СЗВ-СТАЖ: что это и кто сдает 2024 (сроки сдачи)

До наступления 2017 года компании  ежеквартально формировали  отчет по форме РСВ-1 в ПФ РФ. Именно благодаря данному отчету компетентные органы получали данные  о  трудовом стаже персонала  компаний. В 2017 году  законодательно  данная форма была отменена. Таким образом,  источник очень важных данных прекратил свое существование.

Появилась проблема: исчез источник   информации, которая необходима для отражения трудового стажа  работы. С целью решения проблемы  была создана  новая форма предоставления отчета в органы ПФ РФ: СЗВ-СТАЖ.

По структуре данный отчет  напоминает ежемесячный отчет СЗВ-М, но есть одно отличие: информация отражается более детально.

С  2024 года отчет  сдается  в качестве годовой формы, за исключением некоторых особых случаев: уход сотрудника из организации по своему желанию, уход на пенсию. В такой ситуации один из экземпляров СЗВ-СТАЖ должен быть выдан ему на руки.    

Появление новой формы связано с тем, что администрирование взносов с 2017 года перешло под контроль налоговой инспекции.

Общая информация о новой форме отчетности

Основное назначение формы: передача в ПФ РФ информации о полученном физлицом страховом стаже у конкретного страхователя, которым является работодатель.

Срок начала действия — 5 марта 2017 года. Образец  отчетности утвержден Постановлением Правления ПФ РФ № 3п от 11.01.2017г.  Она заменяет ранее существовавший отчет РСВ-1, в котором содержались данные о стаже сотрудников.

Кто должен сдавать СЗВ-СТАЖ?

Данная форма отчета разработана для следующих категорий работодателей:

• организации разных форм собственности;
• ИП.

Отчет заполняется в разрезе каждого сотрудника  без исключения.

Сроки сдачи новой формы отчета

Все компании, являющиеся работодателями —  страхователями, обязаны предоставлять информацию о трудовом стаже работников, оформленных  по трудовым договорам и документам ГПХ, не позже 1.03 послеотчетного года (п. 2 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Например,  для отчета за 2024 год, срок сдачи – до 01.03.2024.

Бланк отчета СЗВ-СТАЖ

Бланк отчета установлен  Постановлением Правления ПФ РФ 11.01.2017 № 3п.

В данной форме представлена информация с характерными  данными в разрезе сотрудников фирмы  по соответствующим разделам. В таблице ниже представлен перечень основных разделов отчета.

Образцы формы СЗВ-СТАЖ, а также ОДВ-1 (как сопровождение) представлены ниже.

Образец СЗВ-Стаж

Образец ОДВ-1

Бланк ОДВ-1

Бланк СЗВ-Стаж

Отличия от формы ОДВ-1

Обе формы и СЗВ-СТАЖ, и ОДВ-1 применяются с 2017 года как отчетность, предоставляющая данные по стажу трудовой деятельности персонала компаний в органы ПФР. Однако, первый вариант содержит персонифицированные данные о трудовом стаже в разрезе каждого работника фирмы, вторая форма — это опись подаваемых в фонд документов, сводные итоговые данные по определению сумм  взносов.

Как сдавать отчет СЗВ-СТАЖ?

Отчет  передается в органы ПФ РФ в двух вариантах: бумажный, электронный. При численности персонала компании до 25 человек разрешено предоставлять бумажный вариант, в ином случае — только электронный вариант.

Характеристика процедуры заполнения СЗВ-СТАЖ

Данный процесс подробно освещен в Приложении 5 Постановления Правления ПФ РФ 11.01.2017 № 3п.

Инструкция по заполнению формы представлена в приложении ниже.

Инструкция

В инструкции представлены два раздела: в первом можно ознакомиться с едиными требованиями,       во втором —  с порядком наполнения отчета.

Основные правила, которыми следует руководствоваться согласно представленной инструкции:

• заполнение формы происходит только при использовании чернил, ручки. Второй вариант: компьютерный;
• нельзя допускать пятен и помарок;
• применение корректора запрещено;
• подпись со стороны руководства либо доверенного лица обязательно должна присутствовать;
• нельзя применять цветные пасты для заполнения, только черный цвет.

Пример № 1. Сотрудник уволился  31.12.2024 года, в графе 14 прописывается именно данная дата увольнения. Во всех других вариантах гр.14 не заполняется.

Пошаговая инструкция заполнения СЗВ-СТАЖ

Документ заполняется с применением компьютера либо обычной черной ручкой.

В последнем случае придерживаются правил:

• применяются только темные чернила;
• при допущении ошибки заполнение формы начинается заново;
• зачеркивание запрещено;
• применение «Штрих» запрещено;
• используют заглавные буквы для написания.

Поэтапное заполнение отчета.

1 раздел:

• в графе регномер в ПФР заносятся данные по страхователю, которые были ему присвоены при обращении в органы ПФР;
• указывается ИНН/КПП. ИНН для компании – 10 цифр, для ИП – 12. Пустые клетки прочеркиваются. КПП вносится только для организаций. Для ИП данных значений нет. Пустые клетки также прочеркиваются;
• в наименовании вносится краткое обозначение компании. Если речь об ИП, то вносится ФИО предпринимателя. Данные должны совпадать с записями в учредительных документах;
• вносится тип сведений.

По типам сведений:

• исходный вариант означает первичную сдачу отчета;
• дополняющий вариант оформляется, если в отчет вносятся дополнительные сведения в результате ранее совершенных ошибок;
• назначение пенсии применяется тогда, когда работник в отчете выходит на пенсию.

2 раздел:

Состоит из одной единственной графы с указанием года для формирования отчета.

3 раздел.

Данный раздел выглядит как таблица, в которую заносятся соответствующие данные по графам:

• ФИО – указываются данные по сотруднику, личная информация;
• графа СНИЛС содержит данные, полученные сотрудником в ПФ РФ;
• начало и конец периода работы:  указание конкретных дат. Если сотрудник работал весь год, то такими датами будут: 1.01 и 31.12.

         Важно! Если один и тот же сотрудник  имеет более двух периодов трудовой деятельности в компании, то на него выделяют две строки, но столбцы ФИО и СНИЛС дважды для него не заполняются.

Если работник выходит на пенсию, то оказывается примерная дата в сроке окончания.

При работе по документу ГПХ, указывается период действия, а в столбце 11 ставится код ДОГОВОР.  При выполнении работы, которая не была оплачена,  ставят код НЕОПЛДОГ.

В столбце «Территориальные условия» указывается код территории, если она относилась к особым условиям (например, Крайний Север)

Столбец «Особые условия» содержит коды, когда сотрудник вел трудовую деятельность в среде, которая  предоставляет право на досрочный  выход на пенсию.

         Важно! Если нет документального подтверждения информации по особым условиям, то сведения в столбцы 9,12,13  не  заносят.

Столбец «Сведения об увольнении» проставляется «Х» только в случае, когда датой увольнения является 31.12.

4 раздел.

Заполняется только, если сотрудник уходит на пенсию, то есть,  если отчет  сдается с отметкой «Назначение пенсии».

5 раздел.

Этот раздел также, как и предыдущий, заполняется при выходе сотрудника на пенсию.  Необходимо указать периоды, за которые было начисление взносов за работника.

Увольнение сотрудника

Основы заполнения бланка:

• форма отчета указывается как исходная, а годом является год увольнения сотрудника;
• если в общей форме в таблицу заносим данные по всем сотрудникам, то при  увольнении включаются  сведения только по  одному работнику;
• периодом его работы является срок от начала года либо даты приема до даты его увольнения;
• в гр.14 отметка ставится, если сотрудник уволился 31 декабря текущего года;
• разделы 4 и 5 остаются пустыми.

         Важно! Если в один отчет будут внесены данные сразу по  нескольким уволившимся, то такое заполнение отчета является нарушением правил и карается  штрафными санкциями. Один отчет  —  один уволившийся сотрудник.

Изменения с 2024 года

Так как форма отчетности  существует не так долго, то особых изменений в нее не вносили. Однако с 2024 года сам   бланк отчета  стал проще и нагляднее для  заполнения.

В 2024 году в процесс сдачи СЗВ -СТАЖ включен ряд нововведений:

• обновление формы бланка (Постановление Правления ПФР от 06.12.2024 № 507П).
• изменения в шапке бланка;
• реквизит «стр.» исчез из формы, номер страницы теперь не указывается;
• регномер больше не повторяется, также как ИНН и КПП работодателя;
• если в гр.11 проставлен код отпуска по уходу, то гр.8 не заполняется совсем;
• в гр. 14 указывается дата, когда сотрудник был уволен;
• новая форма стала более компактной и аккуратной.

Нулевая отчетность

Сдача отчета с нулевыми  строками не предусмотрена. В ней должен быть отмечен хотя бы один работник, даже если деятельность не велась. Им может быть  даже директор компании.

В данных случаях отчетность не сдается вообще:

• у компании (ИП) нет вообще сотрудников, работающих по договорам трудового плана;
• у компании (ИП) нет сотрудников, которые работают по договорам ГПХ.

         Важно! Во всех остальных случаях сдавать СЗВ-СТАЖ нужно.

Основные штрафы по СЗВ-СТАЖ

Как и по другим форумам отчетности, к СЗВ-СТАЖ применяется ряд ответственностей за различного рода нарушения, что отражено в таблице ниже.

Наиболее часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Каких основных правил надо придерживаться при сдаче отчета?

Ответ: Основные правила отражены в Постановлении Правления ПФ от 11.01.2017 № 3п.

         Вопрос № 2. Кому надо сдавать форму отчета?

Ответ: Сведения предоставляются страхователями в территориальный орган ПФР по месту регистрации в соответствии с п.2 ст.11 ФЗ № 27.

Кто сдает:

• организации и ИП на наемных сотрудников;
• служба занятости за безработных.

Среди тех, кто не сдает отчет:

• ИП;
• адвокаты;
• арбитражные управляющие;
• нотариусы.

 Вопрос № 3. Если из работников только директор ООО, надо ли сдавать отчет?

Ответ: да, надо. Даже неработающее ООО обязано подавать форму, в которой указываются данные самого директора.

Вопрос № 4. Надо сдавать нулевую форму?

Ответ: да, сдавать надо. Но это не значит, что строки в отчете должны быть пустыми. Необходимо указать данные директора, если он числится один.

Вопрос № 5. Если у ИП нет сотрудников, что делать?

Ответ: Без отсутствия наемного труда ИП не является страхователем, а значит сдавать форму СЗВ-СТАЖ нет необходимости.

Вопрос № 6. Если у ИП есть сотрудники, что делать?

Ответ: При заключении трудовых договоров и документов ГПХ ИП является работодателем и должен стоять на учете в органах ПФР. Отчет СЗВ-СТАЖ он также должен сдавать за всех работников независимо от того, сколько они проработали.

         Вопрос № 7. А как быть с нотариусами, адвокатами и другими приравненными к ним лицами?

Ответ: Если они привлекают труд наемных сотрудников, то форму отчета надо сдавать, также как и ИП.

            Наиболее распространенные ошибки

В таблице представлены основные возможные ошибки при создании формы и возможные пути их устранения.

Заключение

Постановлением Правления ПФР от 06.12.2024 форма самого отчета была изменена, но сроки сдачи остались теми же. В 2024 году сдать отчет надо до 1.03.2024. В противном случае будут начислены штрафы. СЗВ-СТАЖ  – это одна из новых форм отчетности, применяемых с 2017 года. Изначально отчет предназначен для органов ПФР для формирования сведений о трудовом стаже сотрудников компаний.