В книге покупок собирается информация о полученных от продавцов счетах-фактурах. Отражение поступившего документа в книге выполняется с помощью регистрационной записи, которые последовательно вносятся в табличную часть по мере поступления с/ф. Ведение книги обязательно для лиц, признаваемых плательщиками НДС. В дальнейшем сведения из этого журнала используются для формирования 8-го раздела квартальной налоговой отчетности по добавленному налогу. В статье рассмотрим бланк книги покупок, представим образец и инструкцию по заполнению.
Кто и как должен вести книгу покупок
Так как в бланке отражаются данные по счетам-фактурам, то обязанность по ведению книги возлагается на всех плательщиков НДС (лиц на общем режиме), кроме лиц:
- обладающих правом на освобождение от добавленного налога;
- совершающих операции, не требующие начисления налога.
Компания самостоятельно выбирает удобный для себя способ ведения книги – электронный или бумажный. Электронный формат документа утвержден ФНС от 04.03.15 приказом ММВ-7-6/93@, бумажный – Постановлением 1137 от 26.12.11 в ред. от 29.11.14. Если книга заполняется на бумажном носителе, то на конец квартала все страницы должны иметь порядковую нумерацию. Листы должны быть прошиты, а сама книга заверена подписью руководителя.
Если книга ведется на электронном носителе, то руководитель должен заверить ее своей УКЭП.
По мере поступления документации, подлежащей внесению в книгу, необходимо совершать регистрационные записи, фиксируя основные сведения о поступившем документе в графах таблицы. Читайте также статью: → «Книги покупок и продаж, а также журнал учета счетов-фактур». Регистрации подлежат следующие документы:
- Отгрузочные и авансовые с/ф, полученные от продавцов;
- С/ф, составленные при получении предоплаты в счет будущих действий и зарегистрированные в книге продаж с целью проведения вычета предоплатного НДС;
- С/ф, сформированные по случаю выступления в качестве налогового агента;
- С/ф корректировочного типа, поступившие от продавцов в связи с повышением стоимостных или количественных значений;
- С/ф корректировочного типа, самостоятельно выписанные в связи со снижением стоимостных или количественных значений отгруженных ценностей;
- С/ф, самостоятельно сформированные, при возврате проданных ценностей покупателем-неплательщиком НДС;
- С/ф, сформированные самостоятельно по случаю выполнения строительных или монтажных работ хозспособом;
- БСО по тратам на командировку в отношении проживания и передвижения;
- РКО, составленные при возврате денежных средств покупателю за ранее реализованные в розницу ценности;
- Акт о внесении в УК собственной компании имущества.
Во всех указанных случаях регистрация проводится по причине наличия права на вычет по добавленному налогу. Данное право обязательно нужно показать в книге покупок, так как в дальнейшем информация пригодится для составления декларации по НДС. Регистрационная запись должна проводиться в том квартале, к которому относится момент появления права на вычет. Читайте также статью: → «Оформление вычета НДС с полученных авансов в книге покупок».
Инструкция по заполнению книги
Перед внесением записей в книгу необходимо ознакомиться с содержанием Правил, утвержденных правительственным постановлением №1137. Заполнение граф книги покупок:
| Номер графы | Пояснения по заполнению |
| 1 | Порядковая нумерация строк таблицы с регистрационными записями. |
| 2 | Код операции берется из Перечня, приложенного к приказу ФНС ММВ-7-3-136@ от 14.03.16.
Коды можно указать через запятую, если в регистрируемом с/ф одновременно отражены несколько операций. |
| 3 | №, число, месяц, год, указанные в регистрируемом документе (из гр.1 с/ф). |
| 4 | Заполняется № и дата, если регистрации подлежит исправленный с/ф, то есть переносятся данные из стр.1а в с/ф. |
| 5 | Вносится № и дата с/ф корректировочного типа – самостоятельного документа, составляемого в дополнение к исходному. |
| 6 | Указывается № и дата исправленного с/ф корректировочного типа. |
| 7 | Реквизиты платежного документа заполняются, если момент уплаты налога предшествует принятию этого налога к вычету:
|
| 8 | День, в который ценности, услуг, работы, указанные в с/ф, оприходованы. |
| 9-10 | Реквизиты продавца из полей 2 и 2б с/ф. |
| 11-12 | Реквизиты посредника, если с/ф составляется при выполнении компанией функций налогового агента. |
| 13 | № таможенной декларации, если для ввозимых в РФ ценностей требуется таможенное декларирование. Для корректировочного (в том числе исправленного корректировочного) с/ф графу заполнять не нужно. |
| 14 | Ставится код и название валюты, если суммы в с/ф выражены в иностранной валюте. Если суммы в российских рублях, графа не заполняется. |
| 15 | Общая стоимость по с/ф, включающая НДС, из гр.9 в строке «всего» регистрируемого с/ф. Если регистрируется авансовый с/ф, то вписывается общая величина аванса с НДС. |
| 16 | Общий НДС по с/ф, который компания вправе направить к вычету, берется из гр.8 с/ф в стр. «Всего». |
Пример заполнения книги покупок:
Как вести дополнительный лист к книге покупок
Дополнительный лист составляется при необходимости внести корректировки в книгу покупок при завершении квартала в связи с необходимостью:
- отменить ранее зарегистрированный в книге документ;
- добавить в прошедший квартал документ, поступивший с опозданием или с исправлением.
Данный лист имеет схожие реквизиты и является неотъемлемой частью исходной книги, дополняя ее сведения или исправляя некорректно отраженные, ошибочные данные.
Заполнение дополнительного листа аналогично оформлению самой книги. Сначала в стр.«итого» переносятся следующие данные:
- Если заполняется первый дополнительный лист – то сведения из стр. «всего» книги покупок;
- Если заполняется второй и последующие листы – то сведения из стр. «всего» предыдущего дополнительного листа.
Далее заполняются 16 граф листа сведениями из регистрируемого с/ф. В зависимости от причины внесения регистрационной записи могут быть отличия в заполнении некоторых граф:
- Если аннулируется ранее зарегистрированный документ, то в гр.15 и 16 переносятся со знаком «-» данные из гр.9 и 8 соответственно стр. «всего» с/ф. Остальные графы заполняются обычным образом;
- Если регистрируется опоздавший с/ф, то реквизиты в графы таблицы вносятся так же, как и при заполнении книги покупок.
Далее подводятся итоги в стр. «всего» с учетом значений указанных в стр.«итого» — значение со знаком «+» складываются, со знаком «-» вычитаются. После завершения заполнения дополнительного листа он заверяется подписью руководителя и подшивается к основной книге. Если ведение осуществляется в электронном виде, то лист заверяется УКЭП руководителя.
Ошибки в заполнении книги покупок
Книга покупок – это важный документ, так как с недавних пор ее содержание используется при заполнении декларации по НДС. В связи с этим правильному оформлению документа нужно уделить особое внимание. Ошибки в регистрационных записях книги покупок могут привести к отказу ФНС в возмещении принятого к вычету добавленного налога или, по крайней мере, к требованию предъявить дополнительные пояснения в налоговую службу, что тоже весьма неприятно.
Неправильно заполненная книга может также быть причиной для возникновения проблем при составлении декларации из-за несоответствия формата данных.
Причины основных ошибок:
- Невнимательность бухгалтера;
- Незнание правила заполнения книги;
- Недостаточно четко прописанные правила в отношении отдельных и нестандартных операциях.
С первыми двумя причинами бороться проще, задача бухгалтера – внимательно изучить правила заполнения и по несколько раз проверять регистрируемые сведения. Что касается третьей причины, то в некоторых случаях целесообразно обращаться за разъяснениями в компетентный орган, например, ФНС. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».
Технические ошибки при заполнении
В большую и самую популярную группу можно выделить ошибки технического характера, когда при внесении сведений в книгу вручную бухгалтер ошибается в указании данных, чаще всего это случается в отношении ИНН и номера с/ф. При этом может быть как нарушение формата ввода показателя (например, пропуск цифры в ИНН), когда показатель не пройдет форматный контроль, и с/ф не будет принят ФНС, так и ошибки в указании цифр, сумм, когда формат не нарушен, но перепутаны значения.
Если ошибку по несоответствию формату выявить достаточно просто, и налогоплательщики научились с ней бороться, то недочеты при вводе обнаружить гораздо сложнее и технически невозможно. Технических ошибок можно избежать, если внимательно проверять вносимые данные или использовать электронный формат ведения книги и с/ф, что в настоящее время пока не особо распространено в РФ.
Неправильно указанный код
Еще одной популярной ошибкой является неверно внесенный код операции. Как правило, причиной тому является непонимание или незнание правил заполнения книги. Если остальные реквизиты граф можно найти в самом счете-фактуре, в отношении которого проводится регистрация, то кода вида операции в нем нет.
Бухгалтеру следует пользоваться справочником, который утвержден Приказом ФНС ММВ—7-3/136@ от 14.03.16. Это новый справочник, в котором учтены многие недопущения в ранее действовавших документах с кодами. Новый справочник должен уменьшить число подобных ошибок.
Неправильное разбиение НДС при принятии его к вычету частями
Часто бывают ситуации, когда счет-фактура один, а суммы налога по нему направляются к вычету частями. Правильно будет указывать общую стоимость полностью, а налог разбивать на необходимые составляющие. При этом сумма всех составляющих должна совпадать до копейки с НДС, указанным в с/ф.
На практике возможны такие ошибки:
- бухгалтер разбивает стоимость пропорционально налогу, принимаемому к вычету, что не допустимо;
- Бухгалтер указывает неверные величины частей НДС, принимаемых к вычету, которые в сумме не дают нужного значения, полностью совпадающего с налогом, указанным продавцом. Как правило, расхождения составляют копейки и связаны с особенностью округления сумм. Необходимо проверять путем сложения частей налога на предмет их соответствия заявленному продавцом в с/ф НДС.
Загрузка...