Лист-заверитель дела (бланк, образец, скачать)

Согласно «Основным Правилам работы архивов организаций», утв. Коллегией Росархива от 06.02.2002 все дела постоянного либо временного хранения (больше 10 л.) подлежат полному оформлению. Это значит, что дело требуется подшить либо переплести, а также пронумеровать. Затем требуется подготовить лист-заверитель и, если есть необходимость, внутреннюю опись приобщенных документов. Эта же норма оговорена и в Правилах архивного дела, утв. Минкультуры (Приказ №526 от 31.01.2015). К сведению, именно на эти два нормативных акта следует опираться при подготовке дел для их последующей передаче на сохранение в архив.

Отсюда следует, составление листа-заверителя является обязательным требованием при полном оформлении дела, которое передается для архивного сохранения как минимум на 10 л. Это важный документ, который содержит обязательную информацию о количестве пронумерованных листов дела, внутренней описи, прочие нюансы нумерации.

Составление, подготовка листа-заверителя производится по большей части с применением норм и предписаний, определяемых Правилами, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015.

Формат, бланк листа-заверителя

Итак, до передачи дела на сохранение его нужно оформить в общеустановленном порядке. Для этого понадобится помимо прочего заполнить лист-заверитель, указав в нем число листов дела, их действительное физическое состояние и нюансы нумерации. Следует заметить, что речь идет о делах, которые оформлены на бумажном носителе.

Для листа-заверителя предусмотрен типовой одностраничный бланк. Один его вариант, более поздний, представлен Приложением № 9 Правил, утв. Росархивом, а второй – Приложением № 8 Правил, утв. Минкультуры РФ. Оба варианта практически идентичны и предусматривают занесение одних и тех же данных.

В отличие от первого, второй бланк, введенный распоряжением Минкультуры РФ (Прил. № 8), дополнен еще одной строкой. В ней нужно детализировать подшитые и пронумерованные листы, т. е. указывать №№ первого и последнего листа. В остальном, как форма, так и порядок заполнения бланка на 2024 г. не претерпели никаких изменений и остались прежними.

Считается, что Правила, которые утверждены Росархивом, носят скорее методический характер, а Правила, утв. Приказом № 526 Минкультуры РФ, – нормативный. Для целей практического применения последний документ имеет доминирующее значение. Соответственно, далее будет рассматриваться форма листа-заверителя, введенного более актуальным распоряжением Минкультуры.

Содержание листа-заверителя, оформляемого к делу: что следует заполнять

Для оформления листа-заверителя рекомендуется использовать отдельный лист бумаги формата А 4 (210 х 297 мм), который можно будет после заполнения подшить.

Его типовой бланк включает типовые реквизиты документа, а также информацию, касающуюся дела, оформляемого для архивного хранения. Структура бланка предусматривает занесение следующей информации:

• №, название, дату составления;
• занимаемую должность, собственноручную подпись составителя с последующей расшифровкой;
• суммарное число листов дела;
• литерные и пропущенные №№ листов при их наличии;
• число листов внутренней описи;
• сведения о действительном физическом состоянии дела с указанием числа листов.

Оформленное дело должно иметь шаблонный состав, отмеченный выше назваными нормативными актами. В частности, обложку, титул, внутреннюю опись, приобщенные, подшитые документы, лист-заверитель.

Как установлено, такие дела должны включать не больше 250 страниц при толщине до 4 см. К ним приобщают по экземпляру каждого документа за один конкретный год. Исключением могут быть судебные, переходящие либо личные дела, которые ведутся на протяжении всего периода трудовой деятельности работника.

Приложения, при их наличии, присоединяют к документам. Если одно приложение включает более чем 250 листов, его оформляют отдельным томом, о чем в документе делается соответствующая отметка.

Как правильно подготовить лист-заверитель

При оформлении следует учесть нормы п. 3.6.16 Правил, утв. Росархивом. Ими, как, собственно и порядком, введенным Минкультуры, установлено, что составлять лист-заверитель надлежит на обособленном листе, если речь идет о деле либо картотеке. Если же он оформляется к книге, то тогда его составляют на обратной стороне последнего чистого листа книги. При заполнении бланка рекомендуется принять во внимание следующие пояснения:

1. № документа определяется согласно номенклатуре дел.
2. Число страниц дела прописывают в листе-заверителе сначала цифрами, а затем прописью. Внутренняя опись в расчет не берется.
3. Литерные номера – это номера с буквой, которые используются тогда, когда опущена одна либо ряд страниц (к примеру, 1а, 19б). Чтобы ничего не перенумеровывать, опущенным страницам присваивают номера с буквами.
4. При отсутствии данных, когда нет, например, опущенных либо литерных страниц, в пустующих строках проставляют прочерки.
5. Число листов внутренней описи также записывают последовательно, сначала цифрами, а потом прописью.
6. Под особенностями физического состояния дела, которые нужно указать в таблице, подразумевают отличительные специфические черты, характерные именно для него. Ими могут быть: поврежденные, трудночитаемые страницы, наличие наклеенных фото, конвертов с содержимым, крупномасштабные листы и др. При отсутствии таковых таблица перечеркивается буквой Z.
7. Должность ответственного составителя, его собственноручная подпись с расшифровкой указываются обычным порядком.

Нередко после оформления и сдачи дела на сохранение в его состав вносят изменения. Такое случается по разным причинам: при повреждении документов либо когда требуется заменить подлинный документ ксерокопией.

Какие бы изменения не вносились в состав дела, их всегда нужно фиксировать. Обычно это делается при помощи акта, где их отмечают. Далее делается соответствующая пометка в листе-заверителе со ссылкой на данный акт, заверенная подписью ответственного полномочного сотрудника архива.

Пример 1. Образец заполнения бланка листа-заверителя

Рассматриваемый образец листа-заверителя составлен делопроизводителем Б. Л. Разниченко. В бланк занесены следующие сведения:

1. № листа-заверителя («15/2024»).
2. Общее число подшитых и нумерованных листов (указано цифрами «50» и прописью «пятьдесят»), а также:

• присутствующие литерные №№ листов («11а» и «14а»);
• №№ листов, которые пропущены («35» и «40»);
• листы внутренней описи (указаны цифрами «2» и прописью «два»);

3. Сложенная напополам план-схема формата А3 на 5 стр.

Лист-заверитель датирован 09.08.2024 и подписан собственноручно делопроизводителем Б. Л. Разниченко. Использованные данные в предложенном образце условны. Для заполнения взят бланк, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 (см. бланк № 1, представленный выше в таблице). Сведения, которые занесены в него, выделены желтым цветом.

Прочие требования к оформлению дел, передаваемых на архивное хранение

Обращаясь вновь к методической основе Правил Росархива, отдельное внимание следует уделить некоторым особенностям полного оформления дел постоянного (временного) хранения. Данный момент важен особенно в части систематизации, обработке, группировки документации. Самоочевидно, правильный подход к данному этапу процедуры и соблюдение общих требований к оформлению упрощает весь процесс подготовки дел для последующей передачи их на сохранение.

Стандартно приобщаемые к делу документы попросту переплетают либо подшивают в твердую картонную обложку (на 4 протокола). При этом все булавки и прочие металлические крепления убирают. Невостребованные трудовые, военные билеты и т. п. документы вкладывают в конверт, а его подшивают к делу. Если таких невостребованных документов много, то их оформляют описью автономно. Далее, в порядке очередности, в конце оформляемого дела подшивают чистый лист-заверитель, а в его начале – бланк внутренней описи, используемой и для учета ценной документации.

Особое внимание следует обратить на особенности нумерации приобщаемых документов, которые детально описаны в п. 3.6 Правил, утв. Росархивом. Данный момент действительно важен, поскольку правильная расстановка страниц обуславливает точное, адекватное полное оформление всего дела, в том числе и листа-заверителя.

Итак, согласно предписаниям Росархива, все листы подлежат валовой нумерации, что характерно, именно арабскими цифрами. Но бланк заверителя она не затрагивает, а опись нумеруется обособленно, отдельным порядком. Также отдельно проводится нумерация томов и частей, а на иллюстративных материалах (фото, диаграммах, прочее) номера страниц проставляют вверху, на обратной стороне листа.

Каждый сложенный лист (применительно к формату А3 и А2) нумеруется в развернутом виде по верхнему полю справа. Лист, на котором вплотную приклеены фото, вырезки и прочая документация, следует нумеровать одним листом. Если документы приклеены к листу одним краем, то все нужно нумеровать по-отдельности.

И еще один нюанс, который следует учесть. Конверты с содержимым тоже нумеруют порознь: сначала сам конверт, а затем, по очереди, все вложения. Нередко к делу приобщают периодику. Как правило, такие документы, особенно печатные издания, имеют собственную нумерацию. Если она «вписывается» в расположение листов, то ее разрешается сохранять. Если нет, то в данном издании (иной документ) проставляются номера общим порядком.

Распространенные ошибки при подготовке листа-заверителя

Ошибка 1. Нельзя размещать оформленный надлежащим образом лист-заверитель на лицевой главной стороне обложки сшитого дела. Также запрещается прикреплять его к последнему документу в деле даже к его обратной части, на которой ничего нет.

На практике применяется два способа размещения листа-заверителя, которые признаны правильными. Первый: его оформляют обособленно, на отдельном листе и подшивают в конце дела. Второй: в готовом виде подклеивают верхнюю часть листа-заверителя к обратной стороне верхней обложки. Последний вариант используется тогда, когда дело подшили, переплели без листа-заверителя.

Ошибка 2. Лист-заверитель к делам преходящего хранения оформлять не требуется. Как правило, такие дела не нумеруют, не сшивают. Их обычно подшивают в папках и в таком виде оставляют на временное сохранение в организации. После завершения срока хранения их уничтожают.

Важно! Временное хранение дела означает период его сохранения до 10 лет.   

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Что предпринять, если при подготовке дела к сдаче на сохранение обнаружено много ошибок именно в нумерации листов?

П. 3.6.15 Правил Росархива гласит, что в подобных ситуациях производится их перенумерация. Как это происходит? Предыдущие (старые) номера попросту зачеркивают, а вместо них записывают новые. Что важно, при перенумерации составляется другой лист-заверитель, но старый при этом не изымается – его просто перечеркивают и оставляют в деле.

Если ошибок не много, то, согласно Правилам, при подготовке дела к сдаче в госархив разрешается использовать литерные номера листов. Но подобное использование нужно предварительно согласовывать с самим госархивом.

Вопрос №2: Как правильно рассчитать общее число прошитых, пронумерованных листов дела?

При подсчете следует приплюсовать литерные и учесть пропущенные листы. Так, к примеру, в деле всего 100 листов. Помимо них имеется один опущенный лист («51») и два литерных (21а и 21б). Подсчет производится так: 100 + 2 — 1 = 101. Итого суммарное число листов в деле равно 101.