Для всех предприятий существует ряд документов, которые требуется вести по установленным правилам в утвержденных формах. В данной статье рассмотрим необходимость применения в организациях унифицированной формы №Т-12, а так же расскажем, как правильно их заполнять, и что учитывать при их формировании.
Назначение унифицированной формы №Т-12
Итак, в первую очередь следует рассказать, что же такое форма Т-12. Данный документ является табелем учета рабочего времени сотрудников. Для разных подразделений он имеет свое значение. Для кадровой службы он необходим для:
- Начисления заработной платы сотрудникам;
- Отслеживания их дисциплины при соблюдении рабочего графика;
- Составления статистической отчетности по сотрудникам.
Бухгалтера же по нему устанавливают правомерность начислений заработной платы, премий и иных выплат.
Для самого же работника данные документы могут служить прямым подтверждением непрерывности стажа работы, доказательством права на трудовую пенсию и т.д.
Важно! Работникам кадровых отделов следует учитывать, что в случае изъявления желания работника при его увольнении получить табеля учета рабочего времени по форме №Т-12, они не в праве отказать ему в этом. Такая обязанность работодателя предусмотрена трудовым законодательством.
Изначально данный документ был обязателен для ведения учета, однако, в 2013 году обязанность ведения учета именно в этой форме потеряла свою актуальность. Вместе с тем обязанность по ведению учета рабочего времени своих сотрудников организации не была упразднена, а форма Т-12 оказалась настолько удобной, что многие службы кадрового делопроизводства не прекратили ее использование.
Читайте также статью ⇒ Унифицированная форма ОС-4б.
Обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени №Т-12
В рекомендациях к ведению первичных учетных документов нет информации о том, на какого именно сотрудника следует возлагать обязанность по составлению табеля №Т-12. Здесь имеет место формулировка «уполномоченное лицо». Таким образом руководитель предприятия вправе самостоятельно решать, кому назначить эту обязанность. В крупных компаниях, как правило, такую роль отводят одному сотруднику в каждом отделе. В мелких организациях табель ведут кадровики.
Важно! После составления табеля учета рабочего времени в указанной форме, его должен подписать руководитель подразделения. Далее утвержденный документ передается в кадровую службу.
Сотрудник кадровой службы обязан перепроверить табеля, сверить их со своими данными и заполнить на его основании необходимую документацию. Затем табель №Т-12 передают в бухгалтерию для начисления и выплаты заработной платы.
Бланк табеля №Т-12 и порядок его заполнения
Как, было сказано ранее производить учет не обязательно в указанной форме, однако на практике такая форма оказывается наиболее удобна для применения. Скачать бланк табеля учета рабочего времени можно здесь.
На первой странице необходимо заполнить следующие данные:
- Информацию о работодателе, включая код по ОКПО;
- Информацию о подразделении, для которого актуален текущий табель;
- Сведения о периоде формирования табеля;
- Дату заполнения формы Т-12.
Важно! Первая страница так же содержит буквенные и цифровые обозначения, которые следует применять при заполнении формы. Поскольку унифицированная форма не является строго определенной, то и список этих кодов примерный, поэтому в использование при необходимости можно ввести дополнительные коды.
Второй раздел – табличная часть. Она может располагаться на нескольких листах. В него заполняются данные о рабочем времени каждого отдельно взятого сотрудника теми обозначениями, которые представлены в первой части или же дополнительно разработанными кодами.
Так же табель №Т-12 имеет третий раздел – расчет заработной платы. Он, как правило, не используется в организациях, поскольку функция учета времени и функция расчета заработной платы производятся разными лицами.
В заключительной части проставляются подписи ответственного и утверждающего лица.
Образец заполнения табеля Т-12.
Нюансы, которые следует учитывать при заполнении бланка №Т-12
Как правило, период заполнения – месяц, следовательно датой формирования табеля должен являться последний день месяца, за который табель составляется.
В форму вносятся сведения об установленных графиком работы сотрудника выходных в буквенном обозначении В. В том случае, если в табеле больше дней, чем в месяце, за который составляется табель, то необходимо обозначить лишние дни значением Х.
Так же при заполнении формы Т-12 следует учитывать наличие разработанных на предприятии дополнительных кодов для учета рабочего времени.
Причины всех отсутствий – командировок, отпусков, нахождения медицинском учреждении – должны быть подтверждены документально, то есть в распоряжении кадровой службы должны быть приказы на отпуска и командировки, а так же больничные листы и т.п. Если же расчет выплаты за дни неявки производится по календарным дням, например, расчет больничного пособия, то во всех графах за период болезни необходимо проставлять причину отсутствия на все дни периода, включая выходные по графику. То же правило действует и для командировок: если в приказе установлен день отъезда или возвращения в выходной командированного лица, то этот день указывается, как день пребывания в командировке.
Альтернатива табеля учета рабочего времени №Т-12
Как было сказано ранее, форма №Т-12 не является обязательной для ведения учета отработанного сотрудниками времени, поэтому организации имеют право вести учет в других формах. Так, довольно часто форму №Т-12 преобразуют в другую, например, упрощают: для отражения отработанных дней используют всего два значения – Я и Н, означающих явку и неявку соответственно. Так же фирмы, где имеет место учет рабочего времени посредством электронной проходной, может вестись табель по форме №Т-13. Он имеет схожую структуру, однако, заполняется автоматически в специализированной учетной программе.
Срок хранения табелей учета рабочего времени №Т-12
Все табеля учета рабочего времени, в том числе и по форме Т-12, являются трудовыми документами. Как правило, документация, заключающая в себе информацию о трудоотношениях сотрудников и компании, должна хранится достаточно длительное количество времени. В связи с этим срок архивного хранения таких табелей – 75 лет.
Читайте также статью ⇒ Унифицированная форма ОП-8 «Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов» — образец на 2024 год.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Добрый день! Подскажите, пожалуйста, каким образом указываются в унифицированной форме №Т-12 дни проведения конференций, где участвовал сотрудник, а так же дни прохождения им иных образовательных мероприятий.
Ответ: Дело в том, что обозначение таких дней регламентируется внутренними нормативными документами организации и ее позицией. Как правило, организация может учитывать эти дни, как оплачиваемые рабочие, тогда здесь проставляется значение «Я». Так же организация может расценивать их, как повышение квалификации, тогда имеет место значение «ПК». При этом в каждой организации может отличаться ставка оплаты этих дней.
Вопрос №2: Добрый день! Хотелось бы узнать, как отражать в табеле Т-12 сверхурочные дни? Можно ли при значении “явка” указывать время работы более 8 часов?
Ответ: Начнем с ответа на второй вопрос – да, может. Теперь перейдем к первому вопросу. Отражать сверхурочные часы можно двумя способами: просто указывать суммарное количество отработанного времени или же указывать в соответствующей графе значение через дробь, например, 8/3, где сперва указано общепринятое время работы, а затем – сверхурочное. Второй вариант наиболее предпочтителен, поскольку сразу видно на сколько часов сотрудник переработал.
Загрузка...