Контроль и его виды — Менеджмент

В статье мы рассмотрим главную функцию менеджмента – контроль. Контроль в управлении занимает базовую позицию, для управленца важно контролировать не только персонал, но и финансы, ресурсы, да и в целом, всю деятельность компании. Чтобы контролировать процессы организации, нужно действовать в соответствии с определенными методологиями, мы расскажем вам об одной из них. О методологии, которая называется «управленческая пятерня».

Понятие контроля

Контроль – это процесс, который обеспечивает выполнение и достижение организацией поставленных целей и задач. Кроме того, контроль подразумевает под собой одну из деятельностей управления, задачей которой является оценка, аналитика и дальнейшая фиксация результатов.

Цель контроля – выявить недостатки управленческих решений и составить план по их устранению.

Инструменты контроля – наблюдение, проверка, учет, анализ.

Для того чтобы провести контроль по всем правилам и нормам, и чтобы получить максимальный результат, необходимо ставить следующие цели перед началом контроля:

• Вовремя и полноценно фиксировать все проблемные места и недостатки управленческих решений, например, касательно работы сотрудников.
• Сформулировать вариант устранения недостатков инструментами – инструктажем, показательным примером, обучением.
• Показать методы принятия управленческих решений и контроля.

Какие задачи выполняет контроль? Контроль помогает проводить диагностику текущей ситуации в организации и получать обратную связь от сотрудников. Также контроль выполняет информирование сотрудников и корректирует ориентир деятельности организации. Кроме того, именно контроль мотивирует и передает опыт лучших мировых практик.

Этапы процесса контроля

Любой контроль как процесс включает в себя нескольких этапов. Всего их три, к ним принято относить:

1. Выработку стандартов и критериев оценки ситуации. Этот этап показывает на практике взаимодействие функции контроля и планирования. Стандарты, которые используют для контроля результата, должны соответствовать целям и стратегии организации. Обычно такие стандарты содержат временные рамки. Для первого этапа необходимо выявить уровень эффективности.
2. Анализ реальных результатов с ожидаемыми. На этом этапе определяют связь «ожидание=реальность». Для этого нужно зафиксировать отклонение в этом балансе от стандартов. Этап разделяется на четыре стадии:

• Первая стадия – выявление уровня отклонений. Чтобы выявление отклонений получалось делать эффективно, преимущества системы контроля должны превышать затраты на функционирование этой системы.
• Вторая стадия заключается в том, чтобы измерить результаты управленческого решения, а соответственно, и контроля. Для того чтобы провести процедуру контроля правильно и эффективно, нужно определить единицу измерения, которая потом будет изменяться под условия стандарта. 
• Третья стадия характеризуется передачей и распространением информации. Она играет ключевую роль в процессе обеспечения контроля. В случае, когда инструментом контроля является информация, важно следить за ее достоверностью, чтобы сотрудники получали ее правильно и в актуальное время.
• Четвертая стадия – заключительная. На этой стадии производится оценка собранных данных о результатах ситуации в организации. 

3. Выбор варианта альтернативного корректирующего действия. Этап принятия корректирующего действия может наступить только после того, как изучена ситуация в полной мере, и проведена аналитика. Руководитель организации именно на этом этапе может выбрать один из трех путей принятия альтернативного действия:

• первый путь — это бездействие, ситуация, когда лучше «ничего не трогать», иначе может стать еще хуже;
• второй путь – устранение проблемы;
• последний путь, третий – изменение стандартов, в соответствии с ситуацией. 

Если руководитель выбрал первый путь и решил не предпринимать никакие действия, тогда, чтобы добиться результата, необходимо лишь контролировать ситуацию и циклично измерять результаты.

Второй путь представляет собой концентрацию на решении (именно решении проблемы) или усугубляющего фактора. Здесь должен просматриваться масштаб отклонения и причина его возникновения.

Если же руководитель выбрал третий путь, ему необходимо анализировать стандарты и корректировать их в сторону более реальных и приближенных к возможным провалам.

Технология и принципы контроля

Есть определенная технология контроля, она включает в себя пять категорий:

1. Первая группа – это процесс определения концепции контроля, который включает процесс проверки.
2. Вторая группа – это процесс выбора норм контроля, он включает в себя несколько видов норм.
3. Третья группа – это процесс, при котором выбирают объем и область контроля.
4. Четвертая группа включает в себя методы и виды контроля, например, диагностический.
5. Пятая группа представляет собой процесс формирования цели контроля, который разделяется на целесообразность действия и его правильность, регулярность и эффективность контроля.

Вред контроля

Учеными уже выявлены качества контроля, не только приводящие к полезным последствиям для людей, но и негативные:

• Нахождение сотрудника под наблюдением. 
• Контроль = разница в статусе.
• Скрытый контроль — это неприятно.
• Многих сотрудников просто раздражает контроль, они принимают его за недоверие.
• Контроль воспринимается как придирки.

Необходимо это помнить при выборе подобной методологии менеджмента. 

«Управленческая пятерня»

В таком методе каждый палец представляет собой определенную характеристику: 

1. Указательный палец – указывает на обвиняемого сотрудника. Выявить такого сотрудника можно только тогда, когда остальные пальцы, которые подразумевают вопросы, получают от руководителя положительный ответ. Это вопросы по типу:

• «Кто выбрал определенного сотрудника для выполнения работы, которая выполнена плохо или некачественно?» (средний палец).
• «Кто проводил инструктаж для работника, как это было сделано?» (безымянный палец).
• «Был ли соответствующий контроль за его работой? Как мог получиться плохой результат в работе сотрудника при хорошем управлении?» (мизинец).

2. А вот большой палец не дает забывать о том, что нельзя «ломать» сотрудника, нужно работать с ним все-таки лояльно.

Карта этого метода представлена ниже:

Виды контроля и требования к нему

Всего насчитывают три вида контроля внутри самой организации: 

• общий (когда происходит управление целой картиной),
• функциональный (здесь контроль производится за отдельной единицей функции), 
• предварительный (подразумевает контроль начал всех решений).

Чтобы процесс контроля был максимально результативным, он должен отвечать следующим критериям: 

1. Эффективность. Здесь имеется ввиду контроль выполнения обязательств и затрат. Эффективный контроль по умолчанию должен быть стратегически ориентированным, а также ориентированным на результат + быть гибким и объективным.
2. Экономичность и простота. Экономичность контроля подразумевает доверие к сотрудникам, это делает контроль менее ресурсозатратным. Чтобы контроль был экономичным и простым, нужно, чтобы руководитель формировал у сотрудников соответствующее отношение к контролю, реализовывал другие функции управления и действовал по фиксированной системе контроля, о которой информированы сотрудники.
3. Эффективность влияния на людей. Чтобы контроль стал влиятельным на сотрудников, нужно получить ответы на перечень вопросов:

• «какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные);
• вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции (если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает)».

4. Выполнение задач контроля. Контроль будет эффективен только в том случае, если он будет выполнять свои задачи. Поэтому руководитель должен проводить постоянную аналитику над ожидаемыми и фактическими результатами контроля.
5. Определение границ контроля. При определении границ руководителю просто необходимо соблюдать нормы контроля и не переходить на уровень надзирателя.
6. Типичные ошибки при контроле. Важно не навредить контролем, иначе мотивация сотрудников спадет до нуля, и предприятие начнет медленно гаснуть.

Важно! Главное правило любого руководителя: контроль – это не следствие недоверия, это функция человека, который управляет процессами в организации.

Отчетная документация по контролю

К отчетам о проведении мероприятий по контролю можно приложить всевозможные линейные диаграммы, в них максимально полно отражаются:

• ось времени,
• ось этапов
• и линии, которые обозначают плановые рамки времени.

Также активно используются потоковые диаграммы и методы критического пути и программной оценки.

При заполнении итоговой документации руководителю/менеджеру необходимо фиксировать и оформлять результаты деятельности как каждого сотрудника индивидуально, так и по подразделениям.

Как выглядит итоговая документация?

Это отчет, который заполняется письменно и содержит раскрытые и подробные ответы на такие вопросы:

• Какие задачи были запланированы, какие из них удалось выполнить, каких целей удалось достичь (если удалось), а если не удалось — то почему?
• Как распорядились временем? Если плохо или некорректно, то почему?
• Какие действия нужно корректировать в дальнейшем, чтобы улучшить результаты контроля?

Также, вместе с самим «телом» отчета, к нему идут приложения в виде бухгалтерской и статистической отчетности.