Для правильной организации хранения бухгалтерских документов, следовать нужно не только закону №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но общероссийским стандартам для компаний, не входящих в государственный сектор. Это ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В статье рассмотрим порядок хранения документов бухгалтерского учета.
Нормы хранения бухгалтерских документов
Порядок, по которому в компании ведется бухгалтерский учет и хранение документов бухучета утверждается руководителем. Это следует из закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (статья 7). Исходя из общих правил обработанные первичные документы, относящиеся к одному учетному регистру, подшивают в отдельную папку в хронологическом порядке. Например, кассовые или банковские документы. Хранение документов, которые попадают в бухгалтерию, создаются в ней и накапливаются, имеют различное назначение происходит в соответствии со статьей 29 указанного закона. Порядок организуют в соответствии со следующими нормами:
- Первичные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность, а также заключения о ней аудиторов хранятся в компании в течение срока, установленного правилами госархива, но не менее 5 лет после окончания отчетного периода.
- Учетная политика, экономстандарты и иные документы по организации и ведению бухучета необходимо хранить не менее 5 лет после окончания года, в котором документы были использованы в последний раз при составлении бухгалтерской или налоговой отчетности. Эти же требования установлены для средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронном виде,а также проверку электронной подписи на подлинность.
- Компании обязаны обеспечить условия для безопасного хранения документов бухучета, а также защитить их от внесения изменений.
- В случае смены руководителя компании необходимо обеспечит передачу документов бухучета. Порядок, по которому происходит передача определяет компания самостоятельно.
Порядок хранения документов бухгалтерского учета
Важно! Первичка, учетные регистры, а также бухгалтерская отчетность до того, как произойдет передача их на хранение в архив, хранятся в специальных помещениях, либо в закрывающемся шкафу. Они находятся под ответственностью лиц, назначенных главбухом компании.
БСО (бланки строгой отчетности) необходимо хранить либо в сейфах, либо в металлических шкафах. Также возможно их хранение в специальном помещении, которое позволяет обеспечить сохранность этих документов.
ПКО (приходники), РСО (расходники), авансовые отчеты, выписки банка и относящиеся к ним документы хранятся подобранными, переплетенными и в хронологическом порядке. Отдельные документы, например, наряды на работы, рапорты смены и др., можно хранить без переплетения. Но они должны подшиваться в папку с целью исключения их потери или злоупотребления (Читайте также статью ⇒ Порядок исправления бухгалтерских документов).
Сохранность первички, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, а также их оформление и передача в архив находится под ответственностью главного бухгалтера. В зависимости от того, сколько составляет срок хранения документов, хранение может быть:
- текущим (временным);
- архивным.
Под текущим или временным хранением понимают, что документы уже исполнены, но при возникновении некоторых обстоятельств могут вновь потребоваться для уточнения, изучения, а также повторного рассмотрения. Если документы снимают с текущего учета, то хранение уже будет архивным.
Порядок передачи документов в архив
Бухгалтерские документы в обязательном порядке должны передаваться в архив на хранение. В зависимости от того, в каком объеме хранятся документы, архив может быть самостоятельным структурным подразделением компании, либо подразделением при службе делопроизводства. В архивы поступают дела, которые имеют постоянный или временный срок хранения (более 10 лет). Также возможно его формирование и на электронных носителях. В этом случае создается электронный архив.
Порядок, по которому происходит сдача документов в электронный архив приводится в Правилах, утвержденных Минкультуры России №526. В электронный архив документы поступают уже после того, как их прекратили использовать при оперативной работе. Для отбора документов на электронных носителях создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия, ведущая отбор электронных документов, передаваемых в архив должна следовать следующим критериям:
- значимость документов, их полнота (завершенность);
- полнота и достоверность документов;
- отсутствие в документах дублирующей информации.
При передаче в архив на хранение текстовых электронных документов они должны быть форматаPDF/A. Раз в 5 лет нужно будет проводить проверку состояния электронных носителей и возможности воспроизведения документов.
Важно! Возможна передача документов в государственный или муниципальный архив по договору хранения.
Сроки хранения документов
Срок хранения исчисляется с первого числа первого месяца года, следующего за годом, в котором документ был исполнен. Например, в делопроизводстве было закрыто дело или в соответствии с приказом об увольнении окончено личное дело. Если документ составили в 2017 году, то срок начало его хранения исчисляется с 1 января 2024 года. Однако, из данного правила существуют два исключения:
- Регистры для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, журнал учета счетов-фактур). Срок, с которого определяется их хранения устанавливается по дате последней внесенной в регистр записи.
- Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения определяется с момента прекращения начисления амортизации.
Крайний срок для хранения документов, содержащих персональные данные работников компании равняется 75 годам с момента их создания. К таким документам относят трудовые и служебные соглашения, договора ГПХ, личные карточки работников, невостребованные личные документы (например, трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения и свидетельства).
Важно! В соответствии с законом №43-ФЗ, срок хранения документов, равным 75 годам относится к документам, которые созданы до 2003 года. Если документ создан после 2003 года, то срок хранения составляет уже 50 лет с момента их создания.
Приказы по дисциплинарным взысканиям, ежегодным отпускам, учебным отпускам, по дежурствам и краткосрочным документам хранятся не менее 5 лет.
Документы по исчислению и об оплате во внебюджетные фонды страховых взносов хранятся страхователем в течение 6 лет. После того, как указанный срок хранения истекает, документы необходимо уничтожить.
Порядок уничтожения документов
После того, как истечение срок хранения документов, они подлежат уничтожению. Это следует из Правил, утв. Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015. При этом уничтожение должно быть должным образом задокументировано. Это выгодно и для самой компании. Правильно составленные акты могут потребоваться в случае проверки или судебных разбирательств, если у компании запрашивают какие-либо документы (Читайте также статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника).
Отбором документов для уничтожения занимается экспертная комиссия. В нее входят сотрудники компании, например, делопроизводитель, бухгалтер, секретарь и другие. Уничтожение документов сопровождается составлением акта. В него вписываются все реквизиты уничтожаемых документов. При этом однородные документы возможно указывать под общими заголовками и указывать по ним крайние даты. Например, для авансовых отчетов за 2010 год крайними датами будут 10.01.2010 – 31.12.2010.
Документы могут быть уничтожены несколькими способами:
- Документы могут быть переданы на утилизацию. При этом передача на утилизацию оформляется накладной, в которой указывается дата передачи, вес документов и их количество.
- Документы можно уничтожить самостоятельно. Способ уничтожения может быть любым – сожжение, измельчение шредером и т.д. При этом выбранный компанией способ должен быть указан в акте.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Можно ли бухгалтерские документы с бумажных носителей переносить на электронные?
Ответ: Согласно нового Стандарта, хранить документы первичного учета и регистры необходимо в том виде, в котором они изначально составлялись. То есть переводить документы на бумаге в электронные с целью хранения и создания архива запрещено.
Загрузка...