Если при отражении каких-либо операций была допущена неточность или ошибка, то может быть составлена бухгалтерская справка. Такой первичный документ позволяет внести необходимые исправления в учет компании. В статье рассмотрим, как составить и приведем образец бухгалтерской справки.
Что такое бухгалтерская справка
Бухгалтерская справка представляет собой первичный документ, используемый для отражения специфических хозяйственных операций. Справка является вспомогательным документом и используется в том случае, если необходимо исправить некорректные данные в бухгалтерскую или налоговую отчетность. Верные сведения вносят в справку, которая потом направляется в налоговый орган. Также справка может применяться в случае с любыми операциями, которые требуют каких-либо пояснений, подтверждения сумм или проводок и т.д.
Важно! С помощью бухсправки в компании может быть оформлена практически любая финансово-хозяйственная операция.
Когда используется бухгалтерская справка
Согласно ст. 313 НК РФ, бухсправка может использоваться в следующих случаях:
- Если выявлены неточности или ошибки в бухучете компании. В этом случае составляют справку об исправлении ошибок, которая будет свидетельствовать о внесении исправлений в учет.
- Если есть необходимость специфической детализации учета (к примеру, в случае ведения раздельного учета по НДС).
- Если есть необходимость внесения пояснений к хозяйственным операциям (к примеру, в случае отражения операций по списанию задолженности, как дебиторской, так и кредиторской).
- С целью подтверждения расчетов, сделанных при определенной хозяйственной операции.
Если компания не хочет применять бухсправки, то она вправе их не использовать. Для этих целей она может самостоятельно разработать формы первичных документов, указав при этом в них все необходимые реквизиты. Поэтому, бухгалтерскую справку можно считать заменяемым документом (Читайте также статью ⇒ Расчет неустойки по ставке рефинансирования).
Бланк бухгалтерской справки
Для того, чтобы составить бухгалтерскую справку может быть использована унифицированная форма, либо бланк, разработанный компанией самостоятельно. Если используется второй вариант, то разработанный бланк необходимо утвердить отдельным приказом в учетной политике компании. В бланке бухсправки должны быть следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления справки;
- наименование компании в соответствии с уставными документами;
- суть хозяйственной операции;
- ФИО лица, ответственного за составление документа.
Важно! Независимо от того, на каком бланке будет составляться справка, операции в них должны отражаться в хронологическом порядке, иначе к компании могут возникнуть претензии со стороны налогового органа.
Порядок оформления бухгалтерской справки
При составлении бухгалтерской справки, следует соблюдать следующие правила:
- составляется справка ответственным лицом (это может обычный или главный бухгалтер);
- заполняется справка от руки чернилами синего или черного цвета, либо на компьютере (при наличии в компании специальной программы для бухучета, бланк может быть заполнен именно в ней);
- в справке допускаются исправления (ошибочная запись зачеркивается, а рядом с ней указывается верная информация, которая заверяется ответственным лицом);
- подписывает справку и исполнитель и главбух (в определенных компаниях требуется также подписание справки руководителем);
- подшиваются справки вместе с документами соответствующего регистра (например, если исправляются ошибки в начислении зарплаты, то справку подшивают с соответствующими приказами, табелями и ведомостями).
Составить бухсправку можно на простом листе А4 формата, а также на фирменном бланке компании.Независимо от того, как именно составлена справка – написана от руки или напечатана, на ней должна стоять подпись ответственного сотрудника. Печать в справке ставить не обязательно, так как начиная с 2016 года юрлица вправе отказаться от использования печатей в своей работе.
Важно! Чем подробнее будет составлена справка, тем меньше вопросов со стороны проверяющих органов может возникнуть.
В справку вносят исключительно достоверные сведения. Если в справке будут допущены ошибки, то несмотря на то, что их можно исправить, лучшим решением будет составление нового документа. После составления определенных видов справок, их следует зарегистрировать во внутренних журналах компании.К примеру, бухсправка указывается в книге продаж, если она отражает НДС остаточной стоимости ОС, переданных в уставный капитал компании.
Как исправить ошибку, допущенную в бухсправке
Ошибки могут быть допущены и в таком документе, как бухгалтерская справка, несмотря на то, что она сама служит способом исправления неточностей и допущенных ошибок. Лучшим вариантом, конечно, будет напечатать справку заново, но если нет такой возможности, то исправления вносят следующим образом:
- неверные сведения аккуратно перечеркиваются;
- сверху заносятся верные сведения;
- проставляется дата, а также подпись исполнителя (указывается его должность и расшифровка подписи).
Что делать со справкой после ее составления
Как и любой первичный документ, бухсправка подлежит учету и хранению. Срок хранения такого документа составляет как минимум 3 года.При этом исходя из определенных целей различают и периоды хранения справки. Если речь идет о справке для целей налогового учета, то хранится она не менее 4 лет. Если справка составлена с целью подтверждения определенной проводки, то 5 лет.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Бухгалтерская справка – это обязательный документ?
Ответ: Нет, бухсправка не является обязательным документом. Она служит для того, чтобы в нести необходимые исправления. При желании, компании не обязаны их использовать и могут разработать собственную форму первичного документа для этих же целей. Главное, чтобы бланк такого документа содержал все необходимые реквизиты и был закреплен в учетной политике компании.
Загрузка...