников предприятия (личные карточки, трудовые договора, личные дела, аттестационные заключения и др.) | 75 |
| Документы, подтверждающие факты продажи имущества (акты, заявки, переписка и т.д.) | 10 |
| Документы по анализу годовой отчетсности по бухгалтерии (доклады, таблицы) | 5 |
| Документы о выдаче премии, по технике безопасности, о переводе работников на сокращенный или полной рабочий день, резюме, характеристики и др. | 5 |
| Документы о трудовой дисциплине | 3 |
| Графики отпусков | 1 |
Важно! Не зависимо от того, документы созданы и хранятся в электронном виде или на бумажных носителях, на них в равной мере распространены утвержденные (рассмотренные) сроки хранения.
Хранение документов должно быть организовано ответственными сотрудниками в специально отведенных для этого помещениях, возможно в закрывающихся шкафах.
Ответственность за сохранность документов
Ответственность за сохранность документов предприятия возложена, в первую очередь, на ее руководителя. Что же касается учетных первичных документов, бухгалтерской отчетности, регистров бухгалтерского учета, то их хранение и обеспечение передачи бухгалтерских документов, как правило, возлагается на главного бухгалтера.
Если происходит смена руководствующего состава, следует в обязательном порядке провести процедуру по передаче документов бухгалтерского учета. Организация имеет право самостоятельно определить, в каком порядке будет проходить передача документов.
Какие и в каком размере могут быть возложены штрафы на должностных лиц за нарушение порядка и сроков хранения документов:
- Нарушение сроков и порядка хранения бухгалтерских документов ведет к административному штрафу на ответственных сотрудников в размере от 5,0 тыс. руб. до 10,0 тыс. руб. (ст. 15.11. Кодекса РФ об административных нарушениях).
- Невыполнение порядка хранения документов ведет к административным санкциям от 10,0 до 40,0 тыс. руб. Если в результате нарушения был установлен факт неуплаты налога, в такой ситуации величина штрафа определяется 20 процентами от размера неуплаченного налога, однако не меньше чем 40,0 тыс. руб.
- Отсутствие наличия счетов – фактур, регистров бухгалтерского учета, первичных бухгалтерских документов грозит наложением штрафа в размере 10,0 тыс. руб.
Каков порядок хранения бухгалтерских документов в организации
Для организации хранения документов на предприятии создаются архивы.
В архив обязательно передать следующие документы по бухгалтерии:
- Первичные;
- Регистры по учету;
- Балансы предприятия;
- Отчеты;
- Аудиторские заключения
- Другие
Бухгалтерские документы до передачи в архив можно хранить в помещениях бухгалтерской службы.
Общие принципы организации хранения кадровых документов
Документы по кадрам допустимо хранить в помещениях кадровой службы или в архиве предприятия. Трудовое законодательство разъясняет порядок хранения кадровых документов.
На предприятии следует разработать и утвердить локальный документ, позволяющий обеспечить сохранность данных персонального учета и позволяющего защитить их от утраты либо использования.
Что следует хранить в сейфах, несгораемых металлических шкафах
Существует целая категория документов для организации хранения которых обязательно использования сейфов, это такие как:
— бланки строгой отчетности;
— документы, содержащую информацию, которая относится к категории «коммерческая тайна»;
— трудовые книжки, вкладыши в трудовые книжки.
Хозяйствующий субъект обязан организовать такие условия хранения для документации по ведению бухгалтерского учета, которые обеспечат безопасность их хранения.
Как и когда передавать документы в архив
Чтобы правильно оформить передачу документов для хранения в архив, следует их упорядочить в хронологическом порядке, подшить в папки, составить справку.
Как правило, после составления и сдачи годовой отчетности, документы отчетного года следует передать в архив. На хранении в архиве находятся документы с временным и постоянным сроками хранения. Документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, могут находиться в помещениях бухгалтерской службы.
Рекомендуемые Правила формирования документов для хранения в «Дело» (папки)
- Для хранения документов формируются папки.
- Документы с различным сроком хранения следует раскладывать в различные папки, например, документы временного (более 10 лет) хранения следует раскладывать отдельно от документов, с постоянным сроком хранения.
- В одну папку (дело) подбираются документы одного отчетного периода.
- Отдельно следует хранить копии и подлинники.
- Объем формируемой папки (дела) должен быть не более 4-х сантиметров и количество листов ограничивается 250 шт.
- При наличии приложений к каким-либо документам, их следует группировать совместно, не обращая внимание на дату, когда они были составлены.
- Для документов по переписке календарный год является периодом, на основании которого формируется для хранения папка. Здесь документы следует располагать в хронологическом порядке.
- После окончания формирования папки (дела) документы сшиваются, папки переплетаются.
- На титульном листе каждой папки, сформированной для хранения, необходимо прописать: название предприятия, содержание папки, отчетный период, количество листов в ней, период хранения документов.
После того, как документы были переданы в архив, вносить изменения в них категорически запрещается. В случае возникновения обоснованной необходимости внесения поправок, это должно быть письменно зафиксировано с проставлением даты внесения изменений и подписью лица, их внесших.
Как провести процедуру уничтожения документов
Не зависимо от того, успешно функционирует организация или не очень, с течением времени, актуальность информации, содержащейся в части документооборота, утрачивается. Это создает предпосылки для организации упорядоченного процесса по уничтожению документации, ставшей ненужной. Как показывает практика, уничтожить документы можно самостоятельно либо обратившись к специализированным фирмам.
На предприятии документы уничтожают, руководствуясь основными правилами в организации работы архивов.
Уничтожают те документы, срок хранения которых истек либо они утратили свое значение в текущей деятельности предприятия.
Проводя уничтожение документов собственными силами организации, прежде всего, следует создать специальную экспертную комиссию. Именно комиссия выбирает документы, которые следует уничтожить по итогам прохождения процедуры оценки важности и ценности документов.
Номенклатура дел предприятия поможет определить фактический срок хранения документов и, соответственно, отобрать документы для уничтожения.
Уничтожение документов оформляется таким документом как акт, структура которого предусматривает обязательные компоненты.
Акт должен быть составлен с учетом ряда требований:
- На предприятии составляется только один акт об уничтожении документов, независимо от количества существующих на нем структурных подразделений.
- В акт следует внести только те документы, у которых до первого января того года, в котором предполагается уничтожить документы, истек срок хранения.
- Комиссия, минимальное количество которой должно быть не менее 3-х человек, подписывает акт,
- Руководитель организации обязательно заверяет акт об уничтожении документов.
Загрузка...