Зачастую у бухгалтеров предприятий, осуществляющих торговую деятельность с возможностью наличного расчета с клиентами, возникают вопросы о ведении и хранении бухгалтерских регистров, где собрана информация по кассовым операциям. В данной статье речь пойдёт о ведении и хранении такого регистра бухгалтерского учёта, как кассовая книга.
Обязанность ведения кассовой книги
Учёт кассовых операций обязаны вести все организации осуществляющие деятельность, расчёты по которой выдуться «живыми» деньгами. В целях осуществления контроля над кассовым учетом разработан и утвержден такой документ, как кассовая книга. В ней отражаются все приходы и расходы наличных денежных средств в течение рабочего дня.
Обязанность по ведению кассовой книги, как правило, возлагается на кассира или бухгалтера соответствующим утверждённым приказом руководителя. В небольших организациях эту функцию может выполнять сам руководитель.
Форма ведения кассовой книги
Кассовая книга ведётся в установленной форме КО-4, которая является унифицированной. Данный бланк может заполняться, как вручную, так и в электронном виде. При чем использование технических средств позволяет вести такой документ так же двумя способами:
- Самостоятельное заполнение формы КО-4 в MS Word или же MS Excel;
- Автоматическое формирование книги учета кассовых операций в профессиональных бухгалтерских программах и сервисах.
Читайте также статью ⇒ Как подтвердить доход на ЕНВД.
Требования к оформлению кассовой книги
При оформлении документа по форме КО-4 следует не забывать о соблюдении следующих правил:
- К кассовой книге должны прилагаться кассовые ордера, на которых должен подписываться сам кассир, главный бухгалтер, а на расходном документе ещё и руководитель. Вся эта первичка должна заверяться печатью организации.
- Книгу необходимо вести ежедневно. На равне с этим обязательна и проверка документа бухгалтером: просматривается правильность оформления кассовой документации, а так же проверяются исполненные проводки. После этого в кассовой книге проставляется подпись проверяющего лица.
- Кассир должен ежедневно вести подсчёт остатка денежных средств в кассе организации и сверять их с данными в книге.
- При отсутствии операций по кассе ответственный не обязан ничего вписывать в кассовую книгу.
- Кассовая книга должна вестись в течение календарного года. После чего ее проверяют, заверяют и сдают в архив. А с первого рабочего дня нового года начинают ведение новой кассовой книги КО-4.
Важно! С 1 июля 2014 года разрешено вносить изменения в кассовую книгу. При этом поправки должны сопровождаться данными об исправившем ошибку лице, заверенными его подписью. Так же должна проставляться дата исправления.
Порядок хранения кассовых книг на предприятии
В Указании Банка России N 3210-У от 11 марта 2014 года приведены правила ведения кассового учета. Однако, многие вопросы, в том числе порядок ведения и хранения кассовой документации и кассовых книг возлагается на непосредственного руководителя компании. В данном случае решения руководства должны быть оформлены в некий обобщающий документ. Это может быть положение о ведении учета кассовых операций. В нем необходимо прописать, в каком виде будет вестись учёт кассовых операций, то есть, если сотрудники компании будут обязаны вести бумажный документооборот, то в положении прописывается, что кассовая книга будет вестись от руки или же с помощью информационных технологий, но при этом она должна иметь непременно физическую форму – располагаться на бумажном носителе. Когда руководство выбрало электронную версию документирования, необходимо указать в положении, что в распечатывании бумажной версии документа нет необходимости, а заверение формы КО-4 будет происходит с участием средств электронной цифровой подписи. Здесь же указываются место и срок хранения кассовой книги, при чем в случае хранения кассовой книги в электронной форме следует обеспечить должным образом ограничить количество лиц, имеющих возможность просмотра и изменения такой информации, а также защитить такие информационные ресурсы от несанкционированного доступа.
Важно! При ведении на предприятии документооборота в специализированной информационной системе в положении об учете кассовых операций в организации следует подробно прописать места хранения и резервного копирования документации, список лиц, которым разрешён доступ к указанной информации. Так же следует указать порядок отмены действия учетных записей и смены паролей.
Так же при любом варианте ведения кассового учета следует назначить должностное лицо, которое будет отвечать за сохранность информации, а так же указать меры наказания за несоблюдение установленных правил и требований.
Сроки хранения в организации кассовых книг
В положении о ведении кассового учета необходимо так же указать сроки хранения создаваемой на всех этапах документации. Поскольку налоговое законодательство предопределяет хранение всей бухгалтерской информации в течение 4 лет, а федеральный закон «О бухгалтерском учёте» устанавливает временной промежуток хранения в течение пяти лет, то вся бухгалтерская документация, в частности кассовые книги, по окончании налогового периода подлежит хранению и поддержанию ее в хорошем состоянии в течение последующих пяти лет.
Ответственность за ненадлежащее хранение кассовых книг
Как было сказано ранее, заполнение и хранение кассовых книг обязательно для многих компаний. Но что же будет, если по каким-либо причинам при налоговой проверке обнаружиться порча данного документа или его отсутствие?
Ненадлежащее хранение кассовых книг, приведшее к их утрате или порче, а так же нарушение положенных сроков хранения может повлечь за собой неприятные последствия в виде штрафов. При этом такую меру наказания могут применить, как к должностному лицу, виновному в содеянном, так и к организации в целом.
Таким образом, если в неправильном хранении виновен конкретный человек, то его накажут. В таком случае ему будет предъявлен штраф размером до 10 тысяч рублей, при первом нарушении, и до 20 тысяч рублей при повторных нарушениях. Если же вину конкретного лица не удалось доказать, либо виновно руководство компании штраф за несоблюдение кассового учета налагается на организацию в целом. Размер такого наказания может варьироваться от 50 тысяч рублей при однократном нарушении, до 200 тысяч рублей при повторении инцидентов.
Читайте также статью ⇒ Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос N1: Добрый день! У нашей компании существует несколько обособленных подразделений. Подскажите, пожалуйста, нужно ли вести и хранить кассовые книги в них, если они сдают всю свою выручку в кассу головной организации? Или же можно обойтись одной книгой по всей организации?
Ответ: Нет, одной книгой в таком случае, к сожалению, обойтись Вам не удасться, поскольку любое подразделение организации, находящееся по адресу отличному от адреса головного офиса, обязано контролировать остаток денежных средств в своей кассе на конец каждого рабочего дня. Это необходимо для того, чтобы соблюдать правило соблюдения предела возможного остатка. Книги кассового учета ведутся как раз в целях контроля над этим остатком. При всём этом в головную организацию все же необходимо подавать сведения о совершенных приходных и расходных операциях в виде копии листов кассовой книги.
Загрузка...