Способ выплаты зарплаты путем перечисления на карту сотрудника показал себя с наилучшей стороны. Что нужно помнить, рассчитываясь с персоналом по безналичному расчету, и какие правила учитывать при оформлении операции, расскажет данная статья.
Есть ли выгода перечисления зарплаты на карту сотрудникам
Расчеты с персоналом, при которых отсутствуют наличные средства, преобладают у большинства компаний. Для частных граждан преимущества заключаются в следующем:
- Отпадает необходимость носить с собой приличную сумму денег;
- Не нужно ожидать очереди в кассе организации;
- Гибкая система общения с кредитными организациями;
- Удобные расчеты по коммунальным платежам и многое другое.
Банковская система ежегодно совершенствует систему защиты личных данных своих клиентов. Расширяется сеть терминалов по выдаче наличных, а также функциональные возможности расчетов. С помощью личного кабинета доступны услуги оплаты покупок в интернете, расчеты за услуги обучения (дошкольного и прочего), отслеживание и оплата налогов, штрафов ГИБДД и так далее.
Работодатель также располагает неоспоримыми преимуществами:
- Исключаются расходы на доставку и охрану денег (инкассаторы, сигнализация, оборудование спецпомещения);
- Сокращается время на формирование ведомостей на выдачу зарплаты;
- Снижаются прочие затраты на прочие нужды.
Компаниям легче планировать расходы по оплате труда, регулировать дату перечисления налогов и взносов.
Если в организации применяется зарплатный проект
Для значительного количества штатных сотрудников банки предлагают сопровождение зарплатного проекта. В таких случаях бухгалтерами формируются реестры с указанием ФИО персонала и их лицевых счетов. Для этого компания формирует персональные сведения сотрудников и после чего банк проверяет персональную информацию граждан и выпускает банковские карты на каждого работника.
Бухгалтер в день выдачи зарплаты создает реестр выплат и платежное поручение на уплату НДФЛ. Если осуществляется выдача аванса, то на НДФЛ платежка не формируется.
Для соблюдения прав сотрудников потребуется создать в компании дополнительные кадровые документы или локальные акты:
- Положение о выплате зарплаты на предприятии;
- Коллективный договор, где закреплены условия и способ выдачи зарплаты персоналу, банк, в котором открыты лицевые счета для работников.
Кроме того, лучше подкрепить такой способ получения зарплаты личным письменным согласием сотрудника. При этом следует помнить, что принудительное решение работодателя о выборе способа получения денег запрещено законом.
Когда работник приносит личные реквизиты
Если работник все же отказался воспользоваться корпоративным проектом и принес личные реквизиты банковского счета, на которые он хочет получать зарплату бухгалтерия не вправе ему отказать. В данном случае ему потребуется письменно обратиться в компанию и указать в заявлении банковские реквизиты для осуществления платежей. Если сотрудник решил изменить реквизиты, то повторное заявление с новыми реквизитами ему потребуется предоставить в бухгалтерию за 5 дней до дня выдачи зарплаты.
Когда перевод зарплаты на карты сотрудников осуществляется в разные банки, потребуется создавать платежку на каждого получателя отдельно. Реестр получателей в данной ситуации не нужен. Такой процесс более трудоемкий для бухгалтерии, но расходы по содержанию карт и комиссию оплачивает держатель карты. С предприятия взимается комиссия как за обычный платеж по установленным тарифам банка.
Не редки случаи, когда работник приносит банковские реквизиты своих близких родственников. Для того, чтобы узаконить такую операцию по перечислению средств бухгалтер должен взять с работника письменное заявление с согласием на перечисление средств третьему лицу, а в реквизитах указать получателя средств.
Сложности перехода на безналичный расчет с персоналом
Процедура перехода на безналичные расчеты с работниками по выплате зарплаты состоит из нескольких этапов: уведомление работников, создание и предоставление сведений в банк.
Работу по оповещению персонала о смене способа выплаты зарплаты осуществляет отдел кадров и бухгалтер. Сроки такого уведомления установлены в период от 2 месяцев до начала перехода. Ответственным за организацию процесса потребуется:
- Сформировать письменное оповещение и ознакомить персонал под роспись;
- Собрать копии личных документов (паспорт, удостоверение личности);
- Получить от каждого письменное согласие;
- Внести изменения в кадровые документы (коллективный договор, локальные акты).
В дальнейшем условия и способ получения зарплаты сотрудником фиксируются в трудовом договоре при найме на работу. В соответствии с договоренностью между банком и организацией работникам предоставляются временные карты на весь период трудовых отношений. Все расходы по содержанию карточного счета ложится финансовым бременем на компанию. При расторжении трудового контракта работник должен вернуть карточку в бухгалтерию. Возможен также вариант, при котором работодатель возмещает расходы на содержание зарплатных карточек, если по условиям договора комиссия списывается с держателя карты.
Как оформляется платеж на перечисление зарплаты на карты сотрудников
Вместе с договором компания предоставляет список получателей, личные данные персонала, график выплаты заработка на предприятии. Организация обязана перечислять заработок работникам в сроки, утвержденные кадровой политикой, не менее двух раз в месяц.
Финальной датой зачисления зарплаты на счета сотрудников считается день, который указан в выписке банка, реестре и платежном поручении на перевод средств. Затраты в части прочих расходов по проведению операции оформляются проводками:
- Дт 91 Кт 76 на сумму комиссионных услуг банка;
- Дт 68 Кт 51 на сумму исчисленного НДФЛ;
- Дт 57 Кт 51 на сумму средств, которые выводятся из компании.
Уплата страховых взносов производится в течение 15 дней месяца, наступившего сразу за месяцем начисления и выплаты заработка. Несвоевременная оплата страховых начислений приведет компанию к исчислению штрафных санкций (пени).
Карты, которыми пользуются сотрудники могут использоваться для хозяйственных расчетов. Работодатель может зачислять на них командировочные выплаты, суммы различных компенсаций (за использование личных вещей в работе). Также туда переводятся суммы отпускных, больничных и премиальных начислений.
Распространенные вопросы
Вопрос 1: Организация переводит деньги на хозрасходы подотчет на карты зарплатного проекта. Законно ли это? Как можно принять расходы по данным перечислениям?
Для осуществления текущей деятельности не обязательно заводить корпоративную банковскую карту. Или же у фирмы нет возможности обеспечить такой картой каждого работника. Одновременно с этим законом не установлено ограничений применения карт физических лиц. Потребуется закрепить выдачу денег подотчет в учетной политике фирмы, в платежке указывается цель перевода денег подотчет, получить от работника письменное заявление, где указана суммы выдаваемая на хознужды.
Все документально подтвержденные расходы, которые понес работник и указал в авансовом отчете, фирма принимает к учету в части расходов по обычным видам деятельности или прочих расходов.
Загрузка...