При внедрении электронного документооборота руководству компании необходимо позаботиться о наличии ключей электронной цифровой подписи, с помощью которых будет производиться подписание электронных документов. В статье разберем, как получить ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП), какие документы для этого потребуются и какова стоимость электронного ключа.
Зачем необходим ключ электронной цифровой подписи
Ключ электронной цифровой подписи
В настоящее время электронный документооборот является наиболее эффективным механизмом оптимизации финансовых и трудовых затрат компании. Кроме того, замена бумажных документов на электронные существенно ускоряет документооборот, ведь для поиска и передачи документа, а также для его редактирования, согласования, подписания требуются считанные минуты.
Подписание документов в электронном виде осуществляется с помощью ключа ЭЦП.
Электронный цифровой ключ является средством криптозащиты и представляет собой определенную последовательность символов. В терминологии различают открытый и закрытый ключ ЭЦП:
- закрытый ключ необходим для подписания электронных документов, шифрованная информация на ключе известна только владельцу;
- открытый ключ – уникальная последовательность символов, доступная любому пользователю, ключ используется для подтверждения подлинности электронной подписи.
Каждый ключ ЭЦП содержит как открытую, так и закрытую информацию.
Кто может получить ключ ЭЦП
Порядок выдачи ключей ЭЦП зависит от целей их получения, а также от сферы применения.
Если речь идет о внедрении электронного документооборота для обмена информацией с контролирующими органами (ФНС, ПФР, ФСС, т.п.), то получить электронный ключ могут только должностные лица, уполномоченные на подписание отчетности (налоговой, статистическое, по страховым взносами, т.п.), то есть руководитель предприятия, главный бухгалтер либо иные сотрудники при наличии соответствующей доверенности.
При внедрении электронного документооборота исключительно для внутреннего применения ключи ЭЦП могут выть выданы любым сотрудникам при условии, что использование ними ЭЦП регламентируется внутренними положениями.
Читайте также статью ⇒ «Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция».
Как получить ключ ЭЦП
Ниже рассмотрим особенности процедуры получения ключа ЭЦП юрлицом.
Куда обращаться
Если организация решила оформлять ключи ЭЦП самостоятельно, то для получения средств криптографической защиты представителю компании необходимо обратиться в Удостоверяющий центр Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций (далее – Минсвязи).
Важно знать, что формированием сертификатов и выдачей ключей ЭЦП занимаются только те удостоверяющие центры, которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. С полным перечнем центров можно ознакомиться на сайте Госуслуг (https://e-trust.gosuslugi.ru/CA).
Стоимость ключа ЭЦП
Действующим законодательством не регламентированы ограничения, касающиеся установление стоимости получения ключа ЭЦП. Цена ключа устанавливается каждым удостоверяющим центром и зависит от комплекса предоставляемых услуг.
Помимо непосредственной генерации ключа и выдаче его клиенту на электронном носителе, удостоверяющие центры могут оказывать консультативные услуги по подбору ключа в соответствие с поставленными задачами.
Если говорить о рыночной цене на ключи ЭЦП, то она в среднем составляет от 3.000 руб. до 6.000 руб. Дополнительно удостоверяющие центры могут взымать плату за выдачу дубликата ключа при утере (около 2.000 руб.).
Необходимые документы
Основанием для получения ключа ЭЦП является договор, заключенный между организацией и удостоверяющим центром.
Для оформления договора назначается ответственный представитель организации, полномочия которого подкрепляются доверенностью.
Для заключения соглашения потребуются следующие документы:
- регистрационные документы компании (в том числе выписка о внесении организацию в ЕГРЮЛ);
- устав;
- свидетельство о постановке на учет в ФНС;
- документы, подтверждающие полномочия лица, на которого оформляется ЭЦП (в общем порядке – устав, в особых случаях – доверенность);
- заявление (можно получить непосредственно в момент обращения в удостоверяющий центр);
- удостоверение личности и доверенность представителя организации.
Читайте также статью ⇒ «Договор с ОЭД (оператор электронного документооборота): как составить, образец».
Заключение договора
После обращения представителя организации в удостоверяющий центр стороны заключают договор об оказании информационных услуг, в котором указывают:
- перечень предоставляемых услуг (генерация и выдача ключа ЭЦП, оформление сертификата, предоставление дубликатов, перевыпуск ключа в течение действия договора, консультационные услуги, техническое сопровождение пользователя, т.п.);
- стоимость услуг (цена ключа, дубликатов, стоимость консультационных услуг, технического сопровождения);
- срок выдачи ключа ЭЦП;
- срок действия договора.
Кроме обязательных условий, стороны устанавливают меры ответственности за нарушение условий соглашения (выплата пени, штрафа, неустойки, досрочное расторжение договора, т.п.
Срок получения ключа
Удостоверяющие центры осуществляют выдачу ключей ЭЦП в соответствие со сроками, установленными договором. Как правило, заказчик может получить электронный ключ уже по истечению нескольких дней с момента заключения соглашения (от 1-го до 5-ти дней).
Многие удостоверяющие центры оказывают услуги по срочной генерации и выдаче ключа заказчику (в течение часа с момента заключения договора).
Получить ключ ЭЦП может исключительно представитель организации, указанный в договоре, либо должностное лицо, на которого этот ключ оформлен (директор, главный бухгалтер).
Читайте также статью ⇒ «Внедрение электронного документооборота на предприятии: пошаговая инструкция».
Загрузка...