Унифицированная форма заказа-счета N ОП-20 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».
В каких случаях применяется заказ-счет ОП-20 в 2024 году?
Рестораны, бары, кафе, столовые, подразделения питания гостинично-ресторанных комплексов, развлекательных центров и другие предприятия общественного питания нередко производят обслуживание банкетов, юбилеев, свадеб, других торжеств. В таких случаях кафе, столовые и другие объекты сферы общественного питания отпуск готовой продукции заказчику оформляют выпиской заказа-счета.
В нем указывается перечень блюд, заказанных клиентом на торжественное мероприятие, а также сумма аванса и сведения об окончательном расчете.
По своей природе заказ-счет является разновидностью договора между организацией сферы общественного питания и клиентом (заказчиком), гарантирующей исключение возможных разногласий по обслуживанию и ассортименту праздничного стола, а также по оплате услуг предприятия сферы общественного питания.
В полной мере Заказ-счет оформляется и на услуги, оказываемые в рамках организации и проведения торжественных мероприятий по месту нахождения заказчика (кейтеринговой службой на дому).
Как заполнить заказ-счет (ОП-20)
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете в РФ каждый факт хозяйственной жизни отражается в бухгалтерском учете организации на основании первичного учетного документа.
Вместе с тем разработка и утверждение самостоятельных форм первичных учетных документов — дело довольно трудоемкое, поэтому организациям для отражения своих хозяйственных операций Минфин России позволил использовать унифицированные формы первичных учетных документов, закрепив этот момент в своей учетной политике.
В шапке документа указывается:
— название организации общественного питания, подразделение, где проводится мероприятие;
— дата и номер документа. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру заказа в специальной книге учета заказов, если предприятие использует такую книгу в учете;
— количество человек, участвующих в мероприятии;
— данные заказчика;
— название зала;
— даты и часы предполагаемого обслуживания торжественного мероприятия;
— подписи администратора, составившего счет, и заказчика.
Ниже следуют таблицы с временем выхода готовой продукции в зал обслуживания.
В таблицах указывается наименование заказанных блюд, количество порций, стоимость одной порции и стоимость этой позиции. Таблицы определяют, из какого подразделения организации общепита выходит продукция:
— холодный цех. Здесь указываются, например, мясные, сырные, рыбные, овощные и прочие нарезки продуктов, салаты;
— буфет. Здесь могут быть указаны соки, вода, спиртные напитки;
— горячий цех. Перечисляются заказанные горячие блюда – супы, пироги и прочее;
— хлеборезка;
— кофейный буфет.
Итоги по каждой таблице суммируются.
После заполненной таблицы с перечисленным ассортиментом заказанных для банкета блюд указываются:
— суммы внесенных в кассу предприятия аванса и доплаты,
— заполняется специальная строка, в случае, если была оплата за цветы,
— прописью ставится общая сумма заказа и подписывается администратором и кассиром.
Несмотря на то, что в заголовке бланка указано, что Заказ-счет является расчетным документом, он при проверках кассовой дисциплины не сможет заменить ни кассовый чек, ни бланк строгой отчетности, ни документ, который выдают плательщики ЕНВД. Он является лишь дополнением к этим документам. Предприятиям общепита, не являющимися плательщиками ЕНВД, нужно помнить, что при осуществлении наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных карт) в обязательном порядке должна применяться контрольно-кассовая техника. Неприменение ККТ при получении оплаты за банкет формирует состав правонарушения согласно Кодексу об административных правонарушениях.
В заказе-счете не допускается никаких исправлений, все изменения отражаются в специальном разделе на оборотной стороне формы. Изменения первоначального ассортимента по номенклатуре и количеству обязательно согласовываются с заказчиком. В таблице в двух отдельных графах в таких случаях указываются:
— исключаемая из основной (первоначальной) части заказа-счета продукция (блюда);
— вновь включаемая в заказ или дополняемая продукция (блюда).
После завершения обслуживания торжественного мероприятия в бланке заказа-счета указываются должности и фамилии сотрудников, которые обслуживали торжественное мероприятие. Ответственным за обслуживание сотрудником (администратором зала) и представителем заказчика (клиентом) делается запись о полном выполнении заказа. Один экземпляр остается у организации сферы общественного питания, второй — у клиента.
Заказ-наряд, подлежит хранению в течение сроков, установленных организацией, но не менее 5 лет после отчетного года, как и первичные учетные документы.
Порядок движения документа
На каждом предприятии общественного питания должен быть утвержденный график документооборота, в соответствии с которым ответственный за оформление первичного документа сотрудник в утвержденные сроки составляет его и передает в соответствующее подразделение организации.
В советский период в Письме Минторга СССР от 04.09.1974 N 1-66/6496 «О порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств на предприятиях общественного питания» организациям сферы общественного питания давались следующие рекомендации по движению подобного документа:
— после предварительного (первоначального) согласования ассортимента клиент (заказчик) вносит в кассу организации аванс в размере не менее половины стоимости заказа;
— заказ регистрируется в книге учета заказов на обслуживание торжественных мероприятий;
— за несколько дней до обслуживания производится окончательное согласование ассортимента блюд и составляется вместе с клиентом заказ-счет в количестве пяти экземпляров (заказчику, кассиру, который, работнику, которому поручается обслуживание заказа (бригадиру официантов, официанту), на кухню и в буфет).
С помощью программного продукта «1С:Предприятие 8. Ресторан» могут быть автоматизированы любые процессы на одиночных и сетевых предприятиях общественного питания, в том числе и форма Заказа-счета. «1С:Предприятие 8. Ресторан» является решением пользовательского интерфейса и может использоваться с программным обеспечением «1С:Предприятие 8. Общепит«.
Загрузка...