Иногда компании не могут своевременно погасить долг за приобретенные товары. В этом случае они могут направить своему контрагенту письмо об отсрочке платежа. В статье рассмотрим как составить и направить такое письмо, а также приведем его образец.
Когда нужно просить отсрочку платежа
Если компании необходимо погасить долг перед свои контрагентом, но она испытывает временные финансовые трудности, то в первую очередь следует постараться договориться об отсрочке платежа. В этом случае у компании будет возможность свои оставшиеся средства направить на первоочередные цели, например, на выплату зарплаты. Ведь в случае задержки зарплаты работникам нужно будет выплатить проценты на каждый день просрочки выплаты. А это для компании будет означать увеличение расходов (Читайте также статью ⇒ Образец договора купли-продажи с рассрочкой платежа).
Важно! Написать письмо об отсрочке можно нескольким поставщикам одновременно, при этом выбрать для начала лучше тех, с которыми сотрудничество продолжается уже не первый год. Наверняка они не откажут в просьбе и согласятся на предоставление отсрочки оплаты.
| Цели составления письма | Особенности составления письма |
| Признание факта задолженности
Подтверждение суммы задолженности Официальное согласование новой даты оплаты |
Составляется исходя из желания компании, либо в качестве ответа на претензию контрагента
Сообщается готовность оплаты долга |
Как составить письмо об отсрочке платежа
Главное, на чем необходимо заострить внимание при составлении письма об отсрочке платежа, это:
- Дата, до которой планируется отсрочка.
- Обоснование такой просьбы. Обратить внимание при этом следует на том, что сотрудничество продолжается довольно длительное время и сумма задолженности непременно будет погашена, но в более поздний срок.
- Просьба не начислять пени за просрочку.
К письму, как правило, прикладывают копии документов, по которым и направляется просьба об отсрочке платежа. Это может быть договор на поставку товара и накладные. Приложение таких документов не является обязательным, но это позволит упростить работу контрагента, так как не нужно будет искать по какому именно соглашению должна поступить оплата (Читайте также статью ⇒ Отсрочка или рассрочка по уплате налога).
Если контрагент согласен на отсрочку платежа, то от него потребуется официальное подтверждение. Для этого он должен написать письмо, в котором будет указано согласие на перенос срока оплаты, содержащегося в договоре. Получив от контрагента такое письмо можно уже не опасаться претензий с его стороны и планировать оплату на новую утвержденную дату.
Если контрагент ни каким образом не реагирует на письмо, то самостоятельно переносить дату платежа нельзя. Так как даже устное согласие не позволит доказать в будущем, что перенос даты был согласован. И в этом случае контрагент имеет полное право выставить неустойку по договору поставки. Поэтому получение письменного согласия от поставщика будет являться гарантией спокойствия покупателя.
Для того, чтобы контрагент не требовал оплату пени за просрочку платежа, можно подписать с ним соглашение о переносе оплаты на другую дату. Однако, сделать это в срочном порядке может получиться не у всех компаний, поэтому ограничиться можно только указанной выше перепиской.
Получив от поставщика согласие на отсрочку платежа, следует убедиться в том, что подписал его уполномоченный сотрудник. Зачастую подобную переписку ведет обычные менеджеры, а у них может отсутствовать доверенность на подписание подобных документов. Оптимальным будет получить письмо с подписью руководителя. Если же письмо подписал кто-то другой, то нужно будет запросить от него копию доверенности на право подписи. Всю переписку, а также копию такой доверенности следует хранить вместе с договором на поставку.
Иногда контрагент в ответном письме указывает свои условия. Например, компания-должник направляет ему письмо, в котором просит отсрочку платежа на 50 дней. Поставщик с этим может не согласиться и в ответ направить письмо, в котором будет содержаться его согласие на отсрочку платежа только на 30-дневный срок. Если возражений против этого нет, то поставщику следует направить подтверждение. В этом случае будет считаться, что условия договора были скорректированы.
Образец письма об отсрочке платежа
Письмо покупателю об оплате задолженности
На практике возможно возникновение и обратной ситуации, при которой поставщик ждет оплаты от покупателя, а денег нет. И от покупателей не поступает никаких писем об отсрочках. Поэтому поставщик вправе взять инициативу на себя. То есть поставщик напоминает своим контрагентам об оплате долга. При этом он составляет в свободном виде письмо, в котором указывает следующее:
- Реквизиты документов, по которым следует произвести оплату (например, товарных накладных или актов сдачи-приемки выполненных работ (услуг), а также договора поставки).
- Пени и проценты, которые поставщик должен будет оплатить за каждый день просрочки оплаты.
- Предложение об освобождении от уплаты пени, если оплата по договору будет произведена в указанный срок.
Важно! Если контрагент задерживает оплату за товар, то он обязан будет выплатить пени. Кроме того, также поставщик вправе будет потребовать проценты (395 ТК РФ).
Если после получения подобного письма контрагент не производит оплату, то нужно будет составить претензию. В претензии указывается, что в случае отсутствия оплаты в указанный срок, дело будет передано в суд.
Как направить письмо об отсрочке платежа?
Важно! Если переписка между контрагентами ведется электронными письмами, то нелишним будет продублировать письма по почте.
Самым оптимальным вариантом будет направление и получение официальных писем. Это будет касаться не только письма об отсрочке платежа, но и ответа от поставщика. Однако, такой способ, как правило, занимает довольно длительное время. Поэтому контрагенты прибегают к электронной почте. Но все же нелишним будет продублировать переписку по почте. То же касается и устной договоренности об отсрочке. Дело в том, что такая договоренность не будет признана судом. Потребуется наличие официальных документов от поставщика, в которых будут содержаться и конкретные даты платежей и новые условия.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Вправе ли поставщик начислить неустойку за просрочку платежа, если существовала договоренность в письменном виде об отсрочке платежа?
Ответ: Если договоренность с поставщиком существует, то требовать оплаты неустойки он вправе только после того, как будет пропущен уже новый срок платежа. А до этого момента требовать оплату пени поставщик не вправе. Договоренность существует в письменном виде, а, соответственно, просрочки платежа нет и начислять пени не за что.
Загрузка...