Хранение электронных документов в организации

В современном обществе документы все чаще передаются и оформляются в электронном формате. В связи с этим у многих работодателей возникают затруднения с учетом таких документов и с обеспечением связи между электронным и бумажным архивом. В данной статье предлагаем поговорить про хранение электронных документов.

Хранение электронных документов — общие сведения

Документооборот — это движение документов внутри фирмы с момента их формирования (получения) и до окончания исполнения (отправки) (п. 73, 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Электронный документооборот — обмен документами с применением автоматизированной информационной системы.

Если информация на цифровом носителе подписана при помощи квалифицированной электронной подписи, такой электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, который был подписан уполномоченным лицом собственноручно (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). И в этом случае электронный документ, подписанный КЭП, может быть применен компанией (ее представителем) в каких угодно правоотношениях в соответствии с действующими законами РФ, за исключением случаев, при которых необходимо формировать документ именно на бумажном носители, регламентированных федеральными законами или нормативными актами.

Электронный документооборот обеспечивается за счет внесения записи о документе с описанием всех существенных параметров, в которую вкладывается отсканированная копия документа или файла.

Программа учета документов служит для обеспечения надежного хранения электронных документов в базе данных в виде записей с предоставлением лицам, имеющим право на доступ к документации, возможности осуществления мгновенного поиска сведений по различным критериям.

Компании имеют право на то, чтобы пользоваться в процессе хозяйственной деятельности электронным хранилищем документов и использовать как бумажные, так и электронные форматы документов. Электронные системы удобны тем, что благодаря им становится возможным облегчить сканирование документов, создать единую базу, автоматически сохранить электронные копии во внутренних базах данных. Такое хранилище предназначено для автоматизации процесса управления делопроизводством и документооборотом на фирме.

Хранение электронных документов — скан-копия или оригинал

Важно! Организации обязаны своими силами обеспечивать хранение документов (данное требование закреплено нормами Налогового кодекса, в частности, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в котором сказано о том, что руководство фирмы должно организовать безопасное хранение данных налогового и бухгалтерского учета, а также иных документов, требуемых для расчета сумм и уплаты налогов — таковыми являются документы, свидетельствующие об уплате налогов, осуществлении затрат и получении доходов — на протяжении 4 лет, если иное не предусмотрено налоговым законодательством).

Экономический субъект обязан хранить на протяжении срока, установленного в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (но не менее 5 лет, отсчитываемых с момента окончания отчетного периода):

• первичные документы бухгалтерского учета;
• финансовую отчетность;
• бухгалтерские регистры (см. ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Хранению на протяжении как минимум 5 лет после года, в котором документ в последний раз использовался в целях составления отчетности, подлежат:

• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов;
• средства, обеспечивающие проверку подлинности электронной подписи;
• стандарты экономического учета;
• документы учетной политики;
• иные документы, имеющие отношение к организации и ведению бухгалтерского учета.

Обратить внимание также следует на текст Письма Минфина РФ от 26.12.2017 № 07-01-09/86857. В нем рассмотрен вопрос хранения документов в налоговом и бухгалтерском учете. Министерство финансов сделало акцент на том, что хранение документации в налоговом учете регулируется Налоговым кодексом РФ, а в бухгалтерском учете — Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Также упоминается о том, что главное — обеспечение компанией полной сохранности документов и их защита от внесения каких-либо изменений. При этом контролирующие органы не делают различий между бумажными и электронными версиями документов.

Министерству финансов было задано 2 вопроса:

1. Можно ли рассматривать первичные документы, сохраненные в электронной форме, в качестве подтверждения произведенных затрат в том случае, если оригиналы документов в бумажном виде были утрачены?
2. Можно ли скан-копию документа, хранящуюся в электронном архиве, считать электронным документом, если речь идет о налоговом учете?

Финансовое ведомство дало следующие пояснения. Расходы предприятия необходимо подтверждать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если опираться на положения Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, электронные документы, которые обращаются в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия (при условии заверения их усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью), можно признать равнозначными документу на бумажном носителе (подписанном собственноручной подписью) для целей налогообложения и бухгалтерского учета (в тех случаях, которые установлены соглашением между сторонами). Если сторонами соглашения соблюдаются требования Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, электронный документооборот может быть организован и при оформлении первичных учетных документов (опять же, при условии заверения документов простой и/или усиленной неквалифицированной подписью) (См. Письмо Минфина РФ от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456).

Хранение электронных документов — факсимильная, электронная копия

Даже если документ в бумажном виде был переведен в электронный формат, такой документ не принимается в качестве электронного. Соответственно, он не может стать оправдательным документом, если речь идет о подтверждении правильности расчета налога на прибыль.

Читайте также статью ⇒ «На какие документы можно ставить факсимильную подпись«.

Связано это с тем, что факсимильная, электронная копия или другим способом воспроизведенная подпись начальства при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не признаются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль. См. Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 № А12-13422/2011.

Читайте также статью ⇒ «Усиленная квалифицированная электронная подпись«.

Хранение электронных документов — правила архивации

Предприятиям позволено осуществлять хранение документов и на бумажных носителях, и на цифровых (в электронной форме). В связи с тем, что хранение электронных документов представляется более удобным за счет мгновенного доступа к бумагам и содержащимся в них сведениям, в настоящее время разработано достаточное количество программных систем, позволяющих не только обеспечивать сохранность документов, заверенных квалифицированными электронными подписями, но и сканировать бумажные документы для перевода их в электронный формат. Если руководство компании принимает решение о хранении документации на цифровых носителях, начальству следует ознакомиться со следующими нормативными актами:

• с полным текстом ГОСТа Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 — в нем содержится подробное описание регулирования электронного хранения деловых и других сведений;
• с пунктами 5.7, 5.8, 5.10 и 5.12 данного ГОСТа в частности — в них рассмотрены требования к обеспечению безопасности сведений и защиты информации, правила хранения информации и процедуры создания электронных копий документов.

Если в ходе осуществления деятельности сотрудникам компании необходимо получить заверенную копию документа, которых хранится в электронном виде (допустим, для предъявления данной бумаги в качестве доказательства), электронные системы хранения информации позволяют осуществлять выдачу документов в виде бумажных копий или на электронных носителях. Обычно требуется заверять такие копии как точные копии оригинального документа в соответствии с требованиями, чтобы снизить вероятность их оспаривания или непринятия.

Также в локальных нормативных актах предприятия должно упоминаться о закрепленной на фирме процедуре формирования копий документов — такие инструкции во избежание споров в дальнейшем должны быть в обязательном порядке задокументированы. К примеру, руководство может предусмотреть использование в процессе копирования стандартных копировальных средств и составление письменного подтверждения корректного процесса создания копии.

Важно! Как правило, после того, как копирование проведено, бумажный документ можно уничтожить, но в отдельных ситуациях необходимо позаботиться о сохранении бумажной версии.

Закрепленные на предприятии процедуры обеспечения долгосрочного хранения документов должны учитывать:

• ожидаемый срок службы систем хранения данных;
• регламентированный законом срок хранения документов.

В случае осуществления хранения документов в электронной форме, необходимо также позаботиться о следующих моментах:

1. Всегда существует риск утраты или повреждения всей рабочей копии данных (части копии данных) — на такой случай следует предусмотреть резервное копирование файлов и формирование как минимум 2 актуальных копий.
2. Если произойдет полная утрата исходной системы, на предприятии должны остаться резервные копии, включающие в себя всю взаимосвязанную информацию — так можно будет заново воссоздать законченную систему.
3. В обязательном порядке должно быть организовано защищенное удаленное хранение резервных копий данных.

Читайте также статью ⇒ «Внутренние документы компании: единая система«.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Предприятие осуществляет хранение электронных документов. Руководство полагает, что все бумажные документы после копирования их для хранения в электронном формате можно уничтожить.

Комментарий: В отдельных случаях необходимо обеспечить также хранение бумажной версии документа.

Ошибка: Руководство компании, в которой ведется электронный документооборот, не позаботилось о создании резервной копии данных.

Комментарий: Во избежание утраты важных документов в случае повреждения системы и утраты рабочей копии в обязательном порядке следует организовать резервное копирование данных и взаимосвязанных с ними сведений.

Ответы на распространенные вопросы про хранение электронных документов

Вопрос №1: Каков срок хранения первичных документов на предприятии?

Ответ: ООО и ИП (налогоплательщики и налоговые агенты) должны хранить данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (в т.ч. подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов) в течение 4 лет — именно такой срок корреспондирует периоду, за которых может быть проведена выездная налоговая проверка. См. Письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829. Данный период отсчитывается после отчетного (налогового) периода, в котором документ в последний раз использовался в целях подтверждения произведенных расходов и полученных доходов, начисления и уплаты налога или составления налоговой отчетности.

Вопрос №2: Будет ли принят в целях учета налога на прибыль документ, заверенный факсимильной подписью и переведенный в электронный формат?

Ответ: Нет, поскольку одним из обязательных реквизитов первичного документа является подписи лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление. Каким-либо образом воспроизведенная подпись руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль компании. Тот факт, что документ был переведен в электронный формат, роли не играет.