Все организационно-нормативные документы, которые выдаются на предприятии, подлежат обязательному утверждению. В целях этой процедуры нужно применять реквизит 16 «Гриф утверждения документа». Без проведения процедуры документ не набирает юридическую силу. Запрещено применять в работе не утвержденные документы. Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ).
Какие документы подлежат утверждению
Локальные нормативные акты по предприятию содержат перечень документов, которые подлежат обязательному утверждению. На каждом конкретно взятом предприятии есть собственный перечень таких документов. Например, техническое задание на проектирование объекта может быть такого рода документом, требующим утверждения. Если вам неизвестны локальные нормативные акты на вашем предприятии, стоит изучить общепринятую практику по делопроизводству и ознакомиться со специальной литературой.
К документам, требующим утверждения, относится устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, отчеты о производственной деятельности, командировках. В зависимости от рода выполняемых работ, на предприятии может потребоваться утверждение:
- государственных и отраслевых стандартов, регламенты бизнес-процессов;
- технические задания на проектирование и разработку объектов;
- разрешение на капитальное строительство,
- проектно-конструкторские, научно-исследовательские, технологические работы.
На утверждение выносятся все шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации; всевозможные инструкции, включая должностную, по охране труда, пожарной безопасности и прочие; методические инструкции, технические условия.
Без утверждения нельзя использовать сметы, тарифы, расценки. Составленные акты приема-передачи дел, акты о ликвидации и реорганизации компаний, акты ревизий и проверок, акты сданных объектов и оборудования, проведенной экспертизы и т.д. требуют обязательного утверждения.
- Нельзя подходить к выполнению планов и нормативов, не утвержденных должным образом. Никто не имеет права требовать от работников выполнения графиков производственных процессов, пока они не наберут юридическую силу.
Будет документ обладать юридической силой или нет, зависит от того, соблюдены ли требования к оформлению реквизитов. Отсутствие грифа утверждения делает документ в правовом смысле бесполезным: утверждение конкретного документа санкционирует его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц.
Способы утверждать документы
Есть два способа введения документа в юридическое поле (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»):
- утверждение распорядительным документом;
- утверждение должностным лицом. В этом случае распорядительный документ не издается.
Утверждение некоторых правил, постановлений и прочего может устанавливаться с помощью распоряжения. Утверждать документы приказом разрешается в случае необходимости предоставления дополнительных разъяснений, а также, если эти пояснения не нужны. Гриф 16, согласно правилам документооборота, ставится в правом верхнем углу на первом листе документа, который подлежит утверждению. Например, у вас есть должностная инструкция. В правом верхнем углу будет указано: УТВЕРЖДЕНА приказом (порядковый номер приказа по предприятию), число издания приказа.
- Утверждение документа должностным лицом производится, как правило, руководителем компании.
Внимание! Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом подписи документа. Традиционно, право подписи есть у генерального директора компании. Наряду с единоличным исполнительным органом в организации могут быть указаны должности руководителей, имеющих право утверждать документы.
Оба варианта заверения документации имеют одинаковую юридическую силу. Возникает вопрос: каким из вариантов воспользоваться?
Важно! Все основные документы утверждаются должностным лицом. Распорядительный документ используется тогда, когда нужно ввести в действие дополнительные разъяснения и предписания.
Например, введение Регламента осуществляется приказом. Чтобы ознакомить с его положениями работников, требуется определенное время. В таком случае дата в приказе и дата введения в действие Регламента будут отличаться. Эта информация отображается в приказе. Утверждение Регламента приказом на крупном предприятии очень удобно, потому что в нем можно указать конкретный перечень лиц, которые должны выполнять новые требования. Также может быть указан срок, в который должны быть сделаны работы.
Важно! Ответственные лица, контролирующие выполнение задач, перечисляются в приказе. Если такого пункта в нем нет, то исполнение приказа контролирует подписавший его сотрудник.
Получается, что утверждение какого-либо документа распорядительным документом дает возможность регламентировать рабочий процесс, а также вносить разъяснения о том, как максимально эффективно ввести его в действие. Кроме приказа, подтверждающими документами могут быть: решения, постановления или протоколы.
В первую очередь ответственное лицо подготавливает два документа: утверждаемый и утверждающий, например, Регламент и приказ. Полный перечень утверждаемых документов содержится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Перечень документов, нуждающихся в утверждении, устанавливается законодательными и ведомственными нормативными актами. В этих актах можно обнаружить описание процедуры придания документам юридической силы. В законодательных актах прописаны условия не только для локальных документов, которые применяются в организации. В них также есть описание документации, касающейся вопросов работы органов государственной власти РФ, субъектов РФ, юрлиц и физлиц, органов местного самоуправления, предприятий.
Утверждение первичных учетных документов
Когда на предприятии составляется перечень документов, которые нужно утверждать, большое внимание должно быть уделено первичным учетным документам. Первичные документы образуются в ходе совершения хозяйственных операций, которые проводит организация. Для таких операций должны быть оформлены оправдательные документы. Они как раз и служат теми первичными учетными документами, на которых базируется бухучет (ФЗ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 01.07.2011) и постановление Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»).
Госкомстат и Минэкономики России утвердили унифицированную форму первичной учетной документации. Среди первичных учетных документов находятся различные акты, график отпусков, авансовый отчет и прочее.
Стандарт оформления первичных учетных документов обязателен к соблюдению для юрлиц всех форм собственности, которые ведут свою деятельность на территории РФ. Исключением из этого правила являются бюджетные учреждения и кредитные организации.
Право подписи на предприятии имеет генеральный директор. Если нужно, право подписи можно делегировать на основании приказа генерального директора конкретному сотруднику, что будет указано в тексте приказа. Но, в вопросе с первичными учетными документами право подписи есть только у руководителя по согласованию с главным бухгалтером.
Как показывает практика, встречаются такие виды документов, которые нужно утвердить руководителями сразу двух предприятий. Это может потребоваться при составлении актов приема-передачи, которые должны подписать оба участника юридических отношений. Таким образом, согласно постановлению Госкомстата России от 21.01.2003 № 7, допускается подпись первичного документа двумя лицами.
Способы утверждения документов по ГОСТу
Когда генеральный директор предприятия утверждает документ, гриф утверждения является составляющей частью документа, его реквизитом. По ГОСТу гриф должен быть расположен в верхней правом углу титульной страницы утверждаемого документа. Это правило действует с вертикальным расположением листов. Если бланк оформлен с продольным расположением, то гриф утверждения располагается аналогичным способом – вверху справа под реквизитами бланка.
Важно! Если название компании громоздкое и длинное, то элементы грифа могут быть центрированы относительно самой длинной строки.
Таким образом, документы на предприятиях, которые предписывают определенный порядок действий, вводят новые ценовые значения, пени, штрафы, акты всех видов, графики отпусков, штатное расписание и большое множество других документов, которые напрямую относятся к делопроизводству, требуют утверждения должностного лица. Без его подписи и печати, а также грифа утверждения такие документы являются ничтожными, они не имеют юридической силы.
Утвердить документы можно одним из двух способов: должностным лицом или внедрением распорядительного документа, регламентирующего нововведения (например, приказом). Оба способа имеют равную юридическую силу, но применяются в разных случаях.
Загрузка...