Акт приема-передачи документов при смене директора

Автор статьи

Виктория Ананьина

7 минут на чтение
4 175 просмотров
Содержание Содержание

Для того, чтобы понять, когда и для чего требуется оформлять акт приема-передачи, необходимо для начала четко уяснить смысл и порядок смены руководства.

Важно! Глава организации (директор) вправе уволиться по собственному желанию. Также его может уволить наниматель по общим основаниям, предусмотренным ТК РФ.

Смена руководителя организации (т. е. ее директора, главы) – стандартная процедура, которая состоит из нескольких обязательных этапов. Ее проведение требует соблюдения заведенного порядка, который предполагает выполнение определенных действий, перечисленных далее в таблице.

Основные этапы смены главы организации Краткое описание с пояснениями
 

 

 

 

 

 

Увольнение одного руководителя и прием на его место нового

(ключевая задача, суть всей процедуры)

Данный этап связан, прежде всего, с документированием всех действий:

глава организации подает написанное им заявление на увольнение;

все участники на общем собрании принимают решение об увольнении одного главы и назначении другого (все решения протоколируются, оформляются приказы об увольнении и назначении, трудовой договор с новым главой организации);

также оформляются приказы о проведении инвентаризации и о формировании комиссии по передаче дел от бывшего главы организации вновь избранному

 

 

Инвентаризация наличия всего имущества вне зависимости от его местонахождения, а также финансовых обязательств на предмет сохранности

Процесс инвентаризации инициируется обычно заранее, не менее чем за месяц, и проводится в порядке, определяемом Методическими указаниями, утв. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 (акт. ред. от 08.11.2010), а также локальными актами организации, регулирующими вопросы осуществления внутреннего контроля
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Передача дел (документации, печатей, штампов, оборудования) и вступление в должность нового главы организации

Процесс передачи дел сопровождается оформлением приемо-передаточного акта.

На законодательном уровне процесс обозначен лишь в некоторых нормативных актах, в частности:

п. 4 ст. 29 ФЗ РФ № 402 от 06.12.2011 (акт. ред. от 26.07.2020) “О бухучете”;

ФЗ РФ № 395-1 “О банках и банковской деятельности” от 02.12.1990 (акт. ред. от 06.06.2020), для кредитных организаций;

ст. 10.5 «Основных правил работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002).

О смене руководства в организации необходимо сообщать в соответствующие инстанции (налоговые, регистрационные органы, контрагентам, кредитные организации и т. д.).

Процедура смены руководства не имеет четкого регламента, закрепленного законодательством. Но важно грамотно к ней подойти, поскольку глава организации – материально-ответственное лицо, которое несет ответственность и за свою работу (применительно ко ст. 277 ТК РФ). А такой документ, как приемо-передаточный акт, хоть, по сути, и не является обязательным, но имеет юридическое значение и может использоваться впоследствии при разрешении многих споров, разногласий.

Между тем, как показывает судебная практика, в большинстве разбирательств суд устанавливает, что бывшему главе организации необходимо предъявлять требование о передаче документации. Соответственно, при смене руководства уволенный директор должен передавать новому главе организации все виды документов (учредительные, бухгалтерские т. д.), а также печати, штампы.

Какая форма приемо-сдаточного акта применяется организациями в 2020 г. при смене руководящего состава

Данный документ не имеет унифицированной формы либо какого-либо рекомендуемого типового бланка. Посему организации самостоятельно разрабатывают под него шаблон либо составляют его в свободной форме. Оптимальным вариантом здесь будет утверждение соответствующего Положения о передаче документации (дел) при высвобождении от должности главы организации. В него следует включить как минимум:

  • перечень конкретных документов, которые должен передать бывший директор вновь избранному (учредительные, бухгалтерские, правоустанавливающие, организационно-распорядительные и т. д.), с указанием их названий, количества;
  • необходимость составления акта приема-передачи дел, используя при этом специально разработанную для этого форму, с включением требуемых сведений, приложений и т. п.;
  • дополнительные нормативы и положения, предусматривающие привлечение третьих ответственных лиц к подготовке, оформлении данного акта.

Вся документация, которая подлежит передачи по действующему в организации Положению, должна пройти предварительную проверку на предмет полноты, соответствия, достоверности. Только после этого проводится ее передача, а сам факт передачи оформляется приемо-передаточным актом. Как принято, составляется 2 экземпляра приемо-сдаточного акта, один из которых новый директор забирает себе. Второй отдают бывшему руководителю.

Разрешается заполнять бланк акта приема-передачи документов от руки и печатью на рабочем компьютере. Для этого используется обычный лист формата А4. Заверять печатью акт не обязательно, а вот подписать его должны все ответственные полномочные лица (в первую очередь оба директора, бывший и новый, а затем и остальные присутствующие лица).

Структура и содержание акта приема-передачи документов, оформляемого при смене директоров

При разработке приемо-сдаточного акта за основу берется стандартная структура документа. Она должна иметь его все необходимые составные части и отображать факт передачи документации от одного руководителя другому. Структура акта должна предусматривать занесение следующих сведений:

  1. Дату, место оформления акта (число, месяц, год, город).
  2. Выполняемые действия (сдача и принятие документов бывшим директором вновь избранному, с указанием основания).
  3. Список передаваемой документации, оформленной, например, в виде таблицы, составленной по схеме: № п/п – название документа – датировка – прочие реквизиты – число страниц каждого из них – примечание. Краткое содержание, описание каждого переданного документа.
  4. Перечисление фактов, свидетельствующих о наличии конкретных недостатков, выявленных при передаче документов (отсутствие печатей, штампов, прочие нарушения).
  5. Подпись полномочных лиц (бывшего директора, передавшего полномочия с документацией, и нового директора, которые их принял).
  6. Составитель акта приема-передачи (Председатель, члены комиссии – должность, подпись каждого с расшифровкой).
  7. Список иных присутствующих лиц и их подписи (также должность, подпись с расшифровкой каждого).

После того, как приемо-передаточный акт составлен и подписан, вся полнота ответственности за переданную документацию переходит к новому директору.

Как правильно составить приемо-сдаточный акт при передаче документов

С учетом приведенных выше норм в качестве некоего руководства к действию при разработке собственного шаблона акта приема-передачи рекомендуется использовать следующий вариант бланка.

Утверждаю__________________________

(Председатель общего собрания…)

(Подпись) ________  /___________________/

Акт приема-передачи дел при смене директора

г. ____________                                                                                                                      «__»________

            В связи с ________________________________  (указать основание, т. е. увольнение с должности директора одного лица и назначение на его место другого, реквизиты протокола общего собрания с соответствующими решениями) _________________________________ составлен настоящий Акт о том, что (указать ФИО уволенного директора) _______________________________  передал, а (указать ФИО вновь избранного директора) _____________________  принял  следующие документы (перечислить):

№ п/п Название документа Реквизиты

(№, дата)

Количество Примечание
         
         

 Перечисленные документы и печать переданы в надлежащем состоянии. Претензий к оформлению не имеется. Настоящий приемо-передаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается (уточнить) ____________________________________________________, а второй (уточнить)__________________________________________________________________. При его составлении присутствовали:

комиссия в составе (перечислить всех):__________________________________________  _________________________________________________________________________________

увольняемый (ФИО) ___________________________________________________________________

вновь избранный (ФИО) _______________________________________________________________

Подписи сторон:

Сдал:   _______       /______________/                                Принял:   ________            /_____________/

Присутствующие лица:

__________________________

__________________________

Предложенный вариант бланка содержит обобщающий минимум сведений, которые обычно включают в акт приема-передачи. Их можно дополнять, перестраивать, видоизменять. Ограничений по компоновке подобных документов как таковых не имеется.

Пример 1. Вариант оформления приемо-сдаточного акта при передаче документов по причине смены руководства ООО «Форпост»

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ДИРЕКТОРА

г. Москва                                                                                                              «11» сентября 2020 года

            Настоящий Акт составлен для целей подтверждения передачи дел при смене директора  ООО «Форпост». Основанием для смены руководства Общества является решение общего собрания участников (протокол № 123 от 11.09.2020).

            Составление приемо-сдаточного Акта проводилось с участием Комиссии в составе:

  1. Председатель общего собрания ООО «Форпост» Федоркевич Тарас Антонович.
  2. Главный бухгалтер ООО «Форпост» Толочина Глафира Ростиславовна.
  3. Юрисконсульт ООО «Форпост» Красильникова Виолетта Герасимовна.

Высвобожденный от должности директора ООО «Форпост» Цылинский Максим Юрьевич передал, а вновь избранный на должность директора ООО «Форпост» Барсов Михаил Николаевич принял:

  1. Учредительные документы (15 л.).
  2. Свидетельство о госрегистрации и постановке на учет (10 л.).
  3. Банковские документы (10 л.).
  4. Договора, заключенные с контрагентами (55 л.).
  5. Лицензии (5 л.).
  6. Правоустанавливающие документы на недвижимое имущество и транспортные средства ООО «Форпост» (30 л.)
  7. Кадровые и бухгалтерские документы в полном объеме (100 л.).
  8. Фирменные бланки общества (400 шт.).
  9. Оборудование (1 компьютер, 1 факс, 1 принтер).
  10. Ключи от кабинета (3 шт.) и сейфа (2 шт.).
  11. Печать Общества (1 шт.).
  12. Штамп (1 шт.).

Переданная документация, оборудование, печать, штамп находятся в удовлетворительном состоянии. Претензий к оформлению и передаче дел нет. С 12.09.2020 все обязательства ООО «Форпост», связанные с вступлением в должность и предусмотренные Уставом Общества и законом, возлагаются на Барсова Михаила Николаевича.

Настоящий приемо-сдаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается на утверждение Председателю общего собрания Федоркевичу Тарасу Антоновичу, а второй остается у бывшего директора Цылинского Максима Юрьевича.

Подписи:

Сдал:                                                                                    Принял:

_______   Цылинский М. Ю.                                               _________          Барсов М. Н.

Присутствующие лица:

________      Федоркевич Т. А.

________     Толочина Г. Р.

________   Красильникова В. Г.

Распространенные ошибки при составлении и оформлении акта приема-передачи

Ошибка 1. Самостоятельно разработанная форма акта приема-передачи дел может содержать пункты, позволяющие бывшему директору, который сдает дела, зафиксировать, отобразить свое несогласие с конкретными положениями приемо-сдаточного акта. Запретов по этой части не имеется.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Если нет нового директора, участники его не назначили, как и кому передают дела?

Организацию оставить «в свободном плавании» не могут. Обычно в подобных ситуациях назначают временного исполняющего обязанности главы организации. Собственно ему (либо комиссии) передают все дела.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи