В любой организации отсутствие работника, который занимает ту или иную должность требует замены. Данное мероприятие проводится согласно трудовому законодательству, что предусматривает статья 60.2 ТК РФ.
Составление приказа о возложении обязанностей
В трудовом законодательстве не проспано конкретной формы для составления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Данный документ должен быть оформлен, как и прочие бумаги, на листе формата А4 с указанием всех необходимых реквизитов и иной обязательной информации.
Например, приказ о возложении обязанностей должен содержать:
- наименование документа, дата и номер;
- название замещаемой должности;
- необходимо указать, какой именно сотрудник будет выполнять временную функцию и в рамках какой должности;
- сведения о доплате;
- указание периода назначения заместителя;
- перечень профессиональных функций, которые необходимо выполнять заместителю;
- документ, являющийся основанием о возложении дополнительных обязанностей на сотрудника.
Когда сотруднику поручают обязанности по иной профессии или должности, необходимо создать приказ на совмещение должностей, а если работа имеет взаимосвязь с занимаемой должностью – увеличить диапазон обслуживания или объем работы. Стоит отметить, что работника, временно исполняющего обязанности отсутствующего коллеги, не освобождают от основной деятельности в рамках занимаемой должности.
К примеру, сотруднику отдела кадров возможно поручить не только работу кадровика, ушедшего в очередной отпуск, но и секретаря, делопроизводителя или иную аналогичную должность.
Однако, здесь принципиально важным является получение согласия самого сотрудника, который будет временно выполнять дополнительные профессиональные функции. При этом наниматель не обладает правом одностороннего принятия решения в данном вопросе, поскольку для выполнения дополнительной функции необходимо произвести уплотнение текущего графика работы.
Исполнение профессиональных функций в порядке временного замещения сотрудника предполагает:
- дополнительную оплату труда;
- внесение соответствующей записи в трудовой книжке;
- данная деятельность не должна выходить за рамки утвержденных норм рабочего времени;
- выполнение дополнительной работы сотрудником обязательно должно оформляться документально: уведомление, заявление, приказ или дополнительное соглашение.
Если руководитель в отпуске
Директор компании, наряду с остальными сотрудниками, вправе выйти в очередной отпуск, а, следовательно, его должен заменить другой работник, исполняющий обязанности руководителя и имеющий законные полномочия на подпись любой документации.
В случае замещения руководящего состава компании, помимо стандартного приказа нужна еще и доверенность, позволяющая лицу, заменяющему директора, подписывать бумаги за него.
Ситуации, когда возложить обязанности необходимо
В силу разных причин работники могут отсутствовать на месте, и руководитель должен найти им замену. Решением подобного вопроса становится возложение обязанностей отсутствующего на другого специалиста. В связи с этим у руководства компании существует несколько методов:
- перевод какого-либо сотрудника на рабочее место отсутствующего с постановкой пустующей должности в приоритет, то есть заместитель временно прекращает профессиональную деятельность в рамках своей должности;
- возложение обязанностей дополнительно, то есть заменяющий сотрудник наряду с основными функциями будет выполнять работу отсутствующего коллеги;
- прием на работу другого сотрудника.
Выбранный вариант замены с описанием деталей должен быть зафиксирован в приказе об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника.
В трудовом законодательстве приведены два способа, согласно которым работнику могут быть вменены новые трудовые функции – это совмещение и внутреннее совместительство. Руководитель, выбирая тот или иной вариант, обычно ориентируется на возможность выделения рабочих часов для выполнения дополнительной работы.
Характерные особенности и отличия этих двух способов изложены в таблице ниже:
| Совмещение | Внутреннее совместительство |
| Выполнение дополнительных трудовых функций осуществляется параллельно с основной деятельностью | Дополнительные трудовые функции производятся после непосредственного выполнения основной работы |
| Увеличение рабочего времени не происходит | Увеличение рабочего времени максимум до половины длительности рабочего дня, но не больше 4 часов ежедневно |
| Оплата труда производится по согласованию с нанимателем | Оплата труда производится пропорционально отработанным часам |
| Необходимо внесение изменений в действующую должностную инструкцию, а также оформление дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника | Производится оформление еще одного трудового договора с данным работником – на еще одну должность и на определенную часть ставки |
| Соответствующим приказом руководителя возможно произвести снятие дополнительных обязанностей в любой момент времени и по желанию сотрудника | Снятие дополнительных обязанностей возможно исключительно путем расторжения соответствующего трудового контракта с работником |
Руководитель организации имеет право принятия самостоятельного решения о выборе определенного варианта из вышеперечисленных, согласно сложившейся ситуации.
Когда объем переданных профессиональных функций сравнительно велик, и это вызывает трудности в процессе замещения сотрудника, а также в случаях, если происходит задержка отсутствия работника, то в подобных ситуациях руководство компании должно произвести оформление внутреннего совместительства или временного перевода. Такая практика обычно применяется в случаях ухода сотрудниц в декретный отпуск или отправки работников в длительную командировку.
Важно понимать, что должностные обязанности каждого сотрудника в отдельности зафиксированы в должностной инструкции, поэтому наниматель не вправе требовать выполнения дополнительной работы, которая не предусмотрена нормативными документами. Следовательно, возложение дополнительных трудовых обязанностей, которые выходят за рамки существующей должностной инструкции, должно обязательно сопровождаться формированием дополнительного распоряжения. Однако, данный нормативный акт создается исключительно после согласования с сотрудником, замещающим отсутствующего, всех необходимых деталей: сроки выполнения трудовой деятельности, объем работы и оплата этого труда.
Когда работник, которому наниматель предложил замещение, не согласен на выполнение дополнительных трудовых обязанностей, то руководитель не имеет права принуждать к данному труду, поскольку решение сотрудника должно быть исключительно добровольным. Кроме того, когда сотрудник изначально выразил согласие и принял дополнительные трудовые функции, а затем в силу разных причин отказался от этой работы, то он должен предупредить об этом работодателя за три дня.
Оформление приказа о возложении обязанностей
Алгоритм составления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника выглядит так:
- Работодатель должен убедиться в том, что возложение обязанности временно отсутствующего сотрудника возможно, а также проверить наличие необходимых квалификационных документов для подтверждения права выполнения дополнительных трудовых функций.
- Вторым этапом наниматель обязан предложить работнику временно исполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Для этого следует отправить предложение в письменном виде с просьбой проставления личной подписи в случае согласия. Подпись работника является подтверждением его добровольного согласие на исполнение дополнительных трудовых функций.
- Далее следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием перечня дополнительных функций, срока исполнения, величины дополнительной платы. Одни экземпляр составленного документа, заверенный подписью руководителя организации, необходимо выдать на руки сотрудника.
- Завершающим шагом является составление приказа о временном исполнении обязанностей, который оформляется произвольно, поскольку не существует законодательно утвержденной формы.
Образец приказа о временном возложении обязанностей
Для обязательного ознакомления сотрудника с приказом о временном возложении обязанностей еще до непосредственного начала его действия работодатель должен в самом документе выделить специальную строку для подписи заменяющего работника. Подобное место для подписи можно также выделить в журнале ознакомления на соответствующей странице, если компания использует такой метод оформления документа.
Оплата дополнительного труда
Согласно статье 60.2 ТК РФ, оплата дополнительной трудовой деятельности работников должна оплачиваться. А статьей 151 ТК РФ утверждено, что величина дополнительной платы должна устанавливаться по соглашению сторон.
Начисление доплаты производится в соответствии с фактическим количеством отработанных часов. Например, если работник осуществлял трудовую деятельность в рамках совмещения не полный календарный месяц, то доплата ему будет начислена за период совмещения.
Стоит отметить, что на долю трудовых споров, связанных с взысканием дополнительной оплаты труда за совмещение, приходится немалый процент рассматриваемых судебных дел.
Загрузка...