Архивирование документов в организации: как правильно

Мы рассмотрим, как архивировать документы в крупных, средних и малых организациях, можно ли привлекать к процессу сторонних специалистов, и какие предусмотрены санкции за нарушение правил хранения. Архивирование документов в организации осуществляется при наличии бумаг за предыдущие календарные периоды. Порядок создания и функционирования архивов регулируется Федеральным законом 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. Его положения распространяются на архивы, созданные внутри компаний. Архивариус должен быть знаком с нормативно-правовой базой в отношении сроков хранения документации. Эти сведения должны быть указаны на титульных листах дел, в соответствии с постановлением Росархива № 236 от 20.12.19. Оно определяет сроки хранения управленческой документации. Например, кадровый учет, созданный после 2003 г., хранится 50 лет, до 2003 г. – 75 лет.

Архивирование документов в крупных и средних организациях

Архивирование документов должно обеспечиваться всеми предприятиями. Архив, как отдельное структурное подразделение, в основном предусматривают крупные и средние предприятия, в которых имеется значительный ежегодный документооборот. Статус подразделения определяется Положением: это локальный нормативный акт, в котором отражаются все условия хранения, и указывается персональная ответственность должностных лиц, ответственных за подготовку документов и их хранение. Основные правила, которые следует соблюдать:

• передача карточек в архив должна осуществляться каждым отдельным подразделением по данным описи;
• если архивные файлы поступают в архив, файл необходимо методично подготовить по всем правилам;
• передача на хранение должна осуществляться в сроки, установленные федеральными законами;
• в случае нарушения сроков передачи карточек в архив необходимо поставить в известность работодателя.

Важно! Некоторые компании предпочитают создавать электронные версии архивов, но многие документы действительны только в бумажном формате. В связи с этим, электронное архивирование рассматривается лишь как удобное дополнение к обычному бумажному архивированию.

Документы архивируются поэтапно.

Этап 1. Подготовка

Перед отправкой документов в архив необходимо их подготовить. Организовать в категории, разделив персонал, управление и бухгалтерский учет. Отделите те бланки, которые уже не имеют практической ценности и могут быть уничтожены согласно действующим правилам. Создайте прошивку. Объедините и скрепите отдельные листы в отдельные коробки. Швы должны быть скреплены печатью организации и подписью лица, назначенного ответственным за подготовку.

Этап 2. Составление описи

По каждому случаю с учетом перечня документов, входящих в папку, составляется опись. Архивирование невозможно без этого документа.

Этап 3. Составление каталогов и сдача в архив

На завершающем этапе необходимо составить каталоги дел по категориям и передать их в архив. Номенклатура дел оформляется в том виде, который предусматривает содержание следующих типов данных:

• индекс дела (каждому делу присваивается условный номер, первая часть содержит код подразделения, вторая — сам номер);
• названия документов;
• количество единиц, поступивших на хранение;
• сроки нахождения в архиве с указанием нормативных документов;
• примечания о восстановлении или формате электронного хранения некоторых видов документов, о чем необходимо сделать соответствующие примечания в папке.

В Положении об архивах или в другом локальном акте компании допускается прописывать, кто будет архивировать документы. Эта работа включает в себя проектирование, сортировку, инвентаризацию и шитье папок. Служащий архива может только проверить правильность оформления и сверить содержимое ящиков с описью. Если все структурировано правильно, документы архивируются. При неправильном оформлении папку можно вернуть на проверку. При необходимости сканирования некоторых элементов файлов эта работа поручается сотруднику архива. Передача завершается проставлением подписи архиватора на акте передачи.

При большом объеме документов для архивирования можно нанять стороннюю компанию. Важно убедиться, что финансовая ответственность аутсорсинговой компании обеспечена.

Бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы должны быть подшиты бухгалтерами. Вся работа сводится к тому, чтобы не потерять и не выбросить документ до истечения срока его хранения и, при необходимости, быстро найти нужную карточку. Для этого проводится сортировка, формирование дел в папках, зашивка, а также составляется опись для передачи на хранение. Номенклатура дела помогает организовать регистрацию. Указывается перечень наименований документов, дел или папок, сроки их сохранения.

Номенклатура позволит не только сохранить карточки на определенный срок, но и быстро найти нужные. По мере появления новых дел следует интегрировать номенклатуру падежей. На самих бухгалтеров возлагается подача документов в бухгалтерию. Эту работу можно доверить профессиональным специалистам. Тенденция в малом бизнесе заключается в передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг. Специалисты возьмут ваш учет и отчетность на любом этапе, после проведения аудита. Бухгалтерский учет и подготовка досье будут осуществляться квалифицированными бухгалтерами, финансовая ответственность которых обеспечена. Это значит, что в случае ошибки штрафы будете платить не вы, а аутсорсер.

Архив организации

Архив как структурная единица обычно создается в средних и крупных организациях со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», местным актом компании, в котором отражены как порядок архивирования, так и личная ответственность отдельных должностных лиц. В процессе архивирования следует учитывать следующие организационные вопросы:

• документы должны поступать в архив из отделов по описи (или документу, ее заменяющему);
• если дела уже подшиты к досье сотрудниками отдела, оно должно быть оформлено правильно;
• структурные подразделения обязаны передавать документы на консервацию в сроки, установленные федеральным законодательством;
• в случае нарушения графика передачи файлов в архив сотрудники данной структуры обязаны сообщить руководству компании о факте нарушения.

Документы архивируются в несколько этапов. Подготовка заключается в анализе имеющейся документальной массы, выявлении ее характеристик. Например, вы можете визуально определить, все ли документы нуждаются в дополнительной прошивке, сколько работы нужно проделать. Рассортируйте документы на те, которые можно законно уничтожить, так как они никуда не годятся, и те, с которыми можно работать дальше.

Оформляйте и исправляйте документы в соответствии с их типом (бухгалтерский учет, управление, персонал). Неподшитые документы объединяются в файлы. Как правило, на швы проставляется печать предприятия и подпись заведующего пошивом.

Составляется опись содержимого каждого дела, список документов в папке. Каталоги дел составляются по типам и подлежат сдаче на хранение. Номенклатуру дел рекомендуется оформлять в виде, состоящем из следующих данных:

• индекс дела (условный номер, присвоенный делу, первой частью которого, как правило, является код отделения, из которого оно исходит);
• наименование;
• количество единиц хранения;
• срок хранения и указание на правовую норму, устанавливающую его;
• примечания (например, различные виды планов: реконструкция, рекламная кампания) могут быть только в электронном формате, об этом делается примечание.

«Положением об архиве» может быть предусмотрено, что работа, вплоть до систематизации и составления описи дела, возлагается на сотрудников подразделений, а сотрудники архива принимают дела только под передаточный документ. Нужно проверить правильность их оформления, проверить состав документов, перечислив их в папке. Затем дело возвращается на рассмотрение или принимается к пошиву. Если необходимо скопировать или отсканировать отдельные элементы файлов, это также входит в обязанности архивариуса. Передача завершается подписью на акте, удостоверяющем, что документы переданы на хранение.

Архивирование документов в небольшой организации

Малые предприятия часто не выделяют отдельного места для хранения и штатного специалиста для архивирования документов. Вся работа возложена на одного сотрудника. Вы можете доверить это, например, кадровику или секретарю. Важно, чтобы такой специалист изучил документы, регламентирующие порядок и сроки сохранения квалификации:

• Федеральный закон от 125 от 22 октября 2004 г.;
• новое постановление Росархива от 236 от 20.12.19;
• документ № 263 от 05.09.85 г., изданный Центральным архивом СССР.

Эти нормативные документы указывают на то, как делать архивирование и хранение. Сотрудник, отвечающий за подготовку и хранение документов, должен разделить всю бумажную работу на:

• документы, срок архивации которых наступил;
• текущие документы, которые все еще используются.

Помощь в этом могут оказать сотрудники бухгалтерских, экономических, юридических служб. Как правило, в небольших компаниях рабочий процесс сокращен, и организовать бумажную работу несложно. Каждое создаваемое дело должно быть озаглавлено, и должна быть произведена опись содержащихся в нем документов.

Допускается ли привлечение к работе сторонних специалистов

Подача документов может осуществляться с привлечением специализирующихся на этом сторонних компаний. Такой подход целесообразен в следующих ситуациях: 

• компания крупная, за год накапливается огромное количество документов, систематизировать которые самостоятельно сложно, так как для этого потребуется отвлекать сотрудников от производственных и управленческих процессов;
• компания решила создать электронный архив с нуля, а объем работы настолько велик, что штатные сотрудники его не осилят;
• документы передаются на хранение в Государственный архив, это требует высокого уровня компетентности сотрудников, которые будут участвовать в архивном хранении. 

Штрафы за нарушение правил архивирования

Неподача документов в архив или нарушение правил передачи и архивирования является административным правонарушением. Согласно статье 13.25 КоАП, предусмотрены финансовые санкции. Должностное лицо должно будет заплатить от 2,5 до 5 тысяч рублей. Юридическое лицо штрафуется на сумму в размере от 200 до 300 тысяч рублей.

Архивация без архива

Малые предприятия и организации часто не могут позволить себе иметь отдельный архив: помещения, сотрудников. Тогда вся работа с файлами ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть не знаком со всем многообразием нормативных документов в этой сфере (это касается и сотрудников организации, для которых работа в архивном структурном подразделении является новой). В первую очередь рекомендуем изучить:

• документ № 263 от 05.09.85 г., изданный Центральным архивом СССР, но до сих пор имеющий обязательную силу;
• утвержденные коллегией Росархива 06.02.02, правила работы архивов организаций, документ-рекомендация.

Они покажут вам, как архивировать деловые документы. Секретарь, обрабатывающий ежедневный и текущий документооборот, в начале архивации должен разделить документы на две категории:

• срок архивации которых уже наступил, завершенное делопроизводство;
• текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти сотрудники различных отделов компании: бухгалтерия, экономическая служба и др., каждый из них может правильно сформировать ту или иную папку (дело), ​​расположить содержащиеся в ней материалы в правильной последовательности, составить список и озаглавить дело по содержанию. На основании проделанной работы секретарь может сформировать список дел.

Когда приходится привлекать внешних специалистов

Привлечение сторонних организаций, осуществляющих платное архивирование, целесообразно в нескольких случаях:

• объем документации для архивирования высок, сделать это силами сотрудников компании без ущерба для производственных и управленческих процессов невозможно;
• в организации создается электронный архив, помимо большого объема работы, проблемой может стать потеря времени на разработку сотрудниками нового программного обеспечения;
• документы передаются извне, например, на хранение в государственный архив, и требуется более высокий уровень квалификации специалистов.

Важно! Нарушение правил архивирования является административным правонарушением. КоАП (статья 13.25) предусматривает штрафы: для руководителя — 2,5-5 тысяч рублей, для юридического лица — 200-300 тысяч рублей.