Сроки хранения документов в бухгалтерии по учету и налогам определены законом о бухгалтерском отчете и дополнительным перечнем. Все эти основополагающие законодательные нормативы следует знать каждому бухгалтеру, который ведет отчетности организации. Но где искать информацию? На какие материалы опираться? Нормативы хранения документов по учету и налогам необходимо искать сразу в нескольких законодательных источниках. О них и всех нюансах, которые касаются данного вопроса, поговорим ниже.
Зачем хранить финансовые документы
Любой человек, разбирающийся хотя бы поверхностно в финансовой организации предприятии, знает, что каждый документ, который проходит через бухгалтерию, имеет свою финансовую ценность.
Обратите внимание! На основании тех первичных документов, которые хранятся в финансовом отделе предприятия, в дальнейшем и строятся все отчетности, в том числе годовые, итоговые для налоговой службы.
В дальнейшем проверка всех данных, внесенных в бухгалтерские отчетности, может по мере необходимости, либо в установленные сроки проверяться налоговой инспекцией, государственными органами и иными вышестоящими инстанциями.
Какие нормативные акты контролируют срок хранения бухгалтерских документов
Существует целый перечень законодательных документов, которые регулируют сроки хранения отчетных и налоговых данных. Рассмотрим их перечень ниже:
- Закон о бухгалтерском учете №402 Федерального Закона;
- Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года №236;
- Федеральный закон от 17.02.2021 № 6;
- Перечень сроков хранения документов от 20.12.2019 № 236;
- Подпункт 8 пункта 1 статьи 23;
- Подпункт 5 пункта 3 статьи 24 Налогового Кодекса РФ.
Особого внимания во всем списке заслуживает перечень сроков хранения документов, который был утвержден в начале 2020 года. Так как он был введен не так давно, то у многих возникает вопрос, касаются ли нововведения тех документов, которые уже были созданы. Никаких официальных разъяснений по этому поводу правительство не дало.
Обратите внимание! Именно поэтому рекомендуются выбирать тот срок хранения, который дольше всего. Это позволит избежать разногласий с налоговой службой и правительством в случае проверки документов.
Какие нормативные акты учитываются в первую очередь
Обилие документов, регулирующих сроки хранения, могут вызвать в дальнейшем трудности. Сравнивая нормативы, прописанные в двух основных документах, такие как перечень 2019 года и закон №402, можно сделать выводы:
- Перечень устанавливает различные сроки хранения документов в зависимости от их вида, назначения.
- Закон №402 говорит о том, что документы должны храниться в бухгалтерии в течение 5-го периода, но при этом нормативы в зависимости от вида, разновидности документации не предусматривается.
- В п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ уточняется, что в основе точного определения срока хранения лежит перечень.
Из вышеуказанных пунктов можно сделать вывод, что «судьбу» накладных, справок и иных видов отчетности решает перечень. При этом срок их хранения не может быть меньше, чем 5 лет.
Обратите внимание! Сроки хранения документов также распространяются на те формы отчетности, которые существуют на электронных носителях. Их нельзя также уточнять минимум в течение 5 лет. Отчет срока хранения начинается с года, следующего за годом использования.
Сроки хранения документов
Чтобы не тратить время на поиск срока хранения конкретного документа по отчетности или налогам, в таблицы собрана вся информация, которая может вам понадобиться. Ознакомившись с ними и приняв их во внимание, вам не составит труда понять при разборе, сколько необходимо поддерживать ту или иную документацию.
Основные средства:
| Название документа | Сроки | Основание |
| О списании основных средств | 5 лет с моменты выбытия материальных активов, которые учитываются в ведомости | Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| О переоценке фондов и проведенной амортизации | 5 лет после того, как материальный или нематериальный актив выбыл из основных средств | Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Акт приема передачи недвижимости новому владельцу | 5 лет после передачи имущества | Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива |
Расчет уплаты налогов всех видов взносов:
| Название документа | Сроки | Основание |
| Налоговые декларации | 5 лет | Пункт 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, штрафов, расчетов | 5 лет | Пункт 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Жалобы, решения, постановления, требования, вынесенные по отношению к организации | 5 лет | |
| Электронные документы, сертификаты для проверки электронных ключей | 5 лет | |
| Убытки, понесенные во время неуплаты взносов и налоговых деклараций | Учитывается весь период, в течение которого уменьшается налог | |
| Справки, данные, которые учитывались при подготовки жалобы к результатам камеральной или выездной проверки | 10 лет |
Лицевые счета работников:
| Название документа | Сроки | Основание |
| Документы, по которым делопроизводство было закончено до 2002 (включительно) | 75 лет | Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Документы, по которым делопроизводство закончено до 2003 года (включительно) | 50 лет | Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Ведомости по оплате, гонораров, оказание материальной помощи | В случае, если работодатель ведет лицевые счета работников – 6 лет. Если не ведет, то придется хранить отчетность в течение 50 лет | Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Исполнительные листы различной финансовой направленности | 5 лет | Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива |
Учет кадровых документов:
| Название документа | Сроки | Основание |
| Внутренний трудовой распорядок организации | 1 год | Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Согласие сотрудников на обработку персональных данных | В течение 3 лет с момента, когда истек срок действия справки | Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| График отпусков, а также уведомления об дисциплинарных взысканиях | 3 года | Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Требования по улучшению условий и охраны труда, а также о состоянии дисциплины на предприятии | 5 лет | Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Приказы по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Заявки должностных лиц на иностранных граждан | 1 год | Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Дисциплинарные взыскания | 3 года | Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива |
Основные бухгалтерские документы:
| Название документа | Сроки | Основание |
| Авансовые отчеты | 5 лет | Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Кассовые чеки по операциям | 6 месяцев со дня выдачи в бумажном виде | Часть 1 ст. 49 Закона от 6 декабря 2011 №402-ФЗ |
| Книга кассиров | 5 лет | Часть 1 статьи 29 закона №402-ФЗ |
| Отчет о целевом использовании денежных средств, направлении движения средств, полученных на финансирование, баланс (развернутый или упрощенный) | Годовые отчетности сохраняются навсегда, а вот промежуточные отдаются на утилизацию через 5 лет | Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Документы учетной политики
|
5 лет | Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Переписки с банковскими и финансовыми организациями | 5 лет | Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива |
Расчеты по страховым взносам:
| Название документа | Сроки | Основание |
| Книги покупок продаж, а также все дополнительные листы, которые идут припиской к основному документу | 4 года с того момента, когда была внесена последняя записи | Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Выписки по применению налоговых льгот, которые предусмотрены в рамках региональных и федеральных инвестиционных проектах | 6 лет | Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Книга применения налоговых льгот | 4 года | Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Счет-фактуры | 5 лет | Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Карточки индивидуального учета выплат | 6 лет | Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива |
Планы учета финансово—хозяйственной деятельности организации:
| Название документа | Сроки | Основание |
| Годовые отчетности | Хранятся на постоянной основе | Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива |
| Квартальные отчетности | 5 лет | |
| Месячные отчетности | 1 год | |
| Отчеты, гарантирующие получения и целевое использование грантов и субсидий, направленных на организацию | 5 лет | П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива |
После окончания срока хранения
Когда срок хранения документа вышел, бухгалтерия обязана уничтожить бумажный или электронный носитель информации. Для проведения операции должен быть составлен акт.
Обратите внимание! В случае, если отчетность будет ликвидирована не в установленный срок, организация получит штраф. То же самое последует, если у предприятия будут отсутствовать налоговые и отчетные данные в полном размере.
За отсутствие документов по учету и налогам полагается штраф в размере 10 тыс руб. Если организация будет в течение длительного периода нарушать налоговые предписания, то ей придется выплатить штраф уже в размере 30 тыс руб. Административное взыскание для должностных лиц составит от 300 до 500 руб.
Заключение
Как видим, ничего сложного в хранении документации нет. Главное – это при возникновении затруднений сразу же пересматривать Несоблюдение сроков хранения, а также утилизации документов по учету и налогам несет за собой административную ответственность, штрафы.
Загрузка...