В ходе осуществления сотрудниками налоговой службы камеральных или выездных проверок предприятий, требуется достаточно большое количество копий документов проверяемых организаций.
Какие способы предоставления документов в налоговую инспекцию можно использовать (п. 1 ст. 93, п.5 ст. 93.1 НК РФ):
- воспользовавшись услугами почтовой связи заказным письмом;
- передать в налоговую инспекцию лично или через доверенное лицо;
- по телекоммуникационным каналам в электронном виде;
Налогоплательщик вправе выбрать способ передачи необходимых документов по своему усмотрению (письмо ФНС от 25.11.2014г. № ЕД-4-2/24315).
Предоставлять требуемые сотрудниками налоговой инспекции копии документов необходимо заверенными, то есть подтверждать их полное сходство с оригиналами. Документы в виде заверенных копий определяют их юридическую значимость.
В 2024 году появились новые требования по оформлению документов, передаваемых в налоговую инспекцию в бумажном виде (приложение № 18 приказ ФНС от 07.11.2024г. № ММВ-7-2/628@).
Как правильно оформить документы по запросу налоговой службы в соответствии с новыми требованиями
С течением времени правила, по которым необходимо заверять многочисленных копий оригиналов документов, направляемых в налоговую инспекцию, несколько упростились. Ранее требовалось заверять копию каждого документа в единой сшивке. В соответствии с письмом Министерства финансов РФ стало допустимым при передаче в налоговую инспекцию стопки копий документов, сформированных и прошитых по 150 листов, заверять единожды весь прошитый том документов, а не каждую копию в отдельности, как это было ранее (Письмо Министерства финансов РФ от 29.10.2015г. № 03-02-РЗ/62336).
Требования по оформлению документов, передаваемых в налоговую в 2024 году не вступают в противоречие с содержанием письма Министерства финансов РФ, приведенного выше. Согласно новых требований в 2024 году все затребованные копии документов следует сгруппировать в тома, содержащие не более 150 страниц в каждом из них (приложение № 18 приказ ФНС от 07.11.2024г. № ММВ-7-2/628@).
Существуют ли исключения из требований по группировке при формировании томов затребованных копий документов
Исключением являются документы, состоящие из большого количества страниц с единой тематикой. Такие документы разделять на отдельные блоки не следует, возможно сформировать и прошить их в одной книге.
Какие дальнейшие действия необходимо предпринять для правильного оформления запрашиваемых документов после группировки их копий на тома и /или книги
1) Все страницы необходимо пронумеровать, начиная с единицы, используя арабские цифры.
2) Копии документов прошить, концы прочной нити оставить на оборотной стороне последнего по нумерации листа и связать их.
3) В том месте, где скреплены концы нити на обратной стороне последнего документа, наклеить бумагу и уже на этой бумаге заверить весь прошитый том.
Что включает в себя правильная запись по заверению прошитых копий документов:
— полное название должности сотрудника, который подтверждает подлинность копий предоставляемых документов (здесь также может быть запись о том, что заверяет ИП либо же какое-либо ответственное лицо);
— подпись заверяющего документы, с расшифровкой (указание Фамилии и инициалов);
— указание на число прошитых листов (прописью и цифрами);
— дату, когда были заверены копии документов,
Важно! В отношении подписи на наклеенной бумаге предъявляют особые требования, которые заключаются в том, что, подпись должна выходить за пределы бумаги, а не располагаться полностью на наклеенной бумаге.
Печать не является обязательным атрибутом при скреплении документов, так как существует немало предприятий, которые обходятся без нее, т.е. если печать есть у предприятия – она ставиться, а при ее отсутствии – нет, и это не будет нарушением требований по оформлению копий документов для сотрудников налоговой инспекции.
Требования Министерства финансов гораздо жестче в отношении оформления, в частности, они прописывают длину концов нитей, которые остаются после прошивки копий документов, размер наклейки из бумаги на последней странице, обязательное подтверждение печатью (Письмо Министерства финансов РФ № 03-02-РЗ/6233).
Новые требования ФНС по оформлению документов, предоставляемых по их запросу таких нюансов не содержат.
Пример заверяющей надписи
Прошнуровано и пронумеровано 35 (тридцать пять) листов
ИП Таганов С.Н.
24.06.2024г.
Как соотносятся требования действующих ГОСТов РФ в отношении порядка заверения документов и налоговой инспекции при предоставлении им запрашиваемых копий документов
Слово «верно», требуемое при заверении прошитых документов в соответствии с действующим ГОСТом РФ (ГОСТ Р7.0.97-2016), представители налоговой службы не рассматривают, в связи с чем, можно смело предположить, что его отсутствие при передаче документов в ФНС не будет нарушением порядка.
При передаче копий документов в ФНС нет необходимости упоминать о том, где хранятся оригиналы запрашиваемых документов
Прошивать копии документов следует таким образом, чтобы весь том (книга) при работе с ними, не распадался и все, что отображено на каждой странице должно хорошо прочитываться, и при необходимости, ее можно было скопировать.
Все что содержат оригиналы документов – визы, надписи, резолюции и т.д. должны быть хорошо видны на прошитых копиях документов.
Копии документов, сформированные в тома, направляются в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, которое содержит информацию об основании, на котором были подготовлены данные документы, как правило, это требование ФНС. Ссылаясь на требование, необходимо указать его реквизиты (номер и дату). Важно составить опись передаваемых копий документов, в которой указать общее количество томов и страниц в каждом из них.
Порядок заверения копий документов, предоставляемых в ФНС гражданами по личной инициативе
В случае, если необходимо предоставить в налоговую инспекцию копии документы, имеющие личный характер, то порядок их заверения несколько иной. Так, для получения частным лицом причитающихся ему вычетов, социального или имущественного, к заявлению необходимо приложить копии документов. Порядок их заверения рассмотрим.
Следует помнить! Для получения налогового вычета необходимо предоставить в налоговую инспекцию не только копии документов, но также и оригиналы, таких документов, как:
- справка по форме 2-НДФЛ;
- декларация 3-НДФЛ;
- подтверждение обучение;
- заявление на возврат налога;
- другие.
Копии каких документов включаются в пакет документов на получение налогового вычета
- паспорта;
- платежных поручений;
- выписок;
- свидетельств;
- иные.
Кто имеет право заверять копии документов, направляемых в ФНС на получение налогового вычета
- Копии документов, предоставляемые на получение налогового вычета, могут быть заверены нотариально.
- Копии документов, предоставляемые на получение налогового вычета, могут быть заверены самим гражданином в следующем порядке:
- каждая страничка- копия должна быть подписана в отдельности;
- подтверждение подлинности копии оформляется словами «копия верна», которые располагаются внизу страницы. Здесь же ставится подпись, ее расшифровка и дата.
Документы, направляемые в ФНС от частного лица для получения налогового вычета сопровождаются описью, где указываются все передаваемые копии документов.
Как следует заверять копии документов, направляемых в налоговую инспекцию в электронном формате
Для отправки копий документов в налоговую инспекцию сотрудники налоговой инспекции разработали специальный формат, который утвердили приказом (Приказ ФНС от 18.01.2017г. № ММВ-7-6/16@).
Также возможно предоставить документы в отсканированном виде, в соответствии с требованиями ФНС, утвержденных приказом (Приказ ФНС от 17.02.2011г. № ММВ-7-2/168@).
После отправки в электронном виде запрашиваемых документов в налоговую, налогоплательщик на следующий рабочий день получает:
- электронный документ, подтверждающий получение или информацию об отказе в приеме;
- подтверждение отправки документов в электронном виде.
Следует знать! Если налоговая инспекция направила Вам в электронном виде подтверждение о приеме направленных документов, то предоставлять их на бумажных носителях не надо. В случае, когда такой документ не приходит, то необходимо в бумажном виде передать в налоговую инспекцию запрашиваемые документы.
Загрузка...