Статья посвящена разбору темы кодов в табелях учета рабочего времени. Вы узнаете, для чего нужны эти коды, как они ставятся и какие обозначения существуют, на основании каких законодательных документах применяются коды в организации. Также, в конце статьи вы сможете увидеть таблицу со всеми актуальными кодами и их расшифровкой.
Обратите внимание! Первая и основная причина для того, чтобы следить за правильностью указания кодов, заключается в том, чтобы отдел бухгалтерии в организации мог правильно рассчитать размер заработной платы сотрудника.
Первое, с чего необходимо начать – разобраться, в чем заключается смысл кодов.
Зачем нужны коды в табеле учета рабочего времени
Как мы уже писали выше, коды необходимы для того, чтобы у сотрудника была возможность фиксировать явки и неявки на работу, из которых в дальнейшем складывается сумма заработной платы. Если неявки, то по какой причине они произошли. Если говорить в целом, то эти обозначения позволяют в табеле фиксировать ту информацию, которая содержит в себе данные обо всех периодах работы сотрудника. Согласно утверждению Минфина и Госкомстата, коды проставляются с 30 марта 2015 года по приказу под номером 52.
Для того, чтобы проставить коды в табеле учета рабочего времени, принято использовать две специальные типовые формы бланка:
- Первую форму под номером Т-12 используют тогда, когда в организации используется ручная обработка данных.
- Вторая форма фиксируется под номером Т-13, и используется она в том случае, если в организации используется автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.
Вне зависимости от того, какую форму использовать, работодатель может не волноваться за законность ее применения, так как обе формы бланков утверждены постановлением Госкомстата под номером 1 от 5 января 2004 года.
Важно! Если организация является частной/коммерческой, она имеет право самостоятельно разработать форму бланка для табеля учета рабочего времени. Но, тогда его следует утверждать в учетной политике, и применять его необходимо в процессе регистрации всех тех периодов, в которые персонал работает и отдыхает.
Тогда как все бюджетные организации должны использовать в организации исключительно табель по унифицированной форме номер 0504421. О том, как его заполнять, написано в Постановлении Госкомстата под номером 1 от 5 января 2004 года. А все условные обозначения для явок и неявок зафиксированы в приказе Минфина под номером 52н.
Что необходимо учитывать
Важно учитывать ситуацию, когда организация ведет документацию в электронном формате, в этом случае форму Т-13 надо использовать в физической форме, в бумажной нет особой необходимости. Достаточно лишь заверить электронный документ электронной цифровой подписью ответственного лица.
Обратите внимание! Коды в табелях учета рабочего времени дают возможность быстро, эффективно и самое главное, правильно заполнить форму первичной документации учета.
Как говорилось ранее, записи о рабочем времени каждого сотрудника, в частности, нужны не только для того, чтобы отдел бухгалтерии мог правильно рассчитать заработную плату за расчетный период в организации, но и для того, чтобы в организации была возможность формировать статистическую отчетность.
Статистическая отчетность нужна для того, чтобы отслеживать, анализировать и контролировать выполнение режима труда и отдыха для всего персонала в целом.
Специалист отдела кадров в организации может контролировать и фиксировать учет времени, которое каждый сотрудник индивидуально отработал. А специалист бухгалтерии рассчитывает и начисляет заработную плату для каждого сотрудника согласно отработанных им рабочих часов. Инспектор ГИТ имеет полное право на проверку организации по факту соблюдения или несоблюдения прав персонала. Специалист ФСС в этом случае проверяет, правильно ли персонал бухгалтерского отдела рассчитал пособия, которые работодатель выплачивал работникам за счет фонда заработной платы организации.
Какие условия нужно соблюдать при обозначении разных ситуаций
Важная особенность кодов в табеле учета рабочего времени заключается в том, что они позволяют зафиксировать большинство нестандартных ситуаций, по которым сотрудник не явился на работу.
Например, коды позволяют зарегистрировать неполное время, которое отработал сотрудник, для этого необходимо проставить код «НС», такое решение принял Госкомстат. А, если, например, сотрудник сам попросил поставить неполное рабочее время, тогда официального кода для обозначения этой ситуации нет, но в организации принято использовать код «НРВ». Это обозначение можно проставить в табеле всем тем сотрудникам, которые отработали неполную неделю. Также его можно ставить и тогда, когда сотрудник, например, находился в отпуске по уходу за ребенком.
Обратите внимание! При использовании кодов «НС» и «НРВ» важно указывать то количество часов, которое сотрудник отрабатывает. Это позволит работодателю быть в курсе того, почему сотрудник отработал рабочий день не полностью, и по какой причине это случилось.
Также, коды в табеле учета рабочего времени фиксируют и форс-мажорные ситуации или любые другие. К примеру, код «Я» используют тогда, когда сотрудник работает дистанционно или удаленно, а работодатель поддерживает это и обеспечивает условия и охрану труда для комфортного выполнения сотрудником его должностных обязанностей.
Но существует еще один код, который можно использовать при удаленной работе сотрудника – «УР» и «ДР». Удаленная работа и дистанционная работа соответственно. Это позволит не только вести статистику удаленных сотрудников в организации — в случае сторонней проверки сразу можно будет понять, какие сотрудники трудятся в организации? и сколько рабочих мест для этого обеспечиваются.
Чтобы правильно рассчитать стаж сотрудников, которые работают полный рабочий день в условиях труда, которые считаются вредными или опасными, следует использовать буквенный код «ВР», а вот сокращенный рабочий день в условиях труда, которые считаются трудными, принято обозначать, как «ЛЧ». Оба этих буквенных кода можно сочетать и указывать через знак «/» или вносить код под кодом ниже.
Под буквенным кодом «ЛЧ» необходимо указывать то количество времени, которое сотрудник отработал в свой сокращенный день на работе с вредными условиями труда. А под буквенными кодами «ВР» необходимо указывать то количество рабочих часов, которое сотрудник должен был отработать по факту.
Если сотрудник работает на вахте, тогда в табеле учета рабочего времени ему ставят обозначение «ВМ». Однако, время работы и отдыха одинаково командировать не получится, поэтому время работы, которое превышает восемь часов в сутки, необходимо обозначать буквенным кодом «ВМР».
Важно! Сразу ниже после такого обозначения необходимо написать количество отработанных рабочих часов.
А вот для того, чтобы обозначить отдых сотрудника между сменами, следует использовать буквенный код «ВМВ». Есть еще один период — когда сотрудник находится в пути, это время обозначается кодом «ВМР». Следующий период – отдых, на который сотрудник уходит между вахтами, в этом случае применяется буквенный код «ВМО».
Еще один буквенный код, который можно использовать – «МО», он применяется тогда, когда сотрудник не выходил в рабочую смену в силу прохождения медицинского обследования или же, например, психиатрического освидетельствования.
Следующий буквенный код – «В». Он подразумевает выходной день у сотрудника, поэтому им обозначают календарные выходные и те дни, когда сотрудник не пришел на рабочее место по своим личным причинам.
«ДОВ» — именно такой код следует использовать в том случае, если сотрудник является донором и в свой рабочий день находился в медицинском учреждении.
Если в организации вводятся новые коды для табеля учета рабочего времени, тогда их необходимо утверждать приказом первого лица организации. Также в приказе следует давать расшифровку для каждого обозначения.
Какие используются основные обозначения, согласно постановлению Госкомстата и приказа Минфина
Можно привести пример буквенного кода «НН» — в табеле учета рабочего времени он обозначает ту ситуацию, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте по причинам, которые работодатель не выяснил. Так как все буквенные коды имеют еще и обозначение в цифрах, то код «НН» будет также кодом «30».
Так, например, код в цифрах «03» подразумевает обозначение времени, в которое сотрудник трудился в смене в свой выходной или праздничный день. А вот буквенный код этого цифрового обозначения будет применяться как «РП».
Если же рассматривать код «Р» в табеле учета рабочего времени, тогда можно сказать, что означает он отпуск сотрудницы по беременности и родам, а также к такому коду можно отнести и ситуацию усыновления сотрудником новорожденного ребенка. В цифровом коде он будет выглядеть так – «14».
Буквенный код «ОЖ» проставляется в табеле учета рабочего времени тогда, когда сотрудник не работает по причине отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Тогда в цифрах это будет код «15».
Мы представили лишь основные примеры обозначений для табеля учета рабочего времени.
Полный список вы можете увидеть в таблице ниже:
Это все основные моменты, которые связаны с кодами, которые применяются в табелях учета рабочего времени. Советуем вам обращать внимание на их указание в вашем табеле и контролировать правильность заполнения табеля за расчетный период. Так как это напрямую влияет на размер заработной платы сотрудника.
Загрузка...