Порядок проведения инвентаризации на складе

Как известно, товары и материалы организации должны храниться в специально отведенном для этого месте, то есть на складе. Важным моментом является построение правильного складского учета.

В процессе работы бывает всякое. Где – то процветает воровство со склада, где – то работники халатно относятся к своим обязанностям, а на каком – то складе пострадал товар в результате чрезвычайной ситуации и теперь его нужно списать. Все подобные факты помогает выявить ревизия склада или инвентаризация.

Зачем проводить инвентаризацию на складе

Почти у каждой организации или индивидуального предпринимателя существует склад, где хранятся товары, изготовленная продукция или материалы для использования в деятельности.

Для того, чтобы четко знать какими ресурсами располагает фирма, необходимо вести учет на складе. Сверка наличия ценностей на складе с информацией из учетной программы называется инвентаризацией.

Допустим, собственник бизнеса заметил, что материалы, которые покупаются для использования в работе, бесследно «теряются» в недрах склада. Для выявления фактов хищения проводится инвентаризация.

Как правило, на складе заведует кладовщик, материально – ответственное лицо. При его увольнении, во избежание недоразумений, необходимо провести инвентаризацию остатков на складе.

Ну и, конечно, в конце года, чтобы сверить все остатки для составления итоговой отчетности, тоже проводится инвентаризация.

Это основные причины, чтобы подсчитать количество ценностей, находящихся на складе.

Разнообразие видов инвентаризации на складе

Инвентаризация бывает разная. Рассмотрим кратко какие виды инвентаризации бывают.

1. Плановая. Как правило, о такой инвентаризации работников предупреждают заранее. К такой инвентаризации готовятся заранее.
2. Внеплановая. Такая сверка наличия ценностей проводится, обычно, по какой – то серьезной причине. Например, если замечен факт воровства.
3. Инвентаризация может проводиться по решению собственника бизнеса, когда владелец хочет убедиться, что учет ведется правильно и каждая вещь на своем месте.
4. Обязательная инвентаризация проводится раз в год, перед составлением годового отчета, если происходит смена материально – ответственного лица, выявлены факты воровства или случилось чрезвычайная ситуация.
5. В зависимости от объема проверки выделяют сплошную, выборочную и целевую инвентаризацию.

Сроки проведения инвентаризации

Срок проведения инвентаризации устанавливает руководство компании.

Однако в отношении обязательной инвентаризации устанавливается срок с 1 октября до конца года. Такая проверка проводится ежегодно.

Кто проводит инвентаризацию на складе

Сверка количества ценностей на складе и в бухгалтерской программе дело серьезное. Для начала инвентаризации в организации издается приказ по форме ИНВ-22 и создается специальная инвентаризационная комиссия.

Задача такой комиссии – фиксировать все факты инвентаризации.

Руководитель решает, кто входит в состав комиссии. Обычно это не менее 2 человек. В комиссию входит бухгалтер, управленческий работник, другие сотрудники организации. Материально – ответственное лицо склада не может входить в состав комиссии, поскольку его деятельность проверяется посредством инвентаризации.

Обязательно выбирается председатель инвентаризационной комиссии. Обычно им становится либо сам руководитель, либо представитель управления.

Подготовка к проведению инвентаризации

Прежде чем начинать инвентаризацию, нужно провести подготовительные мероприятия.

Бухгалтерия обеспечивает проведение всех документов на покупку. Если известно о фактах расхождений в наличии материалов, нужно дать этому обоснование.

После того, как вся номенклатура подбита, можно распечатывать сличительные ведомости, без которых подсчет ценностей не провести.

Этапы проведения инвентаризации

Обычно инвентаризация проводится в несколько этапов.

• Прежде чем начать процедуру инвентаризации, необходимо подготовиться. Подготовка заключается в издании приказа по форме ИНВ-22.
• Когда приказ издан, комиссия собрана и распечатаны сличительные ведомости, можно приступать собственно к подсчету ценностей на складе. Поскольку в инвентаризационной комиссии всегда несколько человек, для удобства можно делать так: один работник ведет подсчет, второй перепроверяет, а третий, например, заносит информацию в базу. Если на складе используется сканер, то один работник может сканировать каждую единицу товара, а второй уже вручную проверяет выявленные несоответствия.

И, конечно, в период проведения инвентаризации материалы или товары не должны перемещаться, поступать или списываться со склада. Но что делать, если все – таки возникла необходимость оприходовать товар?

И обратная ситуация: если товар нужно отгрузить, получают           письменное согласие руководителя и главного бухгалтера. Такое списание оформляется формой ИНВ-2, ИНВ-4.

• Сличительные ведомости, распечатанные бухгалтерским работником, помогают при анализе полученной информации. После того, как все ценности подсчитаны, начинается процесс сравнения результатов, полученных в процессе инвентаризации и данными из программы учета.
• После сверки фактически полученных данных со склада и данных в системе учета, делается вывод о результатах инвентаризации. Составляется акт по форме ИНВ-26.

Итоги проведения инвентаризации склада

В результате инвентаризации может быть выявлен излишек или недостаток.

Излишки на складе выявляются намного реже, чем недостатки. Обычно в излишках числится ранее неучтенный или неправильно учтенный товар. Это говорит о недобросовестной работе сотрудников склада. При выявлении излишков они относятся к прочим доходам организации.

Недостачи на складе встречаются чаще всего. Недостача может появиться в результате нерадивости работника склада, воровства, порчи имущества и множества других причин. Если выявлена недостача можно еще раз создать комиссию и проверить именно эту часть склада для перепроверки результатов. При подтверждении факта недостачи ответственность за нее несет материально – ответственное лицо склада.

Стоит отметить, что при сверке фактически полученных данных с учетными, допустимо расхождение между показателями в размере 2%. Отклонение от этого значения в любую сторону негативно характеризует работу складского работника.

Кроме того,  при проведении инвентаризации необходимо учитывать нормы естественной убыли по тому или ином виду товаров.

Отразим в таблице основные документы, оформляемые в процессе инвентаризации.

У индивидуального предпринимателя магазин. В штате только продавец и бухгалтер. Кого назначить в инвентаризационную комиссию?

Поскольку продавец является материально – ответственным лицом, то он не может входить в состав комиссии. Комиссия в данном случае будет состоять из самого предпринимателя и бухгалтера. Законодатель рекомендует включать в состав комиссии не менее 2 человек, однако, этот вопрос строго не регламентирует.

При проведении инвентаризации не присутствовал кладовщик, который является материально – ответственным лицом. Будут ли результаты инвентаризации действительными?

Материально – ответственное лицо в обязательном порядке присутствует при инвентаризации, поскольку проверяется его работа. При отсутствии такого лица при ревизии склада, результаты инвентаризации не могут быть признаны действительными.

Инвентаризация – самый эффективный способ проверки сохранности материальных ценностей организации. Она позволяет выявить все недочеты и ошибки в работе сотрудников склада, контролировать движение материальных ценностей, дает достоверную картину об обеспеченности предприятия оборотными средствами. Кроме того, проведение инвентаризации является серьезным дисциплинирующим моментом, который не позволяет складским работникам хитрить и халатно относиться к своим обязанностям.