Путевой лист является очень важным объектом внимания со стороны налоговиков и прочих аудиторов для проверки правильности их заполнения. В основе пристального внимания лежит тот факт, что на основании записей в таких листах бухгалтер осуществляет списание различных затрат (топливные, ремонтные суммы, затраты на запчасти, зарплата самого водителя, выплаты компенсационного характера) в процессе исчисления налогов. От того, насколько правильно заполнены данные документы зависит, будет ли налоговая инспекция придираться к списанию затрат и будут ли начислены штрафы самой компании за неточности оформления. В рамках данной статьи рассмотрим вопросы, касающиеся процессов заполнения обязательных отметок путевого листа грузового автомобиля.
Общая характеристика путевого листа
Согласно п.14 ст.2 ФЗ № 259 от 8.11.2007 путевой лист – это документ, который необходим для контроля работы ТС и водителя.
Выделим следующие ситуации, в которых необходимо заполнение путевого листа как организациям, так и индивидуальным предпринимателям:
- расчет амортизационных отчислений;
- контроль за маршрутом и километражем по передвижению автомобиля;
- бухучет затрат по автотранспорту;
- учет расходов на топливо и ГСМ;
- расчет оплаты труда для водителей автомобилей.
Путевый лист выступает в качестве подтверждающего документа по обоснованности поездки, при транспортировке пассажиров и грузов. Он выписывается при использовании автомобиля в рабочих целях. Выписывается на предприятии любой формы и вида деятельности. При этом само транспортное средство может быть как арендованным, личным, так и принадлежащим самой компании.
По мнению сотрудников специалистов Минтранспорта РФ, путевой лист не потребуется оформлять тем, кто: не занимается пассажирскими перевозками, не транспортирует багаж, груз, ТМЦ, не осуществляет езду на электрическом наземном транспорте.
Заместитель Минтранс РФ Семенов А.К.
Типы путевых листов
Форма и вид бланка путевого листа зависит от того, какое именно транспортное средство применяется, для чего оно используется (Приказ Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008).
В таблице ниже представлены основные бланки путевых листов и их характеристика.
| Бланк | Для какого типа ТС применяется | Характеристика |
| Форма № 3 | Легковые ТС | Особенности указаны в письме Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005. Применяются всеми типами организаций при использовании легковых автомобилей |
| Форма № 4-с | Грузовые ТС со сдельной оплатой (в т.ч. погрузчики) | Для организаций, которые занимаются грузовыми перевозками. |
| Форма № 4-п | (грузовые ТС с повременной оплатой) | |
| Форма № 3 — спец | Для автотранспорта особого значения: бетономешалки, мусоровозы, топливные цистерны, цементовозы | |
| Форма № 4 | Легковое такси | Есть графы с информацией о показателях таксометра. Документ выдается на смену. Сдается диспетчеру по окончании смены |
| Форма № 6 | Автобусы | Применяется к рейсовым автобусам на городских маршрутах. Есть поле с отметкой о предрейсовом осмотре. |
Важно! Особенности отметок для листов форм № 4-с, 4-п, 3-спец:
-
выдача возможно только после сдачи предыдущего листа бухгалтеру;
-
бланк сопровождается отрывным талоном, что является основой для расчета оплаты труда;
-
в форме № 4-п требуются сведения о номерах ТТН на груз;
-
хранятся вместе с прочей транспортной документацией;
-
срок действия: один рабочий день на 2 поездки;
-
есть отрывные корешки, которые заполняются собственником ТС перед каждым рейсом с целью последующего формирования счета для заказчика поездки.
Нормативная база и форма заполнения путевого листа
При оформлении путевых листов для легковых и грузовых автомобилей есть существенные различия. В рамках данной статьи рассматриваем особенности документации применительно к грузовым автомобилям. При этом используют утвержденные Минтрансом России правила в виде Приказа № 457. В 2024 году произошли изменения данного документа, касающиеся правил заполнения и отметок путевых листов.
Компании могут использовать рекомендуемые образцы и формы документов из Приказа, однако в добровольном порядке. В учетной политике компании необходимо прописывать каким образом будут оформляться установленные документы: либо законодательно, либо самостоятельно разрабатываться в компании.
В ситуации, когда компания разрабатывает документацию самостоятельно, необходимо указывать следующие обязательные реквизиты:
- наименование;
- номер по порядку;
- период выписки листа;
- данные о владельце грузового автомобиля;
- характеристика самого грузового автомобиля (тип, модель, госномер);
- фиксированные данные о км на начало и конец рабочего дня (смены);
- дата и время выезда и прибытия автомобиля на парковку (стоянку);
- подпись сотрудника, который является ответственным за километраж и время работы грузового автомобиля;
- характеристика и данные самого водителя;
- врачебная отметка о допуске водителя и его осмотре;
- отметка прохождения осмотра ТС перед выездом указывается дата и время проверки);
- ФИО и подпись сотрудника, осуществляющего выпуск автомобиля.
Установленные правила заполнения
В таблице отражены основные вопросы, касающиеся процессов заполнения путевых листов.
| Нормативная база | Реквизит | Особенности заполнения |
| Приказ 457 | Автомобильное средство | На каждое транспортное средство выписывается путевой лист. |
| Название бланка | Указывается тип автомобиля (трудовой или легковой) | |
| Присвоение номеров бланкам | Указывается в учетной политике вариант присвоения номера. Создается специальный журнал учета выдачи путевых листов с порядком сквозной документации. Допускается раздельная нумерация по грузовым и легковым автомобилям. | |
| Период, указываемый в бланке | Зависит от вида деятельности. Если компания оказывает транспортные услуги, то периодом является один день (за исключением командировок, при которых указывается весь период служебной поездки).
Для прочих видов деятельности ограничения по периоду отсутствуют. Максимальный срок- календарный месяц. |
|
| Необходимость заверения отметок | Заверяться должна: дата и время выезда и возврата, километраж на начало и конец рабочего дня. Заверяются подписью и письменной расшифровкой. | |
| Нововведение с 2024 года | Ситуация, когда на одной машине несколько водителей | Путевый лист выдается на каждого из водителей. При этом дата, время и километраж выезда вносятся изначально в путевой лист водителя, который выезжает первым, а дата, время и километраж прибытия вносятся в путевой лист водителя, который прибыл последним. |
| Медицинские осмотры | Осмотр осуществляется до начала работы. Заверение проводится подписью. Осмотр после окончания рейса проводится в отношении только тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы. | |
| Табличная часть листа | Вносится информация о маршруте сотрудника. Здесь также фиксируются следующие данные: место назначения, время прибытия, время выезда. Данные заверяются ответственными лицами. | |
| Журнал для учета выданных листов | Составляется на один год. |
Важно! С 2024 года термин «постоянная стоянка» был изменен на понятие парковка».
Образцы представлены в приложении к статье.
Изменения, произошедшие в 2024 году
С 2024 годы появились обновленные правила оформления путевых листов:
- оформление документа есть обязанность диспетчера (либо ответственный за выпуск на линию транспорта сотрудник);
- основание для заполнения: приказ директора;
- иногда заполнение листа возможно самим водителем в отношении сведений о пробеге автомобиля;
- среди обязательных условий выделяют: проверка показаний прибора записям и отметкам в документе, фиксация технического состояния автомобиля, указание медработником сведений об осмотре сотрудника;
- после окончания рейса путевка возвращается диспетчеру;
- в графе № 6 «Нулевой пробег» указывается расстояние от гаражного бокса до исходного погрузочного места, а также от последнего места разгрузочного пункта до гаража;
- в новой форме путевого листа согласно Приказу Минтранса РФ № 476 от 17.11.2017 года предусмотрены следующие нововведения: наличие штампа с реквизитами компании не является обязательным элементом, повышение требований к состоянию автомобиля, устранение единой формы документа, присутствие обязательных реквизитов.
Ответственность при нарушении правил отметок
Ответственность за неправильное оформление документа полностью лежит на руководстве предприятия , а также лицах, которые отвечают за эксплуатацию ТС, участвуют в процессе оформления. Каждый, кто ставит свою подпись в путевом листе или отметку, должен понимать, что несет ответственность за достоверность указанных сведений.
Наказание для водителей прописано в ч.2 ст.12.3 КоАП, для должностных и юридических лиц – в ст. 12.31.1.
В таблице ниже представлены варианты ответственности по отметкам путевого листа.
| Нарушение | Для водителей | Для должностных и юрлиц |
| Отсутствие путевого листа | — предупреждение в письменном виде (ст.3.4. КоАП;
— штраф 500 рублей (ст.3.9. КоАП). |
Прямого наказания нет. Только косвенные нарушения, связанные с оформлением. |
| Отсутствие медосмотра | — | — на должностных лиц: 5000 рублей;
— на юридических лиц: 30000 рублей. |
| Неправильное оформление даты и времени | 3000 рублей | — для должностных – 5000 рублей;
— для юридических – 30000 рублей. |
Важно! Особое внимание уделяют предпринимателям, которые не оформлены юридически. Ответственность в полной мере лежит на виновном лице, а штраф может достигнуть 100000 рублей.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос № 1: Является ли отсутствие отметки от медицинского сотрудника нарушение в небольшой компании, в которой отсутствует штатный медицинский сотрудник?
Ответ. Отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением независимо от размеров компании. Руководство должно позаботиться о том, чтобы заключить договор медицинского обслуживания со специализированной организацией.
Вопрос № 2: Нужен ли лист для водителей такси?
Ответ. Так как водители такси осуществляют перевозку пассажиров и багажа на платной основе, то они должны иметь при себе заполненный путевой лист со всеми отметками.
Ошибки при оформлении
Ошибка № 1. Исправления в путевом листе проводятся, но часто не заверяются. Так как путевой лист относится к первичным документам, то при наличии исправлений на нем, необходимо заверение подписями ответственных лиц, указанием их ФИО, прочих реквизитов для идентификации.
Ошибка № 2. Не всегда соблюдается порядок проставления отметки от медицинского работника. Алгоритм должен быть следующим:
- указание даты и времени проведения осмотра;
- заключение работника о состоянии водителя;
- подпись и расшифровка медработника;
- штамп или печать медицинской организации.
Таким образом, компаниям и индивидуальным предпринимателям, занимающимся транспортными услугами и перевозками, следует обращать особое внимание на оформление отметок в путевых листах для избежания штрафов со стороны государственных органов.
Загрузка...