Еще 10 лет назад электронный документооборот считался роскошью, доступной лишь крупным компаниям и представительствам международных корпораций. На сегодняшний день система электронного документооборота – надежный и эффективный способ автоматизации, которым пользуются как крупные предприятия, так и небольшие фирмы. В статье выясним, какие основные преимущества использования электронных документов в бизнесе, а также разберем, как осуществляется внедрение электронного документооборота на предприятии.
Электронный документооборот на предприятии: основные преимущества
Популярность электронного документооборота во внутренней деятельности компании растет с каждым днем. Причин тому множество. Ниже рассмотрим основные из них:
- Уменьшение материальных затрат. Заменяя бумажные документы на электронные, организация в первую очередь снижает затраты на канцтовары, а также расходы на техобслуживание оргтехники (принтеры, факсы, МФУ).
- Экономия трудовых ресурсов. При внедрении электронного документооборота работодатель освобождается от необходимости содержания огромного штата канцелярских работников. Вследствие экономии трудовых ресурсов организация существенно снижает расходы на оплату труда.
- Ускорение документооборота. При ведении документооборота в «классической» бумажной форме сотруднику требуется значительное время, чтобы найти тот или иной документ. Также время необходимо для обработки документа (согласования, подписания, передачи следующему звену, т.п.). При использовании электронных документов поиск необходимой бумаги осуществляется автоматически. Корректировка и подписание документа в электронной форме также занимает считанные минуты, при этом обновленный документ с внесенными правками сразу виден сотрудникам, которые имеют доступ к базе.
- Систематизация процесса обработки документов. Как правило, небольшие фирмы редко применяют систематизированный подход в процессе внутреннего документооборота, мотивируя это отсутствием необходимости. Однако, упорядочив внутренние процессы, руководство замечает существенную оптимизацию работы механизмов документооборота. Внедрение электронного документооборота является наиболее эффективным инструментом систематизации процесса обработки документов и как результат – гарантирует повышение эффективности документооборота.
- Повышение контроля исполнительской дисциплины. Используя бумажные документы, руководство компании редко контролирует функциональную дисциплину каждого исполнителя. А в случае наличия такого контроля работодатель несет значительные трудовые (как результат – финансовые) затраты. Одной из функций электронного документооборота является повышение контроля исполнительской дисциплина на каждом этапе обработки документа.
Внедрение электронного документооборота на предприятии: пошаговая инструкция
Процедура перехода на электронный документооборот является достаточно сложной и многоэтапной. Ниже рассмотрим порядок внедрения электронных документов в виде пошаговой инструкции.
Шаг #1. Проведите внутренний анализ документооборота в текущем виде
Данный этап внедрения электронного документооборота является предварительным, его цель – выяснить, действительно ли компании требуется замена бумажных документов на электронные.
Первоначально руководству необходимо провести внутреннюю «ревизию» документооборота организации в его текущем (бумажном) состоянии, выявить его слабые стороны, после чего принимать решение об электронной оптимизации.
В процессе аудита, руководство изучает регламент работы документов, после чего оценивает эффективность его реализации на каждом из этапов. Результат оценки – выявление низкоэффективных этапов документооборота, а также операций, которые требуют значительных трудовых и материальных ресурсов.
Важным аспектом оценки является определение масштабов документооборота на предприятии. Допустим, что речь идет о небольшой фирме или ИП с количеством сотрудников до 10-ти человек, при этом количество документов в течение месяца составляет около 10-20 единиц. В данном случае перед началом внедрения электронных документов организации следует сравнить затраты на покупку ПО и обучение сотрудников, а также экономию, которую реально получит компания от внедрения.
Читайте также статью ⇒ «Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция».
Шаг #2. Определите цели внедрения электронного документооборота
На основании проведенного анализа, руководство компании определяет цели внедрения электронного документооборота. В зависимости от итогов «ревизии» целями могут быть:
- использование электронных документов в работе с контрагентами (счета-фактуры, акты выполненных работ, договора, т.п.);
- внедрение электронного документооборота для внутренних нужд фирмы (электронные приказы, инструкции, служебные записки, т.п.);
- построение комплексной системы, которая охватывает как внутреннюю деятельность фирмы, так и взаимодействие с внешними партнерами.
Отметим, что компания вправе внедрять электронный документооборот как комплексно (в отношении всех внутренних и внешних процессов), так и секционно (например, только в части определенного процесса либо деятельности конкретного подразделения).
Шаг #3. Систематизируйте процессы обмена документами
Следующий этап – систематизация документооборота на основании существующих регламентов. Иными словами, руководству компании необходимо создать единый и централизованный алгоритм создания, обработки, согласования, подписания и хранения внутренних документов, а также механизм документального взаимодействия с контрагентами.
Систематизацию необходимо проводить в отношении каждого процесса отдельно, но при этом соблюдать единый механизм процессов реализации.
Читайте также статью ⇒ «Какие отчеты подаются в ФНС в электронном виде в 2024 году: перечень, сроки, ответственность».
Шаг #4. Разработайте внутреннее положение об электронном документообороте
Для утверждения процессов автоматизации документооборота руководству компании необходимо подготовить и утвердить соответствующее внутреннее положение.
При разработке в документ следует включить следующие положения:
| № п/п | Положения проекта о внедрении электронного документооборота | Описание |
| 1 | Цели внедрения | Положение о внедрении внутреннего документооборота должно содержать цели такого внедрения – обмен документами с контрагентами, внутреннее использование, пр. |
| 2 | Область внедрения |
Организация может использовать электронные документы как комплексно, так и в отношении определенных процессов. В частности, областью внедрения может быть:
|
| 3 | Описание процессов |
В положении об электронном документообороте должен отображаться пошаговый алгоритм работы по каждому из автоматизированных процессов. К примеру, процесс работы с кадровыми документами должен содержать описание следующих действий:
Каждый этап должен быть подкреплен графическим описанием работы с электронными документами, а также перечнем ответственных лиц (исполнителей, контролеров). |
| 4 | Сроки внедрения | Как правило, электронный документооборот внедряется на предприятии поэтапно. Если компания внедряет систему в отношении нескольких процессов одновременно, то в положении необходимо указать срок внедрения каждого этапа, а также окончательный срок внедрения электронных документов по всем процессам. |
| 5 | Задействованные лица |
В положении необходимо отразить перечень задействованных лиц, а именно:
|
Шаг #5. Установите ПО электронного документооборота
На следующем этапе организация устанавливает ПО, которое будет обеспечивать электронный документооборот в соответствие с поставленными целями.
Если компания автоматизирует процессы для обмена электронными документами с контролирующими органами, то при выборе ПО необходимо учитывать совместимость программ с ПО ФНС, ПФР, прочих органов.
Как правило, выбор и установка ПО осуществляется посредством заключения соответствующего договора с компанией, которая оказывает услуги телекоммуникационной связи. Перед заключением договора организации необходимо убедиться в наличии у фирмы-подрядчика соответствующей лицензии.
Шаг #6. Обучите сотрудников и тестирование ПО
После установки ПО организация переходит к процессу обучения сотрудников работе с электронными документами. В процессе обучения также осуществляется тестирование ПО, выявление эффективности работы, а также «слабых сторон» работы с электронными документами.
В ходе тестирования ответственные сотрудники формулируют предложения по оптимизации процессов и устранению возможных причин сбоев.
Шаг #7. Завершение процесса внедрения
После установленного периода тестирования и устранения выявленных неполадок организация переходит к завершающему процессу внедрения, то есть полностью отказывается от бумажных документов в пользу электронных (в пределах определенного процесса, подразделения либо в целом).
Читайте также статью ⇒ «Договор с ОЭД (оператор электронного документооборота): как составить, образец».
Загрузка...