Образец личного дела работника

Законодательство РФ не обязывает ИП, организации заводить на своих работников личные дела. Это не является ни обязанностью, ни рекомендацией. Лишь на госслужащих при их поступлении на работу безоговорочно оформляют личные дела, т. к. этого требует закон. Тем не менее при трудоустройстве граждан на работу ИП, организации на них, как правило, тоже заводят личное дело.

Следует заметить, что организации вправе оформлять дело как на каждого работника, так и выборочно, только на определенные их категории. Чаще всего вне зависимости от того, на какую вакансию, должность трудоустроился соискатель (специалиста, начальника, его зама и т. д.), отдел кадров заводит на него личное дело и ведет до тех пор, пока данный сотрудник числится, трудится в организации.

Понятие «формирование личного дела работника» вполне прозрачно и подразумевает собой, прежде всего, сбор всей документации, которая касается лица, поступившего на работу. Занимается этим вопросом обычно полномочный сотрудник кадрового отдела.

Личные дела обычно регистрируют в журнале, шаблон которого можно скомпилировать самостоятельно. Собственно оформление и формирование личного дела производится одновременно и по хронологии следующим путем:

1. К делу прилагаются документы, которые составляются, принимаются при трудоустройстве на работу. Но несколько экземпляров одного документа в одном личном деле не хранят.
2. Заполняется титул и остальные позиции, далее делу присваивается соответствующий порядковый №.
3. Оформляется список, внутренняя опись приобщенных документов.

Сформированные должным образом личные дела сотрудников хранятся автономно, отдельно от остальных документов. По необходимости в них делаются записи, заносятся изменения, состав приобщенных документов перепроверяется, а некоторые из них за ненужностью изымают.

За все время трудовой деятельности работника к его личному делу могут приобщаться разные дополнительные документы. Например, распоряжения нанимателя о поощрении, о применении либо снятии дисциплинарного взыскания. Сюда же относят допсоглашения, имеющиеся заявления работника, результаты медобследований, пройденной аттестации и прочие документы.

Всю документацию, которая подшивается к делу, условно можно разделить на три группы. К первой относят те из них, которые составляются при трудоустройстве, ко второй – те, которые связаны непосредственно с самим трудовым процессом. К третьей группе причисляют документы, которые оформляются при увольнении работника.

Законодательство об оформлении личных дел

Закон не содержит четких требований к оформлению личных дел сотрудников, которые не состоят на гражданской госслужбе. Данные вопросы решаются по большей части на усмотрение нанимателя, поскольку оформление и ведение подобных документов для таких структур не является обязательством.

Обычно организация самостоятельно разрабатывает и устанавливает порядок, закрепляя его в соответствующем локальном нормативном акте. Таковым может быть, например, инструкция либо положение по ведению личных дел.

В данном локальном акте, как правило, прописывают правила их формирования, ведения, хранения. Естественно, все нормы, зафиксированные в нем, не должны выходить за рамки действующего законодательства. Посему при подготовке нормативных положений и собственно порядка формирования личных дел рекомендуется взять на вооружение положения следующих законов.

При создании личных дел и их использовании следует помнить, что личные данные каждого работника подлежат защите. Организации обязаны соблюдать общеустановленные требования по их обработке, хранению, и т. п. За не соблюдение данных норм виновных лиц могут привлечь к ответственности вплоть до уголовной.

Структура и содержание личного дела

Определение термина «дело» можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Применяя данное понятие по отношению к личному делу, следует отметить, что при его формировании, по сути, достаточно приобрести папку, в которую далее можно помещать и подшивать все документы, касающиеся того либо иного работника. Как принято, личное дело включает:

1. Обложку.
2. Титульный лист.
3. Внутреннюю опись документации.

Это стандартные составляющие его структуры, без которых обойтись нельзя. Что касается приобщаемых документов, то среди них следует выделить те, которые обязательно подшиваются в дело. К ним относят, как минимум:

• фото 3Х4;
• заявление на имя нанимателя о приеме на работу;
• личный листок;
• заполненная работником биография;
• экземпляр заключенного с соискателем трудового соглашения;
• ксерокопии документов, свидетельствующие о получении образования;
• распоряжение о приеме на работу;
• должностная инструкция и др.

Каждый документ подшивается в папку по хронологии и включается в опись. Подобная папка заводится на каждого работающего человека в одном экземпляре.

Важно! Ксерокопии документов, приобщенных к личному делу, должны заверяться.

Папку заводит кадровик, наделенный соответствующими полномочиями. Доступ к личным делам строго ограничен. Документы, не имеющие отношение к трудовой деятельности, в личные дела не включают.

Обложка (титул) личного дела

Оформление личного дела начинается с его обложки. По сути, обложка – это та же папка, на которой оформляется титул. Разрабатывается он самостоятельно, но обычно много сведений не содержит.

Как правило, на нем записывают: название организации, подразделения, № дела и его заголовок (ФИО работника, на которого оно заводится). Внизу указывают сроки хранения (дату начала, окончания), число листов. Вверху необходимо оставить место для штампа. Оформить титульный лист можно отдельно, на одном листе, а потом наклеить его на папку в нужном месте. На практике такой стандартный шаблон титульного листа используется чаще всего, а выглядит он следующим образом.

Как вариант, при разработке титульного листа, в него, помимо прочего, можно включить опись документов, приобщенных к делу, а также реквизиты трудовой. Рекомендуемый для использования второй шаблон титула с описью приведен дальше. Его можно переделывать, видоизменять, дополнять. Следует заметить, в нем отведено место для фото, и имеется список документов, которые обычно фигурируют при оформлении соискателей на работу.

Как составить, оформить внутреннюю опись к личному делу

Для систематизации, фиксации всех приобщенных документов в личном деле оформляется опись. Она предназначена не только для регистрации поступающих документов, но и всех связанных с ними изменений. Например, для фиксации изъятия конкретного документа либо его возврата.

В общем случае закон не требует обязательно составлять опись, но зачастую ее наличие просто необходимо. Особенно когда личные дела передаются в архив на длительное хранение (больше 10 лет).

Обязательного образца описи не имеется. Поэтому составлять ее следует произвольно, руководствуясь имеющимися образцами. Главное, чтобы она в полной мере выполняла свое предназначение. Место ее расположения может быть разным: чаще всего ее закрепляют на внутренней стороне обложки либо подшивают к последней.

Что касается формы, то чаще всего ее оформляют в виде таблицы, которая предполагает включение стандартных сведений о каждом документе.

Помимо этого опись должна иметь индивидуальный номер и включать сведения о работнике (ФИО), число приобщенных документов и листов самой описи. В готовом виде ее должен заверить полномочный сотрудник (инспектор кадрового отдела), проставив подпись и дату в специально отведенном для этого месте. При разработке собственного варианта внутренней описи документов, прилагаемых к личному делу, можно использовать следующий шаблон.

Начертать такую таблицу можно от руки либо на компьютере. При большом количестве приобщаемых документов необходимо оформлять несколько страниц, которые в составе описи должны быть пронумерованы. Для оформления описи можно использовать как обычные чистые листы А 4, так и фирменные бланки (либо то, либо другое на выбор).

Пример 1. Вариант оформления внутренней описи к личному делу редактора ООО «Версия» Петровской Ю. С.

Петровская Юлиана Семеновна устроилась на работу редактором в ООО «Версия» 08.08.2024. На нее завели личное дело, к которому приобщили следующие документы: диплом о высшем профильном образовании, заполненную на 5 листах автобиографию, трудовое соглашение, заключенное на год, а также приказ о принятии на работу и личную карточку.

Перечисленные документы в количестве 5 шт. включили в состав внутренней описи, оформленной на одном листе. Составленная опись датирована 08.08.2024 и подписана инспектором отдела кадров Шубинской С. М.

В период трудовой деятельности редактора Петровской Ю. С. данная опись может дополняться иными документами. Например, заявлением о предоставлении очередного отпуска, которое нужно будет включить в список аналогичным порядком, указав дату его написания, название, число листов, дату включения во внутреннюю опись.

Распространенные ошибки при наполнении и ведении личных дел

Ошибка 1. Трудовые книжки хранят отдельно от личного дела и прочих кадровых документов. Для них выделяют отдельный сейф либо иное место в пределах кадрового отдела. Доступ к ним открыт только для кадровиков.

Ошибка 2. ИП, организации заводят на своих сотрудников личные дела по усмотрению. При этом ограничений по этой части практически не имеется. Они вправе оформить дело на сотрудника, который трудится на постоянной основе либо временно, по совместительству. Время трудоустройства на формирование личных дел тоже никак не влияет.

Исключением являются граждане, заключившие договор ГПХ. На них дела не заводят в принципе. Несколько дел на одного работника тоже не заводят.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Сколько хранится обычное личное дело сотрудника? Могут ли его выдать при увольнении?

Пока сотрудник работает, его дело хранится в специально отведенном для этого месте (сейфе, металлическом шкафе и т. п.). После его увольнения дело закрывают – полностью оформляют, прошивают, записав дату его закрытия, т. е. увольнения сотрудника. На руки его уволенному лицу не выдают.

В подобном виде его хранят еще три года в организации, после чего передают в архив, где оно будет храниться 50 лет, если оно заводилось до 2003 г., а если до этого года, то 70 лет.  Обоснование: ст. 22.1 ФЗ РФ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» (о хранении документов личного состава).

Следует принять во внимание, что личные дела, которые заводят на госслужбе, при смене рабочего места могут передаваться, что не характерно для дел, оформленных ИП либо обычными организациями.

Вопрос №2: Можно ли работнику ознакомиться со своим личным делом?

Как правило, это не возбраняется. Ознакомиться можно в любое время, но выносить его куда-то за пределы кадрового отдела без ведома и разрешения руководства не разрешается.

К сведению, представители правоохранительных и иных органов могут получить необходимые сведения из дел только по официальному запросу.