Опись документов в личном деле работника

Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем.  

Личное дело (папка) работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности (одним словом конфиденциальная информация).

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов (бумаг), которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован. Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами.  Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела.  Список таких документов напрямую зависит от специализации работы сотрудника, от категории квалификации работника и т.д.

Состав личного дела:

• Документ удостоверяющий личность (внутренний паспорт, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и другие документы) все эти документы в лично леле находятся в копии;
• Копии ИНН, СНИЛС;
• Копии документов об образовании;
• Копии свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации;
• Копия военного билета для военнообязанных;
• Копии документов о составе семьи (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.);
• Оригинал заявления о приеме на работу;
• Копия приказа по личному составу;
• Копия трудового договора;
• Документы внутренние, при осуществлении трудовой деятельности в данной компании (приказы о поощрения, приказы о дисциплинарном взыскании, приказы (распоряжения) о повышении квалификации, приказы о предоставление основного/дополнительного отпуска и т.д.);
• Прочие дополнительные бумаги (результаты медицинских комиссий, допуск к опасным участкам работы, документа на право пользования определенных льгот и т.д.)
• При увольнении в личное дело подшиваются бумаги (Приказ об увольнении (сокращении), заявление, если увольнение произошло в связи с неисполнением служебных обязанностей, то соответственно подшиваются документы о служебном расследовании и т.д.).

Важно знать! Трудовая книжка не хранится с прочими бумагами и соответственно не подшивается в папку личного дела, так как для хранения трудовой книжки трудовым законодательством установлены нормы и правила.

Читайте также статью: → Опись документов для налоговой в 2024 (образец).

Для чего нужна внутренняя опись в личном деле и обязательна ли она

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). Таким образом, опись является не обязательной, но в правилах по работе архива опись является обязательной для государственных организаций, для всех остальных является рекомендательной.

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. В связи с этим организации самостоятельно определяют порядок ведения личного дела работника и закрепляют по своему усмотрению либо в учетной политике предприятия, либо издается внутренний локальный нормативный  акт о порядке ведения делопроизводства в отделе кадров.

Опись в личном деле сотрудника позволяет:

• легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника;
• предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер).

Формирование описи личного дела работника наиболее всего удобно начинать при поступлении работника на работу. В редких случаях ее формируют, когда дело уходит в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Кроме описи документов, которые содержатся в папке личного дела сотрудника, существует опись документации (нормативно-правовых актов, локальных внутренних документов, бланков учета рабочего времени на бумажном носителе и т.д.), также существует опись личных дел.

Если первые два вида описи содержать список документов (бумаг), которые имеются внутри одного личного дела, одной папки, то вторая опись содержит список самих дел («внешняя опись дел»).

Для примера: при сдаче дел отдела бухгалтерии в архив как раз таки и формируется внутри каждой папки (внутренняя опись, которая перечисляет документы, находящиеся в этой папке), а вот, если сдаются в архив несколько папок собранных за предыдущий отчетный год, то формируется «внешняя» опись дел, сдаваемых в архив.

Опись личного дела подшита внутри папки и сдается в архив вместе с данной папкой. «Внешняя» опись, сдаваемых дел в архив находится отдельно от этих дел и составляется в трех-экземплярах:

— одна из которых находится непосредственно в отделе, который сдал дела;

— вторая опись в архиве помещается на полке, где хранятся документы предыдущего отчетного года;

— третья у заведующего архивом (ответственного за архивом).

Бланк описи личного дела работника

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). В связи с этим организации самостоятельно разрабатывают бланк описи, либо могут воспользоваться готовым бланком, который имеется в документе «Правило работы архива» (приложение №10).

В описи личного дела рекомендовано, чтобы содержались следующие реквизиты и информация:

• Порядковый номер документа (бумаги);
• Дата издания документа, либо дата, когда документ был подшит в папку;
• Наименование документа;
• Каждому листу документа присваивается номер: Например, копия паспорта — лист листы 1-6, копия свидетельства о регистрации брака – лист -7  и т.д.
• В колонке описи примечание указывается дополнительная информация (срок истечения медицинской комиссии, срок окончания водительского удостоверения) или какой-то документ был вынут для проверки службой безопасности и т.д.
• Внизу бланка описи проставляется общее кол-во бумаг и общее кол-во листов в деле.

Опись личного дела подписывается сотрудником, который формировал это личное дело с указанием даты и расшифровкой ФИО и должности.

Читайте также статью: → Уведомление об увольнении иностранного гражданина.

В заключении

Опись в личном деле сотрудника позволяет легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника, предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер). Опись личного дела представляет собой систематизированный архивный справочник, перечня документов с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности.