Возмещение командировочных

Направляя сотрудника в служебную командировку, работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы на проживание и проезд. В статье разберем, как осуществляется возмещение командировочных расходов в соответствие с действующими законодательными нормами, а также выясним полный перечень расходов, подлежащих возмещению в командировке.

Какие расходы подлежат возмещению в командировке

Перечень расходов, подлежащий возмещению в командировке, регламентирован положениями НК РФ. Согласно пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ командировочные расходы включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией и подлежат возмещению в следующем составе:

Основания для возмещения командировочных расходов

Работодатель возмещает сотруднику расходы, понесенные в командировке, при наличии следующих документальных оснований:

• возмещение проезда осуществляется на основании оригиналов проездных документов (ж/д, авиа- билетов, квитанций на оплату услуг перевозки, оформленных в соответствующем порядке);
• расходы на проживание компенсируются на основании оригиналов квитанций, выданный гостиницей либо иной организацией (ИП, физлицом), оказавшей услуги временного размещения;
• суточные – расходы, подлежащие возмещению на основании приказа о командировке, при наличии авансового отчета (без необходимости предоставления первичных документов, подтверждающих расходы).

Возмещение прочих расходов, связанных с пребыванием сотрудника в командировке, производится на основании оригиналов первичных документов (квитанции, чеки, акты выполненных работ, т.п.), подтверждающих такие расходы.

Возмещение командировочных расходов: порядок действий работодателя

Ниже описан порядок возмещения расходов, понесенных сотрудников в период командировки.

Шаг #1. Издание приказа на командировку

На первом этапе работодатель составляет приказ, согласно которому сотрудник направляется в командировку.

Командировкой признается направление работника в другой населенный пункт с целью выполнения ним производственных задач.

Документ может быть составлен как в свободной форме, так и с использованием унифицированного бланка Т-9 ⇒ Приказ о командировке Т-9_бланк.

В тексте документа следует указать:

• наименования организации;
• ФИО, должность сотрудника, который направляется в командировку;
• место командировки (населенный пункт);
• период командировки (с___ г. по ___ г.);
• цель командировки (контроль деятельности подразделений, замена временно отсутствующего сотрудника, переговоры с потенциальными клиентами, заключение договора поставки, т.п.);
• основание для командировки (служебное задание).

После подписания приказа руководителем, документ передается сотруднику, который направляется в командировку, для ознакомления.

Шаг #2. Выдача аванса на командировку

На основании приказа о командировке сотрудник составляет заявление о выдаче аванса на командировку. Расчет аванса осуществляется на основании норм командировочных расходов, установленных локальными нормативными актами предприятия.

Сотрудник подписывает заявление, передает его руководителю для согласования, после чего документ поступает в бухгалтерии в качестве основания для выдачи аванса.

Аванс на командировку может быть выдан наличными через кассу либо перечислен в безналичной форме на банковскую карту сотрудника – в зависимости от порядка, предусмотренного в организации.

Читайте также статью ⇒ «Отзыв из командировки«.

Шаг #3. Возмещение командировочных расходов

По окончанию командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет ⇒ АО-1 с указанием понесенных расходов. К авансовому отчету работник прилагает оригиналы квитанций, чеков, прочих документов, подтверждающих такие расходы. Срок предоставления авансового отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (с учетом дней в пути).

Командировочные расходы подлежат возмещению в случае, если сумма аванса, выданного работнику, оказалась меньше расходов, которые сотрудник фактически понес в период командировки.

Срок возмещения командировочных расходов определяется в соответствие с положениями локальных нормативных актов компании. Как правило, бухгалтер организации перечисляет сотруднику сумму возмещения в день предоставления авансового отчета. При этом порядок оплаты труда и выплаты компенсации, принятый в компании, может предусматривать возмещение командировочных расходов в срок выплаты зарплаты (аванса), т.п.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация командировочных расходов: конфликты«.

Налогообложение возмещаемых командировочных расходов

Так как расходы, возмещаемые сотруднику в период командировки, относятся к компенсациям, сумма таких расходов выплачивается в «чистом» виде и НДФЛ не облагается.

В то же время компании, выплачивающие командированным сотрудникам суточные сверх лимита, установленного абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, обязаны начислить НДФЛ и выплатить налог в бюджет в общем порядке. В 2024 году сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 руб./сут. для командировок в пределах РФ, 2.500 руб./сут. – для загранкомандировок.

Напомним, что работодатель выплачивает сотруднику суточные за каждый день пребывания в командировке, в том числе за дни нахождения в пути (день отъезда/приезда).

Что касается налога на прибыль, то компания вправе включить в налогооблагаемую базу только сумму суточных в пределах лимита НК. Суммы, выплаченные сотрудникам сверх нормы, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Немного иначе обстоит дело с налогообложением расходов на проживание и проезд. Данные виды расходов работодатель вправе возмещать в полном объеме, без необходимости начисления и удержания НДФЛ. Также вся сумма расходов на проезд и проживание включается в расчет налога на прибыль.

При этом, компании, как правило, ограничивают возможности сотрудников в расходах на аренду жилья, устанавливая определенных лимит для командировок внутри страны и за пределами РФ. Такие ограничения вполне правомерны при условии, что лимиты проживания зафиксированы в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).

Читайте также статью ⇒ «Суточные расходы в командировке«.