Федеральный стандарт бухгалтерского учета – ФСБУ 27/2024 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», принятый в апреле 2024 года, обязателен для применения в стране с января 2024 года, но при желании компании уже сейчас могут вводить его в действие. В стандарте есть некоторые нововведения, касающиеся работы с первичными учетными документами.
Законодательные требования
Первичных документов лежат в основе всех операций. Они подтверждают факты совершения бухгалтерских операций, осуществление операций по налогам.
В этой связи нельзя недооценивать важность того, как оформить первичный документ, ведь в случае каких-то недочетов всю сделку или операцию могут признать недействительной. Хотя допущение несущественных ошибок не приведет к серьезным последствиям, в других случаях неточности могут сорвать всю хозяйственную операцию.
От корректности оформления первичных документов зависит конечный финансовый итог компании, и, чтобы избежать штрафных санкций или дополнительных начислений по налогам, нужно внимательно изучить законодательные требования к созданию первичных документов и следовать букве закона.
На основе ФСБУ 27/2024 составляются бумаги и ведется документооборот всех экономически-хозяйствующих субъектов, но это не касается организаций-бюджетников. В первичных документах фиксируются все события экономической жизни субъекта. Этот процесс регулируется ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Если документ не имеет отношения к факту хозяйственной деятельности, он не учитывается в бухгалтерии. Это касается, например, фактов, составляющие основу мнимых и притворных сделок.
Составление первичного учетного документа происходит непосредственно в процессе события экономической жизни организации или сразу после его завершения.
Пример 1
Компания реализует готовую продукцию, например, металлопрокат, и выписывает расходный кассовый ордер во время совершения операции. Это происходит, когда деньги выдаются под отчет.
А вот когда продукция отгружается, накладную выписывают по окончании операции – изначально вес отпускаемой продукции неизвестен, поэтому все нужные документы бухгалтерия предоставляет после взвешивания.
Важно! Все первичные документы своевременно должны быть сданы в бухгалтерию предприятия, при этом ответственность за правильность их оформления несут не бухгалтеры (они лишь фиксируют поступление документации), а те, кто оформил эти бумаги.
Пример 2
При отгрузке готовой продукции по факту со склада отпустили 132 позиции на общую сумму 245000 рублей. Одновременно с этим в накладной отразили 130 позиций на сумму 240000 рублей.
Недостача на сумму 5000 рублей была выявлена через два дня во время проведения инвентаризации. Отвечать за это нарушение будет кладовщик, по чьей вине произошла неточность, а не бухгалтер – по бумагам он был не в состоянии выявить неточность.
Русский язык обязателен при составлении документа. Когда используется иностранный язык – то обязательно должен быть подстрочный перевод, заверенный нотариально. Об этом говорится в Письме Министерства финансов РФ 19.11.2018 № 03-08-05/83170.
Документальное оформление фактов хозяйственной жизни на каждом предприятии может вестись по-разному. Правила устанавливает главный бухгалтер или другое должностное лицо. Особенности оформления документов должны быть официально зафиксированы, подписаны и обязательны для исполнения всеми работниками.
Первичный документ составляется либо на бумаге либо на электронном носителей. Электронный документ заверяется электронной подписью. В некоторых случаях к нему нужен бумажный аналог. Тогда организация, его составившая, предоставляет по требованию бумажную копию.
Для записей в первичных документах используют шариковые ручки, механические карандаши, чернила, пишущие машинки, механизированные средства – все, что позволяет записям храниться в течение положенного времени. Простой карандаш для составления документов не используется. На свободных строках в первичных документах обязательно делаются прочерки.
Согласно новому ФСБУ 27/2024, допускается:
- Один первичный учетный документ оформляет несколько событий экономической деятельности субъекта.
- Длящиеся и периодические факты хозяйственной жизни оформляются с интервалами, которые хозяйствующий субъект определил сам из рациональных соображений и для каждых событий эта периодичность разная. Длящиеся факты – это, например, накопление процентов, процесс амортизации, повышение/уменьшение стоимости активов. Повторяющиеся или периодические факты – это получение разных партий поставок товара по одному долгосрочному контракту.
- Договоры, кассовые чеки, квитанции об оплате, авансовые отчеты, судебные акты, товарный счет – в целом, все документы, отражающие факт гражданско-правовых отношений между контрагентами или госорганами, можно назвать первичными учетными документами. При условии наличия реквизитов.
Реквизиты, обязательные для указания
Любой первичный учетный документ обязательно содержит:
- Наименование документа и дату его составления.
- Название хозяйствующего субъекта автора документа.
- Сам факт экономический жизни субъекта.
- Величину факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении.
- Перечень лиц, заключивших договор, должностных лиц и ответственных за ее оформление.
- Подпись и расшифровку: фамилию и инициалы.
Когда документ подписан, дата его подписания и становится датой оформления документа. Если дата составления первичного документа и дата свершившегося факта хозяйственной жизни не совпадают, в документе указываются обе даты.
Распространенные вопросы
Когда в первичном учетном документы содержатся не все реквизиты и он составлен с нарушениями, такой документ будет считаться недействительным?
Если документ составлен таким образом, что в нем неполно отражены обязательные показатели первичного учетного документа, то следует обращать внимание на записи, сделанные на полях – налогоплательщиком самостоятельно.
Акт приёма-передачи – это первичный документ?
Акт является первичным для обеих сторон сделки. Он подтверждает, что сделка состоялась, отражает ее стоимость и обозначает сроки исполнения. Акт составляется либо заказчиком либо исполнителем. У каждой стороны есть свой экземпляр, свидетельствующий о том, что контрагенты не имеют претензий друг другу. Факт совершения сделки и оплата за нее не вызывают разногласий у партнеров.
В какой момент создается первичный учетный документ?
Документ создается, как правило, поставщиком во время совершение хозяйственной операции. Собственно, документ и является подтверждением совершения операции. Сам перечень первичных документов для бухгалтерии зависит от типа сделки и может быть разным у различных организаций.
Как и кем устанавливается форма первичного документа?
Порядок таков: должностное лицо, которое ведет бухгалтерский учет, делает представление на имя главного должностного лица, и руководитель субъекта экономики утверждает предложенную форму.
Счет на оплату – это первичный документ?
Счет на оплату – это не первичный учетный документ, это оферта при отсутствии договора в качестве отдельного документа. Об этом говорится в статье 435 ГК РФ.
Акт сверки – это первичный документ?
После составления акта сверки экономическое положение сторон не изменяется, поэтому акт сверки не является первичным учетным документом, который бы подтверждал совершение хоз. операции.
Каков перечень первичных учетных документов?
Первичными учетными документами являются чек, выписка из банка, квитанция, накладная, счет-фактура, счет для оплаты, карта учета рабочего времени. Эту документацию обычно хранят в течение трех лет.
Каковы основные реквизиты первичного учетного документа?
Основные реквизиты – это наименование первичного учетного документа, например, Путевой лист, Акт выполненных работ и т.д.).
Каков срок хранения первичной банковской документации?
Бухгалтерские документы для налогового учета хранятся четыре года. Для бухгалтерского учета – пять лет. Но обычно бухгалтера хранят всё пять лет, чтобы не разбираться.
Обязательна ли печать на первичных учетных документах?
Печать является лишь дополнительным элементом заверения договора, а не обязательным. Отсутствие печати не является поводом для признания договора недействительным. Согласно Гражданского кодекса сделка, заключенная при подписании соответствующего договора не будет считаться недействительной без печати. Оттиск – дополнительное требование.
Количество реквизитов – сколько их всего?
В Государственном ГОСТе насчитывается около 30 наименований реквизитов. На каждом виде документа они находятся в строго обозначенном порядке.
Какие реквизиты свидетельствуют о юридической силе документа?
Документ в бумажном виде имеет юридическую силу, если на нем есть такие обязательные реквизиты, как подпись должностного лица и в некоторых случаях наличие печати.
Какие бывают виды реквизитов?
Реквизиты бывают текстовыми (название документа), цифровыми (дата), сложными (грифы согласования, ссылки и т.п.).
Где правильно поставить печать на документе?
Обычно на документе указывается МП – место печати. Если этого нет, печатью перекрывают часть букв с указанием должностей подписывающих документ лиц. Стоит отметить, что есть штамп, а есть печать предприятия. У штампа нет юридической силы. Его используют, когда надо быстро нанести разные данные на документ: дату, реквизиты организации, должность ответственного и т.п.
Загрузка...