Нередко бухгалтер сталкивался с проблемой задвоения информации в базе по различным справочникам. Дубли в справочнике подчиненных могут привести к очень серьезным последствиям. Не тому человеку могут быть выданы подотчет ценности, зарплату также возможно выплатить ошибочному человеку. Задвоения по поставщикам приводят к тому, что договор оформлен с одним, а товар поставляется другим, в результате чего по одному контрагенту ввиду двойных записей появляется как кредиторский, так и дебиторский долг. В приведенной статье рассмотрим поиск и удаление дублей в 1С ЗУП 3.0 и как устранить ошибки.
Поиск и удаление дублей в 1С ЗУП 3.0
Как известно, машина имеет возможность помочь Вам удалить ненужные записи и для этого в ней записан определенный регламент. В автоматическом режиме машина осуществляет обнаружение двойников по различным элементам ПО. Команда поиска и удаление дублей реализует это процесс и не бойтесь, что все Ваши учетные данные нарушатся. Машина делает это без влияния на общие учетные процедуры.
Предлагается ознакомиться с процедурой поиска и удаления дублей в 1С ЗУП 3.0 в формате пошагового алгоритма действий:
Шаг 1 – Сначала следует обнаружить функцию по нахождению задвоений. Такая процедура записана в главном меню всех функций в обработках. Далее пройдите к администрированию и там найдете поддержку и обслуживание.
В настройках панели навигации изберите нужную нам команду.
Шаг 2 – Ознакомьтесь с основными преимуществами данного процесса.
Далее в статье пойдет речь именно об основных плюсах функционала и они приведены в табличном формате.
| № п\п | Преимущества | Характеристика |
| 1 | Устранение повторений | Машина за Вас найдет и выведет из учета все ненужные повторные сведения, анализирую всевозможные справочники. Однако для этого понадобиться дать полноправное пользование ПО администраторам |
| 2 | Поиск вхождений | ПО самостоятельно находит вхождения всей дублированной информации и автозаменяет некорректный на правильный дубль |
Шаг 3 – Нахождение задвоений. Активируйте работу команды, следуя простым инструкциям в открывшейся форме.
Дальше от Вас потребуется установить критерии по отбору позиций и данный процесс можно выделить в такие строчки:
- Избирайте справочники, где хотите чтобы машина нашла двойные записи;
- Пропишите условий выбора позиций;
- Машина имеет регламент выявления идентичных позиций, но Вы вправе прописать свое видение этого процесса. Так, повторное внесение ИНН, уже имеющегося в базе, сообщит Вам об этом и не даст совершить заполнение ячейки. Машина имеет уникальный функционал обработки, поэтому наличие повторных внесений сводится к минимуму. Советуем использовать алгоритм, предложенный разработчиками.
По факту поиска повторений машина отбирает и сопоставляет сведения по заданным выше критериям. При отсутствии повторений машина выдаст такое окно.
Но если же они все-таки найдены, то для просмотра будет выведен их список в таком формате:
- В левой части Вы увидите обнаруженные записи.
- В правой отображаются детальные сведения об их количестве и где они уже были применены.
Шаг 4 – Определитесь с оригиналом, то есть той строкой, что останется в базе. Все, что указано слева таблицы остается по умолчанию в машине и помечается как правдивая запись. Но Вы вправе пометить совершенно иной элемент как оригинальный посредством активации одноименного функционала. Все, что считается дублем для Вашего удобства машина отметит флагами.
Шаг 5 – Удалите повторения. Спецклавиша позволит Вам не остановиться на выявлении двойников, но и поможет Вам их устранить. С этой целью Вы отмечаете все, что подлежит устранению и везде, где встречался такой двойник, автозаменится на нужную запись. Есть окончательный и бесповоротный вариант, как убрать из машины двойники. Для этого имеется функция удаления помеченных объектов в поле администрирование и там пройдите к поддержке и обслуживанию.
Читайте также статью ⇒ «Индивидуальный персонифицированный учет в 1С«.
Пример
Как работать с командой Вы уже уяснили. Давайте же теперь остановимся на процессе применения знания на основе практического примера. К изучению предлагается удалить ненужные позиции в справочнике счетов в банках компании. Вы помните, что в начале вызывается функция поиска повторов. Далее в ней задайте критерии работы:
- Справочник счетов;
- Не помечены к удалению;
- Сравнение по наименованию.
Дубли стопроцентно записаны в ПО и они выведены на экран посредством команды их нахождения. Машина предлагает Вам выбрать тот, что стоит оставить, а остальное убрать. Вполне разумно оставить без изменений ту позицию, что наиболее часто встречается в различных рабочих формах. По нажатию на удаление повторений, все они очистятся из ПО.
Заново зайдем в наш справочник и увидим, что два из трех имеющихся счетов отмечены к удалению. Рекомендуется прибегнуть к удалению помеченных объектов, дабы навсегда очистить от них базу.
Разработчики всякий раз советуют сделать для себя копию справочников до момента внесения в них каких-либо изменений. Вы нечаянно можете затронуть корректные записи, что скажется на правильности регистров бухучета, а вернуть все обратно уже не получится.
Последствия неправильного ввода данных
Зачастую основным обстоятельством обнаружения задвоений в первую очередь, является неправильное добавление информации, а во вторую некорректный обмен между различными конфигурациями и игнорирование проверки внесенных сведений. Даже если Вы останавливаете свой выбор на автообмене, ошибки все равно имеют место быть, так как изначально заданы разные регламенты в версиях ПО.
Некоторые компании останавливаются на том, чтобы администратором их версии ПО был сотрудник 1С. Он обязан контролировать и поддерживать все процессы, и конечно же обмены данными. Как результат, качество труда такого администратора напрямую связано с наличием повторений в разделах ПО.
Ищите в первую очередь, не само наличие повторений, а причины, по которым они появляются в бухучете. Контролируйте вводимые данные на предмет их наявности, а также проверяйте журналы регистрации. Рекомендуется наладить отправление уведомлений на свою электронную почту о том, что в какой-то промежуток времени были затронуты дубли.
Процедура установки на компьютер
Доступ к данной функции есть у абсолютно каждого пользователя ПО и Вы вправе внедрить ее и использовать в своей версии. Вам потребуется лишь сравнить и затем объединить оба файловых пакета. Впоследствии потребуется наладить и запустить регламент, приписанный машиной. Посетите модуль настройки удаления дублей, где подробно и последовательно ознакомьтесь с тем, что Вам будет предложено машиной. Внесите позиции в справочник, перечень полей его и отделяйте друг от друга символом точки с запятой.
Любой процесс требует внесения исходных параметров, но единожды правильно настроив работу функции, Вы получите отличный результат и скорость обработки Ваших запросов. По завершении всех настроечных параметров Вы вправе убрать из ПО повторения по автозапуску обработки либо по регламенту в авторежиме. Машина самостоятельно анализирует наличие повторений во всех документах и автозаменяет их на оригинальную позицию, сохраненную Вами. Разработчики посчитали отличать повторения по числу значения кода и у них оно всегда больше оригинальной правильной позиции.
Читайте также статью ⇒ «Как уволить и рассчитать сотрудника в 1С«.
Отдельные нюансы функционирования команды
В современной версии ПО имеется прекрасный шанс облегчить работу бухгалтера по монотонной очистке базы от задвоений, и мы это уже уяснили. Новые выпущенные версии уже имеют вшитую опцию на очистку и дополнительных установок не требуют. Уже упоминалось, что перед началом любого действия с применением команды лучше всего будет сохранить себе резервный файл на случай неправомерного удаления данных. Основной раздел размещения формы именуется как поддержка и обслуживание. В начале запуска опции определите конкретный справочник для проверки в нем наличия повторений, а также задайте параметры проверки. То есть, Вам потребуется определить, что для Вас будет совпадением, к примеру схожие или одинаковые слова или части слова. Запуск стартует нажатием кнопки нахождения дублей.
Искать можно не только людей, контрагентов и поставщиков. Вы вправе запустить работу и по складским позициям товаров. В номенклатурах очень часто встречаются двойники и это негативно влияет на правила списания их в производство и искажает отчетность. Это прямой путь к пересортицам и отсутствию фактического наличия на складе товаров, когда по бухучету мы имеем остатки. Любую оригинальную строку Вы можете поменять. Поэтому не бойтесь их определять верными, так как Вы всегда вправе сменить свое решение.
С этой целью разработчики предлагают воспользоваться командой отмены оригинала, когда Вы все же изменили свой выбор. Зачастую весьма приемлемым станет использование такой эталонной позиции, что имеет место быть в большинстве рабочих форм. Это и ясно, поскольку процесс работы очистки существенно сократится. Когда Вы увидели строку и не считаете ее дублем, попросту деактивируйте флаг рядом с такой строчкой. Машина поймет Ваш запрос и выделит их серым цветом. По окончании проведения настроечной работы приступайте к удалению повторений, но как Вы помните восстановить и обратить процесс уже машина не в состоянии. Не забудьте запустить автопроверку проделанной процедуры. Ознакомьтесь с основными отчетами и датами закрытых сроков. Вот такой довольно нехитрый процесс заложен в машине и рекомендуется им пользоваться, а не пытаться вручную попозиционно обрабатывать огромные массивы информации.
Читайте также статью ⇒ «Исправление и сторнирование начисленной зарплаты в 1С«.
Загрузка...