В сфере документооборота появился новый вид отчетности: универсальный передаточный документ (УПД). Его роль по достоинству оценят те, кому нужно по роду деятельности оформлять свои хозяйственные операции, включая оказание услуг (Приложение 2 к Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г.). УПД может быть как счетом-фактурой, так и первичным учетным документом.
Важно! УПД был введен в бухучет для того, чтобы сократить повторяющуюся документацию при ведении хозяйственного учета.
С широким применением техники, стало возможным оформлять электронный УПД. Это в разы сократило затраты на оформление типовой документации при передаче товарно-материальных ценностей или при выполнении услуг. Также УПД справляется с задачей отображения НДС.
Преимущества электронного формата УПД
УПД, который оформляется в электронной форме, имеет несколько функциональных значений:
- счет-фактура;
- первичный документ (накладная);
- счет-фактура и первичный документ одновременно.
Рассмотрим каждый из случаев, когда требуется тот или иной функционал. Счет-фактура оформляется в том случае, когда нужно указать большое количество реквизитов. На основании счета-фактуры делается вычет НДС. Счет-фактура относится к первичной документации (ФЗ N 402 «О бухгалтерском учёте»).
Накладную используют для отображения действий субъекта хозяйствования. В нем нет много данных и реквизитов.
Слияние в одно понятие накладной и счета-фактуры является удобным применением системы УПД. Как раз об этом и идет речь, когда говорится о сокращении повторяющейся документации в бухгалтерском учете.
Чтобы ваш контрагент правильно провел у себя ваш УПД, в «шапке» документа нужно выставлять нужную аббревиатуру на выбор:
- СЧФ имеет расшифровку «счет-фактура»;
- ДОП обозначает «первичный документ»;
- СЧФ ДОП объединяет в себе «счет-фактуру и накладную».
Что представляет собой электронная форма УПД
Универсальные передаточные документы формируются в программе, которая по своей сути является универсальным «конструктором». Какую цифровую функцию вы выберете, такой документ и будет передан контрагенту.
Обозначения УПД
При электронном формировании документа нужно знать про обозначения. Титулы продавца и покупателя имеют вид Р1 и Р2. Титул продавца – это полностью заполненная «шапка» документа с указанием реквизитов, табличной части и итоговых значений. Свой титул продавец подтверждает электронно-цифровой подписью.
В свою очередь, когда покупатель получает УПД и согласен с его содержанием, он формирует Титул покупателя. В электронную форму документа вносятся ФИО материально ответственных лиц, которым поручена приемка товара. Если такие лица действуют по доверенности, то эта информация также предоставляется в Титуле покупателя. Другими словами, все, что могло быть написано на бумажном документе, должно быть обозначено в электронной форме.
Когда покупатель подпишет и отправит документ продавцу, то совокупность двух титулов – Продавца и Покупателя – образуют УПД под названием ДОП в электронной форме.
В случае, когда покупатель не согласен с содержимым УПД, он отправляет уточнение продавцу. Продавец в таком случае обязан устранить неверные сведения и исправить ошибки. После этого электронный документ повторно направляется покупателю. Завершенный документ хранится в архиве и состоит из файлов Титулов двух сторон и их подписей.
Отчетность по универсальным передаточным документам
Когда все бизнес-процессы завершены между контрагентами, то можно открыть архив оформленных универсальных передаточных документов и скачать его. Весь комплект файлов можно предоставить для отчетности в налоговую службу.
Важно! Если УПД уже был подписан сторонами, значит, его нельзя удалять (Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253; Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н).
Универсальный передаточный документ был введен в действие в 2013 году ФНС РФ. До этого проводилось согласование с Минфином. Благодаря закону № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», субъекты хозяйственной деятельности обрели право отказаться от первичной документации в пользу УПД, если соблюдается условие заполнения обязательных для нее реквизитов.
Изменения в законодательстве привели к тому, что традиционная форма счета-фактуры может быть преобразована внесением в нее изменений. Оба фактора стали первопричиной появления такого понятия как УПД. При переходе на электронный документооборот (ЭДО) партнеры должны договориться между собой, какой вид отчетности они выбирают – традиционный с оформлением счетов-фактур и накладных или УПД.
В каких случаях можно применять УПД
Поскольку выбор оформления документов УПД является добровольным, то субъект налогообложения имеет право самостоятельного решения. УПД можно применять для:
- отгрузки товаров;
- оказания услуг;
- посреднических операций;
- передачи имущественных прав;
- передачи результатов выполненных работ.
На основании УПД производится подтверждение доходов продавца и расходов покупателя, а также размер НДС.
Что значит «статус УПД»
Статус в УПД может применяться в двух случаях:
- как накладная и счет-фактура для налоговой.
- как накладная для бухгалтерского учета;
Статус УПД показывает функцию составленного документа в ЭДО.
Важно! По случайности УПД может быть присвоен 2 статус и при этом все поля счета-фактуры будут корректно заполнены, тогда такой документ может стать основанием для налогового вычета в ФНС.
Как правильно заполнять УПД
Законодательно утверждены нормы заполнения УПД. В первую очередь указывается название документа. Далее дается информация о составителе: название предприятия, номер документа и дата его составления. После этого описывается акт хозяйственной операции с указанием числа и стоимости товаров или услуг. Обязательно под документом ставится должность подписанта, его подпись с расшифровкой.
Важно! Если бухгалтерский учет организации, поставляющей товары, вынесен на аутсорсинг, то данные партнера также указываются в УПД.
Если организация оформляет УПД со значением счета-фактуры, то в документе обязательно должен быть соблюден порядок нумерации. Это требование налоговой службы. Для обычных накладных номер – необязательный реквизит.
Что удобнее: УПД или счет-фактура
По параметрам заполнения оба варианта равноценны, их заполняют с соблюдением всех требований относительного этого вида документации. Поскольку УПД обладает многофункциональностью, то он способен сократить бумажный оборот документов, как более затратный. Еще одним преимуществом УПД является постоянный доступ к пакету оригинальных документов. Чтобы «поднять» нужный счет-фактуру, не придется обращаться в архив организации, а достаточно лишь набрать номер документа в системе ЭДО.
Корректировочный УПД
Как и с традиционным счетом-фактурой, УПД в электронном виде можно выполнять действие корректировки. Для этого контрагент должен быть согласен на внесение корректировки. В процессе двухстороннего решения необходимо составляют документ универсальной корректировки (УКД). Он отличается от первоначального документа тем, что содержит в себе дату, когда партнер согласился внести изменения или его об этом уведомили.
После исправления ошибки в УПД документ считается исправительным. В налоговом учете берется во внимание дата осуществления сделки, дата исправления не играет большой роли.
В какие сроки оформляется УПД
Документы должны оформляться сразу же или после совершения сделки. Однако на деле все происходит иначе. Поэтому чтобы учет осуществлялся правильно, в УПД предусмотрено три даты, по которым можно ориентироваться при совершении сделки. Первая – это дата оформления документа. Вторая – реальная дата совершения сделки. Третья – дата получения товаров или услуг. В идеале все три даты должны совпадать, тогда налоговая служба не будет предъявлять вопросы относительно базы по НДС.
Важно! На дату выставления счета-фактуры налоговая служба обращает пристальное внимание. По дате фиксируется момент права на вычет. Когда первые две даты совпадают, то на их основании создается налоговая база. В случае если товар уже отгружен, и УПД составлен после этого факта, то датой отчетности будет день, когда реально была совершена сделка. Право на вычет возникнет в любом случае, но дата будет определена в зависимости от реальной даты приемки товара или выполненных работ.
Разница между электронным УПД и бумажным документом
До утверждения Приказа ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ не было возможности пользоваться универсальным передаточным документом. Все участники деловых отношений должны были оформлять бумажные счета-фактуры или накладные.
Главным отличием между формами создания документов является удобство ведения ЭДО в общем. Во-первых, есть преимущество в скорости оборота документов. В электронном виде это делается значительно быстрее. Во-вторых, происходит колоссальная экономия расходников, которые применяются в традиционной форме документооборота. Для УПД не требуются бумага, принтеры, краска к ним, оплата курьерских услуг и т.д. К тому же в разы сокращается время отклика. Вероятность ошибки в документах стремится к нулю. И если даже возникают разногласия между контрагентами, их можно очень быстро устранить. Анализируя обе формы обмена документами, можно сделать вывод, что отличия электронного УПД от бумажного ДО очевидны.
Загрузка...